2022年9月27日 • 所要時間:約6分
参画、コラボレーション、そして成果を確実にするためのヒントをご紹介します。
by ヘイワース インターナショナル アイディエーション チーム
ここ数年というもの、ハイブリッドワークの導入が急拡大していますが、その理由についてはもちろんご存知でしょう。パンデミックの間、私たちはテクノロジーの恩恵を受け、自宅からのリモートワークに素早く適応することができました。そしてすぐに、リモートワークは物事を成し遂げるための新しい柔軟性と選択肢を与えてくれるものだと気付いたのです。しかし、人とのつながりが容易なオフィスでのコラボレーションや仲間意識が恋しくなった人も多いのではないでしょうか。
ハイブリッドワーク、それは、オフィスでのメリットを享受しながらも、リモートワークを最大限に活用するためのソリューションです。実際、最近のLeesmanの調査によると、現在オフィスワーカーの60%がハイブリッドで仕事をしています。
この新しい現実を理解した企業は、従業員のオフィス復帰を奨励し、自宅やサードプレイスで部分的に働くという柔軟性を提供しています。しかし、チームメンバーのスケジュールがバラバラであり、全員が同時にオフィスに存在しないこともしばしばです。そのため、ハイブリッドミーティングは企業にとって必要不可欠なものとなっています。
Allworkの記事に掲載されたBarco社の調査では、将来的に仕事上のミーティングの29%はハイブリッド型になり、この割合は増え続けるとのことです。つまり、出席者は対面でもバーチャルでもミーティングに参加できるようになるのです。ハイブリッドミーティングが増えることについては、多くの議論があります。参加者によっては通勤時間が短縮し、どこでも仕事ができ、柔軟性が高くなり、世界中の同僚と交流できます。ハイブリッドミーティングはともすれば難しくなりがちですが、現場とリモートの参加者の双方がスムーズに参加できるようにすることは可能です。
ハイブリッドであろうとなかろうと、ミーティングを成功させるには計画が必要であり、ミーティングの目的や種類によって、対面式かハイブリッド式かを正しく選択することが重要です。ハイブリッドミーティングには、うまくいくものとそうでないものがあります。
例えば、現状報告、意思決定ミーティング、問題解決ミーティングなどは、通常は短いセッションで、必要なコラボレーションレベルも低いので、このような状況ではハイブリッドミーティングは非常に効果的です。
一方、ワークショップ、ブレインストーミングセッション、仲間内の交流、チーム育成トレーニングなどは多くの場合、非常に体験的で、時間が長く、より多くのコラボレーションを必要とするため、対面でのミーティングに適しています。
だからといって、高度なコラボレーションが必要なミーティングはハイブリッドにすべきではないということではなく、ミーティングの目的を達成するために、全員が簡単かつ公平な方法で参加できるように、より多くの計画が必要だということです。
ヘイワース・インターナショナル・アイディエーションチームは、ハイブリッドミーティングを企画・実施する際に、以下のREST(Resources, Engagement, Sound, Technology)フレームワークを使うことを提案しています。これにはミーティングの主催者が行う準備作業だけでなく、成功するためにすべての参加者が従うべき規則とガイドラインも含まれます。
Resources
参加者が容易に参加・貢献できるよう、必要な資料は事前に準備し、参加者に配布しておきましょう。
Engagement
生産性の高いハイブリッド ミーティングを成功させるために重要なのは、人々に参加・交流してもらうことです。すべての参加者が参加できる環境を意図的に作ることが肝要です。
Sound
この目的は、1)リモートの参加者が、現場の参加者と同じ部屋にいるかのように感じられるようにすること、2)現場の参加者がリモートの参加者の重要な貢献を聞くことができるようにすることです。
Technology
適切なテクノロジーと機能的なビデオミーティングシステムは、すべてのミーティング、特にハイブリッドミーティングの成功に不可欠です。
現在、ハイブリッドは好ましいワークモデルとなり、組織が機能するために一部では恒久的なものとなっています。従業員にオフサイト環境での職務環境を提供することで、レベルの高い仕事を成し遂げるのに役立ち、かつ組織文化、社会的つながり、対面での議論、チーム構築の拠点となるオフィスも提供できます。従業員は一日中さまざまな場所にいる可能性があるため、効率的に仕事を進めるにはハイブリッドミーティングが欠かせません。オフィスや自宅、そして世界中にいる人たちとコラボレーションを行い、イノベーションのためのアイデアを共有することができます。徹底したプランニング、テクノロジーとツールの活用、そして強力なファシリテーションによって、すべての参加者が快適に、そして平等に参加できるハイブリッドミーティングを成功させることができるのです。
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