Desk-Sharing, das für alle funktioniert

Dieser Artikel wurde ursprünglich auf Französisch auf LinkedIn veröffentlicht

In den letzten Jahren wurde bei den meisten Projekten, an denen ich gearbeitet habe, auf Hot-Desking umgestellt. Unsere „Evolving Workplace“-Umfrage hat ergeben, dass die Hot-Desking-Rate bei unseren größeren Kunden in der EMEA-Region zwischen 2020 und 2024 von 33 % auf 61 % gestiegen ist. (Die Ergebnisse von „Evolving Workplace“, einer globalen Studie von Haworth mit Antworten von über 400 Kunden und Arbeitsplatz-Experten, werden im Laufe dieses Jahres veröffentlicht).

Bei Workshops mit Kunden höre ich immer wieder die gleichen Bedenken bezüglich der Umstellung auf das Flex Office. Um für mehr Klarheit zu sorgen und gängige Mythen auszuräumen, möchte ich kurz auf einige dieser Kommentare eingehen.

Damit möchte ich nicht den Eindruck erwecken, dass Hot-Desking besser ist als feste Arbeitsplätze, denn beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile. Stattdessen werde ich auf die spezifischen Merkmale des flexiblen Büros eingehen.

Ich und mein Schreibtisch

Für einige Mitarbeitende ist es eine Herausforderung, den ihnen zugewiesenen Arbeitsplatz aufzugeben, weil sie ihn als bequem und praktisch empfinden. Allerdings stellt sich die Frage: Sind tatsächlich alle Mitarbeitenden im Unternehmen mit ihrem zugewiesenen Arbeitsplatz rundum zufrieden?

Vielleicht sitzen Sie in der Nähe eines viel frequentierten Durchgangs, direkt unter einer Klimaanlage, oder Sie teilen nicht unbedingt den Humor Ihres Sitznachbarn. Nicht alle Arbeitsplätze bieten die gleichen Bedingungen und ist ein Arbeitsplatz erst einmal zugewiesen, gibt es keinen Plan B. Wer einen guten Platz hat, gibt ihn nur ungern wieder her.

Mehr Wahlmöglichkeiten bedeuten jedoch auch mehr Gleichberechtigung und Kontrolle über den eigenen Arbeitsplatz. So können Sie beispielsweise zwischen heller oder gedämpfter Beleuchtung, kühler oder warmer Temperatur oder einem Platz in der Nähe von Paul oder möglichst weit weg von Jacques wählen.

Was tun, wenn keine Schreibtische verfügbar sind?

Dies ist eines der berechtigten Bedenken bei der Umstellung auf Hot-Desking: „Ich komme morgens zur Arbeit und es gibt keine Schreibtische mehr.“ In der Praxis legen die meisten Unternehmen konservative Desk-Sharing-Raten fest. Diese richten sich nicht nur nach der durchschnittlichen Auslastung, sondern auch nach den Spitzenzeiten.

Die heutige Herausforderung besteht eher darin, ein Gefühl von Leere im Büro zu vermeiden (die Büroauslastung in Frankreich lag 2023 bei 35 %). Zudem bietet sich an ruhigen Tagen die Gelegenheit, dass sich die Mitarbeitenden zusammenfinden. Es gibt nichts Frustrierenderes, als in ein großes Büro zu kommen und sich dort allein zu fühlen.

Reise nach Jerusalem

Selbst unter Büroexperten hört man häufig, dass es in Shared Spaces eine unausgesprochene Regel gibt, den Platz regelmäßig zu wechseln. Das Ausprobieren verschiedener Arbeitsplätze wird zwar begrüßt, aber man sollte nur dann regelmäßig wechseln, wenn dies der persönlichen Motivation dient. Gewohnheiten und Routinen sind grundlegende Eigenschaften des Menschen. Wenn Sie also einen Lieblingsplatz im Büro haben, warum sollten Sie nicht dort arbeiten?

Außerdem kann es Ihre Produktivität steigern, wenn Sie in der Nähe einer Person arbeiten, die Sie mögen. Solange Sie keine gemeinsam genutzten Ressourcen verwenden, wie beispielsweise einen kleinen Besprechungsraum, ist alles in Ordnung.

Wo ist Walter?

Ein weiterer Klassiker: „Ich werde viel Zeit damit verschwenden, meine Kollegen zu suchen, weil ich nicht weiß, wo sie arbeiten.“ Wie bereits gesagt, sieht die Praxis so aus, dass man mit der Zeit die Gewohnheiten der anderen kennt und seine Kollegen leicht findet, auch ohne Sherlock Holmes zu sein.

Die zunehmende Verbreitung hybrider Arbeitsmodelle hat außerdem dazu geführt, dass Tools wie Instant Messaging weit verbreitet sind. Mithilfe dieser Tools können Sie ganz einfach überprüfen, ob Ihre Kollegen vor Ort sind, sie lokalisieren und vor allem sehen, ob sie verfügbar sind.

Bei dringenden Fragen können Sie sich direkt an einen Kollegen oder eine Kollegin wenden, der oder die Ihnen eine Antwort geben kann. Aber hat diese Person wirklich gerade Zeit, um mit Ihnen zu sprechen? Stören Sie ihn oder sie bei der Arbeit?

Es kann schwierig sein, sich zu konzentrieren, insbesondere, wenn man häufig unterbrochen wird. Die Möglichkeit, den Arbeitsplatz frei zu wählen und verschiedene Bereiche zu nutzen – etwa für konzentriertes Arbeiten – kann sich als großer Vorteil erweisen.

Gesundheitliche Bedenken

Die Pandemie hat unser Hygienebewusstsein geschärft, sodass uns Shared Spaces mehr Sorgen bereiten. In flexiblen Arbeitsbereichen gilt in der Regel eine Clean-Desk-Policy, wodurch sie sich leichter sauber halten lassen.

Das steht im Gegensatz zu vielen fest zugewiesenen Arbeitsplätzen, die oft voller Papierkram und persönlicher Gegenstände sind, was eine gründliche Desinfektion erschwert.

Fazit

Diese Kommentare zeigen, wie wichtig den Nutzern ihr Arbeitsumfeld ist und dass Veränderungen als Problem empfunden werden können. Um die Anliegen und Erwartungen der Teams zu erkennen und angemessen darauf eingehen zu können, ist eine effektive Kommunikation unerlässlich. In Gruppendiskussionen und Workshops wird deutlich, dass jeder das Büro auf seine eigene Weise erlebt. Das zeigt, wie wichtig Räume sind, die das persönliche Wohlbefinden unterstützen.