Brisons les idées reçues sur le Flex office !

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Ces dernières années, la plupart des projets sur lesquels j'ai travaillé prévoyaient une transition vers le hot-desking. Notre enquête Evolving Workplace a révélé que le taux de partage de bureaux chez nos grands clients de la région EMEA est passé de 33 % à 61 % entre 2020 et 2024. (Les résultats de l'étude Evolving Workplace, menée à l'échelle mondiale par Haworth auprès de plus de 400 clients et experts en environnement de travail, seront publiés dans le courant de l'année).

Au cours des ateliers utilisateurs que j’anime, j’entends souvent les mêmes remarques des participants sur ce passage en « Flex-Office ». J’ai décidé d’en faire une sélection non exhaustive afin de rétablir certaines réalités et de défaire quelques mythes. Mon ambition n’est pas de démontrer une quelconque supériorité des espaces en postes partagés face à ceux en postes attribués, qui ont chacun leurs atouts et leurs limites, mais d’avoir une réflexion sur certaines caractéristiques du flex.

Mon bureau à moi

Lors de la transition vers des postes partagés, certains collaborateurs ont du mal à quitter leur poste attribué, invoquant le confort et la facilité d'installation. Cependant, à l'échelle de l'entreprise, est-ce que tout le monde est vraiment satisfait de son poste attribué ?

On peut se retrouver près d'un passage fréquenté, sous une bouche de climatisation, ou ne pas apprécier l'humour, disons désuet, de son voisin. Tous les postes n'offrent pas les mêmes caractéristiques et, une fois attribué, un poste devient immuable sans plan B. Ceux qui avaient un bon poste peuvent avoir du mal à le quitter, mais le choix du poste offre plus d'égalité et permet de contrôler son espace de travail, qu'on préfère les endroits lumineux ou tamisés, frais ou chauds, près de Paul ou loin de Jacques, etc.

Et s’il n’y a pas de place ?

C’est l’une des peurs les plus légitimes lors d’un passage en postes partagés : « Je vais arriver un matin et je ne trouverai pas de place ». La réalité est que la plupart des entreprises mettent en place des taux de partage des postes plutôt conservateurs, prenant en compte non seulement la fréquentation moyenne des espaces mais aussi les pics de fréquentation.

Aujourd’hui, le défi est plutôt d’éviter d’avoir un sentiment de vide au bureau (le taux d’occupation des bureaux en France en 2023 était de 35 %). De plus, cela permet aussi de se regrouper les jours de moindre affluence. Rien de plus frustrant que de venir au bureau et de finalement, se sentir bien seul dans un grand espace ouvert.

Les chaises musicales

J’entends souvent cette réflexion, même venant de professionnels, qui évoquent une règle implicite selon laquelle dans un espace partagé, il faut sans cesse changer de poste. Si le fait de tester les différentes options de postes de travail doit être encouragé, souvent à l’aménagement, rien n’indique qu’il faut constamment changer de place sauf si cela vous stimule. Les habitudes et la routine sont des traits essentiels de l’espèce humaine, donc si vous avez vos destinations favorites au bureau, pourquoi ne pas en profiter ?

D’ailleurs, travailler à proximité d’une personne qu’on apprécie peut renforcer la productivité. Tant que vous ne vous appropriez pas une ressource partagée, comme une petite salle de réunion, tout va bien.

Où est Charlie ?

Un autre grand classique : « Je vais perdre un temps fou à retrouver mes collègues puisque je ne sais pas où ils sont installés ». Nous l’avons vu plus haut, en réalité, avec le temps, on connaît les habitudes de chacun et, sans être Sherlock Holmes, on retrouve facilement ses collègues.

De plus, la mise en place du travail hybride a généralisé l’utilisation d’outils comme les messageries instantanées, qui permettent justement de savoir si son collègue est présent sur site, où le retrouver et surtout, le plus important, s’il est disponible.

Lorsque l’on a une question urgente, il est très utile de pouvoir aller voir directement le collègue qui peut nous donner une réponse. Mais est-ce que ce collègue était disponible pour me parler, est-ce que je le dérange dans une tâche importante ?

Il n’est pas toujours évident de se concentrer lorsqu’on est souvent sollicité. La liberté dans le choix du poste, couplée à une variété de configurations, notamment des postes de concentration, peut alors être salvatrice.

Les postes partagés, ce n’est pas hygiénique

La pandémie nous a rendus plus sensibles à l’hygiène et le poste partagé peut être source de crainte à ce sujet. Pourtant, les espaces en flex sont la plupart du temps associés à une politique de clean desk, ce qui facilite le travail du personnel d’entretien.

Au contraire de bien des postes attribués qui sont souvent encombrés de dossiers ou d’effets personnels, empêchant ainsi une désinfection efficace.

Conclusion

Toutes ces remarques témoignent de l’attachement que les utilisateurs portent à leur environnement de travail, et des freins au changement qui se manifestent lors de toute transformation. Les échanges avec les équipes sont essentiels pour identifier les craintes et attentes et les traiter correctement.

Les discussions collectives et ateliers permettent de prendre conscience que chacun vit le bureau différemment et que les espaces doivent être conçus pour permettre au plus grand nombre de se sentir bien.