すべての人に配慮したシェアデスクコンセプト

本記事はLinkedInにてフランス語で初公開されました。

近年私が携わった大半のプロジェクトアジェンダには、ホットデスクへの移行が含まれていました。ヘイワースが実施したEvolving Workplace（発展を続けるワークプレイス）に関する調査によると、ホットデスクを取り入れているEMEA地域内の大規模企業顧客の割合は、2020年から2024年にかけて33パーセントから61パーセントへと上昇しています。（ヘイワースが400名以上の顧客とワークプレイスエキスパートを対象に実施したグローバル調査であるEvolving Workplaceの結果詳細は、今年の後半に公開予定です。）

顧客向けのワークショップを実施する中でよく耳にするのは、共有オフィスへの移行に関する懸念で、その懸念内容には共通する点が見られます。その中で見られた既成概念のいくつかを解き明かすために、本記事では手短にポイントをシェアしたいと思います。

ここで理解していただきたいのは、ホットデスクスペースが割り当て式ワークステーションよりも優れたものであると主張しているわけではないということです。どちらにも利点と制限があります。私がこの記事でお伝えしたいことは、柔軟なオフィスの特性に焦点を当てることです。

私と私のデスクの関係性

従業員の中には、現在の割り当て式デスクが快適で便利であることを理由に、柔軟なワークステーションへの移行に対して消極的な人たちもいます。しかし割り当てられたワークプレイスに従業員全員が心から満足しているでしょうか？

中には、人が忙しなく行き交う通路の近くやエアコンの真下にデスクが割り当てられていたり、隣のデスクから聞こえる大して面白くもない話に耐えながら作業しなければいけない人もいるでしょう。すべてのワークステーションが同等条件を備えるのは難しく、一度割り当てられてしまうと変更はほぼ不可能です。条件の良いワークステーションから離れたくないと思う従業員も確かに一定数いるかもしれませんが、

選択の自由は作業環境をより平等にするほか、照明の明るさや温度の調整、席の選択（ポールの近くの席、あるいはジャックから離れた席）といった自分のワークプレイスに対するコントロールの提供を意味します。

利用できるデスクがない場合は？

これはホットデスクへ切り替える際に生じる懸念事項として、最も妥当なもののひとつです。「ある朝出社したら、利用できるデスクがひとつもない」などという状況が起こるかもしれません。実際は多くの企業がデスクシェア率を慎重に設定しており、これは平均的なオフィス占有率だけではなく出社率のピークを考慮して決定されています。

一方で現在課題となっているのは、オフィスの閑散とした雰囲気を回避することにあります（2023年、フランス国内のオフィス占有率は35パーセントでした）。また、人々の出社率が低い日にオフィス出勤する場合もあるでしょう。わざわざ出社したものの、広々としたオープンスペースでぽつんと作業することになってしまった時ほど、がっかりするものはありません。

椅子取りゲーム

オフィスエキスパートたちの間でも頻繁に言及されるのが、シェアスペースでは座席を移動しなければいけないという暗黙のルールです。最適なオプションを見つけるためにもぜひ様々なワークステーションを試してみてほしいのですが、場所を移動することが作業によい刺激をもたらさない限り、定期的に場所を移動する必要性はありません。習慣やルーティーンは私たち人間を形成する重要な要素です。オフィス内に気に入った場所があるならば、それを有効活用しない手はないのです。

さらに気が合う人の近くで作業すると生産性が高まることもあります。小さなミーティングルームのような共有リソースを使用していない限り、場所をわざわざ移動する必要はありません。

ウォーリーをさがせ！

よく言及される懸念事項がもうひとつあります。「同僚がどこで作業しているかわからないため、彼らを探し出すために多くの時間を無駄にすることがある。」 先ほど習慣について述べたように、徐々に同僚たちの習慣やパターンが認識できるようになることで、シャーロック・ホームズのような名推理を発揮しなくても探している人物を簡単に見つけられるようになります。

さらにハイブリッドワークが広まるにつれて、チャットに代表されるインスタントメッセージなどのツールが広く採用されるようになりました。これにより、同僚がオフィス出勤しているかどうかや作業場所を確認できるようになっただけではなく、最も重要な「彼らの作業状態」（手が空いているかどうか）も確認できるようになりました。

緊急の質問に関しては同僚に直接回答を求めることもできますが、彼らは今あなたに対応できる状態でしょうか？ 彼らの作業集中を妨げることにつながってしまわないでしょうか？

集中を阻害する要素があふれる中で、作業に集中するのは至難の業です。ワークプレイスを選べる自由があること、そして作業集中エリアなどの異なる環境を利用できることは、こうした状況の改善に大いに役立ちます。

衛生面での懸念

パンデミックを受けて衛生に関する意識が高まり、シェアワークステーションに対する懸念も高まりました。しかし通常フレックスデスクを採用したスペースはデスクの整理整頓方針に従うため、実はより容易に清掃することができます。

これは割り当てられたワークステーションと対照的な結果となっており、割り当て式のデスクには書類や私物が散乱しやすく、適切な消毒ができません。

結論

こうしたポイントは、空間利用者が作業環境に対して抱く確固とした意見と、変化が阻害要因となる仕組みを如実に示しています。チームとの効果的なコミュニケーションは、彼らの懸念や期待を特定するために極めて重要であると同時に、それぞれに適切なアプローチを実施するために必要不可欠なものです。グループディスカッションやワークショップは、従業員のオフィス体験が一様でないことを示しており、個人のウェルビーイングを促進するスペースへのニーズを強調する形となっています。