ハイブリッドミーティングを成功させるには

ここ数年というもの、ハイブリッドワークの導入が急拡大していますが、その理由についてはもちろんご存知でしょう。パンデミックの間、私たちはテクノロジーの恩恵を受け、自宅からのリモートワークに素早く適応することができました。そしてすぐに、リモートワークは物事を成し遂げるための新しい柔軟性と選択肢を与えてくれるものだと気付いたのです。しかし、人とのつながりが容易なオフィスでのコラボレーションや仲間意識が恋しくなった人も多いのではないでしょうか。

 

ハイブリッドワーク、それは、オフィスでのメリットを享受しながらも、リモートワークを最大限に活用するためのソリューションです。実際、最近のLeesmanの調査によると、現在オフィスワーカーの60％がハイブリッドで仕事をしています。

 

この新しい現実を理解した企業は、従業員のオフィス復帰を奨励し、自宅やサードプレイスで部分的に働くという柔軟性を提供しています。しかし、チームメンバーのスケジュールがバラバラであり、全員が同時にオフィスに存在しないこともしばしばです。そのため、ハイブリッドミーティングは企業にとって必要不可欠なものとなっています。

 

Allworkの記事に掲載されたBarco社の調査では、将来的に仕事上のミーティングの29%はハイブリッド型になり、この割合は増え続けるとのことです。つまり、出席者は対面でもバーチャルでもミーティングに参加できるようになるのです。ハイブリッドミーティングが増えることについては、多くの議論があります。参加者によっては通勤時間が短縮し、どこでも仕事ができ、柔軟性が高くなり、世界中の同僚と交流できます。ハイブリッドミーティングはともすれば難しくなりがちですが、現場とリモートの参加者の双方がスムーズに参加できるようにすることは可能です。

 

プランニングが肝心

 

ハイブリッドであろうとなかろうと、ミーティングを成功させるには計画が必要であり、ミーティングの目的や種類によって、対面式かハイブリッド式かを正しく選択することが重要です。ハイブリッドミーティングには、うまくいくものとそうでないものがあります。

例えば、現状報告、意思決定ミーティング、問題解決ミーティングなどは、通常は短いセッションで、必要なコラボレーションレベルも低いので、このような状況ではハイブリッドミーティングは非常に効果的です。

 

一方、ワークショップ、ブレインストーミングセッション、仲間内の交流、チーム育成トレーニングなどは多くの場合、非常に体験的で、時間が長く、より多くのコラボレーションを必要とするため、対面でのミーティングに適しています。

 

だからといって、高度なコラボレーションが必要なミーティングはハイブリッドにすべきではないということではなく、ミーティングの目的を達成するために、全員が簡単かつ公平な方法で参加できるように、より多くの計画が必要だということです。

 

成功するハイブリッドミーティングとは 基礎となるもの

ヘイワース・インターナショナル・アイディエーションチームは、ハイブリッドミーティングを企画・実施する際に、以下のREST（Resources, Engagement, Sound, Technology）フレームワークを使うことを提案しています。これにはミーティングの主催者が行う準備作業だけでなく、成功するためにすべての参加者が従うべき規則とガイドラインも含まれます。

 

Resources

参加者が容易に参加・貢献できるよう、必要な資料は事前に準備し、参加者に配布しておきましょう。

 

• アジェンダを作成し、参加者全員に送付します。
• ミーティングへのログイン方法、画面の共有方法、リモートの人のためのバーチャルホワイトボードのアクセス方法など、すでに誰もが知っていると思っていても、詳しい説明を提供しましょう。
• 読みやすい資料、ビジュアル、ツールに誰もが簡単にアクセスできるようにし、最適な方法で利用できるようにします。
• セッションで行われたすべての行動、議論、コラボレーションの成果をメモ・文書化し、ミーティング後に全員に共有してください。

 

Engagement

生産性の高いハイブリッド ミーティングを成功させるために重要なのは、人々に参加・交流してもらうことです。すべての参加者が参加できる環境を意図的に作ることが肝要です。

 

• まずは、参加者全員が気軽に会話に参加できるようなアイスブレイクから始めるようにしてください。
• グローバルなミーティング参加者の文化的多様性の幅を尊重しましょう。多様な文化を持つ参加者に、ミーティングが快適で、参加したいと感じてもらうためにはどのような環境が必要かを前もって調べておく必要があります。わからないことがあれば、参加者に聞いてみてください。
• ミーティング中に意見やコメントを求めることで、リモートの出席者に参加を促します。
• ミーティング中に全員がアクセスできるようにテキストチャットを設定し、チェックします。
• Bluescapeなどのバーチャルコラボレーションツールを活用し、リアルタイムで<a href="/content/haworth-com/asia-pacific/en/spark/articles/2021/q2/06-01_providing-equitable-collaborative-team-experiences.html" target="_blank">平等なチーム体験を実現しましょう。
• Microsoft Teamsのバーチャル拍手、ライブリアクション、挙手などの特別なミーティングソフトウェア機能の利用を奨励してください。
• 可能な限りカメラを使用し、参加者間のつながりを構築しましょう。これにより、多くの参加者が話し手をより理解し、非言語的な合図を拾いやすくすることに役立ちます。

Sound

この目的は、1）リモートの参加者が、現場の参加者と同じ部屋にいるかのように感じられるようにすること、2）現場の参加者がリモートの参加者の重要な貢献を聞くことができるようにすることです。

• ミーティングの前に、オンサイト会場の音響とマイクがすべて作動していること、リモートのミーティング参加者の気を散らすようなバックグラウンドノイズがないことを確認してください。
  
• 聞き手が参加する発表会では、質問やコメントをする人のために、モバイルマイクを用意しておくとよいでしょう。また、聞き手の質問やコメントをマイクで繰り返すこともできます。
• 特にコラボレーションが多いミーティングでは、発言順を決め、発言者が互いに重ならないようにしましょう。
• オンサイトの参加者による雑談は、リモートの参加者にとっては部屋の中で感じられるよりも大きく、気が散るため、控えた方がよいでしょう。
• リモートの参加者は、発言していないときはマイクをミュートしてください。

 

Technology

 適切なテクノロジーと機能的なビデオミーティングシステムは、すべてのミーティング、特にハイブリッドミーティングの成功に不可欠です。

• 事前に機材やデジタルテクノロジーをセットアップし、リハーサルを行うことで、ミーティングがスムーズに行えるようにしましょう。
• ミーティングの前に、必ず音声と映像のシステムチェックを行ってください。すべての人が、居場所に関係なく問題なく視聴できていますか？ 部屋の奥にいる人たちや、リモートの参加者のことも考えてみてください。
• 可能であれば、リモートの参加者は、ビデオ用とデジタル資料やプレゼンテーションコンテンツ用の2つのスクリーンにアクセスできるようにする必要があります。
• リモートユーザーにとって、優れたオーディオヘッドセットは、自宅、オフィスでのミーティングルーム以外の場所、またはサードプレイスで集中を保つのに役立ちます。
• アコースティックテクノロジーを駆使したオンサイトのミーティングルームを選択しましょう。また、オフィスのミーティングスペースや、リモートでログインする自宅のスペースでは、カーテンや布製のプーフ、スクリーンなどのアコースティックエレメントを追加すると効果的です。
• 何か問題が発生したとき、あるいは技術的な障害が発生したときのために、バックアッププランを用意しておきましょう。バックアップに失敗した場合、いつ言うべきか知っておいてください。重大な問題を抱えているミーティングを続けるのは得策ではありません。予定を別日に変更しなければならないかもしれませんし、現地で直接会ってミーティングを行わなければならないかもしれません。大切なのは、経験から学ぶことです。

現在、ハイブリッドは好ましいワークモデルとなり、組織が機能するために一部では恒久的なものとなっています。従業員にオフサイト環境での職務環境を提供することで、レベルの高い仕事を成し遂げるのに役立ち、かつ組織文化、社会的つながり、対面での議論、チーム構築の拠点となるオフィスも提供できます。従業員は一日中さまざまな場所にいる可能性があるため、効率的に仕事を進めるにはハイブリッドミーティングが欠かせません。オフィスや自宅、そして世界中にいる人たちとコラボレーションを行い、イノベーションのためのアイデアを共有することができます。徹底したプランニング、テクノロジーとツールの活用、そして強力なファシリテーションによって、すべての参加者が快適に、そして平等に参加できるハイブリッドミーティングを成功させることができるのです。