共享开放式办公的共赢之道

本文最初以法语发表于领英

近年来，我参与的大多数项目都涉及向流动办公区域模式的转型。我们的“不断演变的办公空间”调查发现，2020年至2024年间，欧洲、中东和非洲地区大客户的流动办公区域使用率从33%增至61%。（这项由海沃氏开展的名为“不断演变的办公空间”的全球研究收集了400多位客户和办公空间专家的反馈，研究结果将于今年晚些时候发布）。

在主持客户工作坊时，我经常听到人们对向灵活办公(Flex Office)转型表达相同的顾虑。为澄清和破除一些迷思，我想在此列举部分常见观点并予以回应。

我的目的并非暗示流动办公区域空间优于指定工位，因为两者各有优势与局限，而是希望探讨灵活办公的具体特点。

工位情结

部分员工对离开指定办公桌感到不适，称当前的工位布置舒适便捷。但公司里所有人都对自己的指定办公空间完全满意吗？

你可能发现自己的工位靠近繁忙的过道、位于空调出风口下方，或对邻座的幽默感不敢恭维。并非所有工位条件都相同，且一旦分配便无法更改——有些人可能舍不得离开条件优越的工位。

但拥有选择权意味着更高的公平性与对办公空间的掌控力：你可以选择光线明亮或柔和的区域、温度凉爽或温暖的空间，或是坐在Paul旁边或远离Jacques。

如果没有可用办公桌怎么办？

这是转向流动办公区域时最普遍的担忧之一：“某天早上我到办公室，发现没有空的办公桌了。” 现实情况是，大多数公司设定的办公桌共享比例相当保守，不仅基于平均在岗率，还考虑了出勤高峰。

如今的挑战更多是避免办公室显得空旷（2023年法国的办公室使用率仅为35%）。此外，员工也可以选择在办公人数较少的工作日集中到岗。没有什么比走进办公室却在开放空间中形单影只更令人沮丧的了。

抢座位游戏

甚至在办公领域专家中也常有这样的说法：共享空间里有一条不成文的规则，即必须不断更换座位。虽然鼓励尝试不同的工位选项，但并无证据表明必须持续更换位置，除非这能激发你的工作状态。习惯与规律是人类的基本特性，因此如果你在办公室有偏好的位置，为何不充分利用？

此外，与喜欢的同事相邻而坐可以提升生产力。只要不占用共享资源（如小型会议室），固定使用某个工位并无不妥。

Waldo在哪里？

另一个常见顾虑是：“我不知道同事们在哪里办公，找他们会浪费很多时间。” 事实上，正如我们在前面说过的，随着时间推移，你会熟悉每个人的习惯——你不必成为福尔摩斯，也能轻松找到同事。

此外，混合办公模式的普及催生了即时通讯等工具的广泛应用，你可以借此轻松查看同事是否在岗、定位他们，更重要的是，了解他们是否有空。

对于紧急问题，你可以直接找到同事询问，但对方此刻是否有空？ 是否会打扰到正在工作的他们？

尤其是频繁被打断时，专注工作更为困难。而能够选择办公空间并使用不同功能区（包括专注工作区），往往能化解这个问题。

健康顾虑

疫情让我们更关注卫生，共享工位因此更受质疑。但灵活办公空间通常遵循“整洁办公桌”政策，使其更易于保持清洁。

相比之下，许多指定工位常堆满文件或个人物品，难以彻底消毒。

结论

这些观点清楚表明，用户对工作环境的感受极为强烈，而变革可能成为一种阻碍。与团队进行有效沟通至关重要，需要了解他们的顾虑与期望，并妥善回应。小组讨论与工作坊揭示了每个人对办公空间的独特体验，突显了打造促进个体身心健康的空间的必要性。