Puestos compartidos que funcionan para todos

Este artículo se publicó originalmente en francés en LinkedIn.

En los últimos años, la mayoría de proyectos en los que he trabajado incluían en mayor o menor medida puestos de trabajo compartidos. En nuestro estudio sobre la evolución del espacio de trabajo, concluimos que el índice de puestos de trabajo compartidos entre nuestros principales clientes de las regiones de Europa, Oriente Medio y Asia incrementó del 33 % al 61 % entre 2020 y 2024. (Los resultados proceden de un estudio global sobre el carácter cambiante del espacio de trabajo que realizó Haworth, para el que contó con las aportaciones de más de 400 clientes y expertos en espacios de trabajo; el estudio se publicará más adelante este mismo año.)

Cuando imparto talleres a los clientes, a menudo escucho a personas sacar a relucir las mismas inquietudes sobre la transición a la oficina flexible. Para aclarar y echar por tierra diversos mitos, me gustaría presentar una pequeña recopilación de estos comentarios.

Mi intención no es sugerir que los puestos de trabajo compartidos son mejores que los puestos de trabajo asignados, ya que cada uno tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Lo que pretendo más bien es reflexionar sobre determinadas características de la oficina flexible.

Mi mesa y yo

A algunos empleados se les antoja difícil dejar las mesas que tienen asignadas porque su distribución actual les resulta cómoda y agradable. Sin embargo, ¿está todo el personal de la empresa completamente satisfecho con su puesto de trabajo asignado?

Puede que trabajes cerca de un pasillo muy concurrido o bajo la rejilla de salida del aire acondicionado, o que no te haga gracia el sentido del humor del compañero de al lado. No todos los puestos de trabajo tienen las mismas características y, una vez asignados, no hay alternativa. A algunas personas les puede resultar difícil dejar un buen espacio de trabajo.

No obstante, la diversidad de opciones supone más igualdad y control sobre tu espacio de trabajo, ya que te permite elegir entre una luz potente o tenue, entre una temperatura fresca o cálida, o entre estar cerca de Pablo y lejos de Isaac.

¿Y si no hay ninguna mesa libre?

Esta es una de las problemáticas más legítimas a la hora de apostar por los puestos de trabajo compartidos: "Un día llegaré y no habrá ni una mesa libre". La realidad es que la mayoría de las empresas se inclinan por índices conservadores sobre el uso de espacios compartidos basándose no solo en la ocupación media sino también en los picos de asistencia.

El desafío hoy en día radica más bien en evitar dar la sensación de que la oficina está vacía (el índice de ocupación de la oficina en Francia en 2023 fue del 35 %). Además, la gente se puede reunir también en días más tranquilos. No hay nada más frustrante que ir a la oficina y sentirse solo en un espacio abierto.

El juego de la silla

Es una norma común no escrita, incluso entre los expertos en oficinas, que obliga a cambiar de silla en un espacio compartido. Aunque es recomendable probar opciones distintas de puestos de trabajo, no hay pruebas de que sea necesario cambiar de puesto continuamente a menos que sirva de estímulo. Los hábitos y la rutina son factores esenciales de la especie humana. Entonces, si tienes un sitio favorito en la oficina, ¿por qué no sacarle partido?

Es más, trabajar cerca de alguien con quien te llevas bien puede impulsar tu productividad. Siempre que no estés utilizando un recurso de uso compartido, como una pequeña sala de reuniones, no hay problema.

¿Dónde está Wally?

Otro clásico: "Voy a perder un montón de tiempo buscando a mis compañeros porque no sabré dónde están trabajando". Como ya hemos dicho antes, la realidad es que, con el paso del tiempo, acabas conociendo los hábitos de todo el mundo. No hace falta que seas Sherlock Holmes para ser capaz de encontrar a tus compañeros fácilmente.

Es más, el auge del trabajo híbrido ha derivado en la adopción extendida de herramientas como la mensajería instantánea, que te permite comprobar si tus compañeros están en las instalaciones, localizarlos y, lo que es más importante, saber si están disponibles.

Si se trata de un asunto urgente, puedes acudir directamente a un compañero para que te dé una respuesta, pero ¿está ese compañero disponible en este momento para hablar contigo? ¿No le estarás molestando mientras trabaja en algo?

Concentrarse puede resultar difícil, especialmente cuando te interrumpen con frecuencia. Poder elegir tu espacio de trabajo y acceder a distintos entornos, incluidas zonas para trabajar concentrado, puede ser una salvación.

Cuestiones sanitarias

La pandemia nos ha hecho ser más conscientes de la higiene, con lo que los puestos de trabajo compartidos plantean una mayor preocupación. No obstante, los espacios flexibles normalmente se rigen por una política de limpieza de las mesas que procura que estén siempre despejadas.

Esto se aleja de lo que ocurre en muchos de los puestos de trabajo asignados, que a menudo están atestados de papeles y pertenencias personales, lo que dificulta llevar a cabo una desinfección adecuada.

Conclusión

Estos comentarios ponen de manifiesto claramente cuánto les afecta a los usuarios su entorno de trabajo y cómo los cambios pueden ser un obstáculo. Mantener una comunicación efectiva con los equipos es esencial para identificar cuáles son sus preocupaciones y expectativas, de modo que se puedan abordar de la forma adecuada. En los talleres y los grupos de discusión se pone de manifiesto cómo cada persona percibe la oficina de un modo distinto, lo que destaca la necesidad de espacios que promuevan el bienestar individual.