Cómo organizar reuniones híbridas excelentes

A lo largo de los últimos dos años y por razones obvias, el trabajo híbrido ha ganado popularidad entre la fuerza de trabajo. Durante la pandemia, la tecnología nos permitió adaptarnos rápidamente al trabajo en remoto desde casa. En seguida, nos dimos cuenta de que ofrecía más flexibilidad y nuevas opciones para realizar nuestras tareas. Sin embargo, muchos de nosotros echamos de menos la colaboración y la camaradería en la oficina, donde el contacto con los demás resulta más sencillo.

Abraza el trabajo híbrido: la solución definitiva para quienes desean aprovechar las bondades de teletrabajar sin renunciar a las ventajas de un entorno en la oficina. De hecho, un estudio de Leesman reciente demuestra que el 60 % de los empleados de las oficinas trabajan ahora con un modelo híbrido.
 
Las empresas, conscientes de esta nueva realidad, están animando a los empleados a volver a la oficina y ofrecen flexibilidad para trabajar desde casa o desde un tercer lugar parte del tiempo. Sin embargo, esto a veces supone horarios distintos entre los miembros de los equipos, ya que no todo el mundo está en la oficina al mismo tiempo. Así pues, las reuniones híbridas se han hecho esenciales para las empresas.

De acuerdo con un artículo de Allwork, un estudio de Barco concluyó que el 29 % de las reuniones de trabajo del futuro serán híbridas —los asistentes podrán participar en persona o de forma virtual— y la cifra sigue aumentando. Son numerosos los argumentos para realizar más reuniones híbridas: se ahorra tiempo al reducir los trayectos de algunos asistentes, se hace posible la opción detrabajar desde cualquier parte, se ofrece una mayor flexibilidad y se permite la interacción entre compañeros de todo el mundo. Aunque las reuniones híbridas pueden plantear ciertos desafíos, es posible conseguir una experiencia óptima tanto para los asistentes presentes en las instalaciones como a los que participan de forma remota.

La planificación es la clave

Sean híbridas o no, las reuniones exigen una planificación para ser fructíferas. En función de los objetivos y el tipo de reunión, la elección correcta entre un modelo en persona o híbrido es importante. Algunas reuniones híbridas funcionan mejor que otras.

Por ejemplo, las reuniones de actualización de la situación, de toma de decisiones y de resolución de problemas suelen ser sesiones breves con un nivel de colaboración bajo, con lo que las reuniones híbridas funcionan muy bien en estos casos.

Los talleres, las sesiones de confrontación de ideas, las interacciones sociales informales y los ejercicios de desarrollo del espíritu de equipo, por otro lado, tienden a ser bastante prácticos, más largos o exigen un nivel superior de colaboración, por lo que se prestan más a reuniones en persona.

Eso no quiere decir que algunas reuniones bastante colaborativas no deban ser híbridas, solo que requieren más planificación para asegurarse de que todo el mundo pueda participar de una forma sencilla y equiparable a fin de conseguir el objetivo de la reunión.

Reuniones híbridas fructíferas: aspectos básicos

El equipo de Ideación Internacional de Haworth sugiere emplear el siguiente marco RIST (recursos, implicación, sonido y tecnología) para planificar y llevar a cabo reuniones híbridas. Para que se desarrolle de forma óptima, no solo contempla un trabajo preparativo del organizador de la reunión, sino también normas y pautas que todos los participantes deben seguir.

Recursos
Todos los materiales necesarios deben prepararse y distribuirse a los asistentes con antelación a la reunión, de modo que puedan participar y contribuir fácilmente.

• Prepara una programación y asegúrate de que se envíe a todos los participantes.
• Proporciona instrucciones detalladas para conectarse a la reunión, compartir pantallas y sobre cómo acceder a la pizarra virtual para quienes que participen en remoto, aunque creas que todo el mundo sabe ya cómo hacerlo.
• Asegúrate de que todo el mundo pueda acceder fácilmente a documentación legible, material visual y herramientas que se adapten a sus necesidades.
• Toma notas y documenta todas las acciones, discusiones y conclusiones colaborativas de la sesión, y distribuye esta información a todos después de la reunión.

Implicación
Conseguir que la gente interactúe y participe es esencial para llevar a cabo una reunión híbrida fructífera y productiva. Es importante procurar crear un entorno inclusivo para que todos los asistentes participen.

• Plantéate romper el hielo de modo que todos los participantes se sientan cómodos uniéndose a la conversación.
• Respeta la diversidad cultural de los participantes de las reuniones de carácter global. Averigua con antelación qué tipo de entorno necesitarán los asistentes de diversas culturas para sentirse cómodos y con ánimo de participar. Si no estás seguro, pregúntales.
• Promueve la participación de los asistentes remotos preguntándoles por sus aportaciones y comentarios a lo largo de la reunión.
• Configura y supervisa un chat de texto al que todos puedan acceder durante la reunión.
• Emplea herramientas de colaboración virtual, como Bluescape, para garantizar una experiencia en equipo equitativa en tiempo real.
• Promueve el uso de características de software especiales para reuniones, como el aplauso virtual, las reacciones en directo y la función de levantar la mano disponibles en Microsoft Teams.
• Utiliza cámaras cuando sea posible para favorecer la conexión entre los participantes. Esto puede servir de ayuda a muchos asistentes para entender mejor al ponente e identificar detalles no verbales.

Sonido
Los objetivos en este caso son 1) contribuir a que los participantes remotos se sientan como si estuvieran en la sala con los participantes presentes en las instalaciones, y 2) permitir que los participantes que se encuentran en las instalaciones puedan escuchar aportaciones importantes de los participantes remotos.

• Antes de la reunión, asegúrate de que toda la instalación de sonido y los micrófonos de la sala funcionan, y de que no hay ningún ruido de fondo que pueda distraer a los participantes remotos.
• En una reunión de presentación con participación de público, se debe disponer de un micrófono móvil para quienes planteen preguntas y aporten comentarios. Además, o, si no, como alternativa, el ponente debe repetir la pregunta de los asistentes o comentarla con un micrófono.
• En las reuniones más colaborativas especialmente, crea y sigue un turno de palabra para evitar que varias personas hablen a la vez.
• Los participantes presentes en las instalaciones deben abstenerse de mantener conversaciones paralelas, ya que a menudo tienen un volumen superior y distraen más a los participantes remotos de lo que parece en la sala.
• Los participantes remotos deben silenciar sus micrófonos cuando no estén hablando.

Tecnología
Contar con la tecnología adecuada y un sistema de videoconferencia operativo es vital para que cualquier reunión se desarrolle con éxito, pero aún más en las reuniones híbridas.

• Configura el equipo y la tecnología digital con antelación, y realiza un ensayo para asegurarte de que las reuniones se lleven a cabo sin problemas.
• Realiza siempre comprobaciones de los sistemas de audio y vídeo antes de las reuniones. ¿Puede todo el mundo ver y escuchar se encuentren donde se encuentren? Piensa en las personas que se sitúen al fondo de la sala, así como las que se conecten en remoto.
• Si es posible, los participantes remotos deberán tener acceso a dos pantallas: una para la transmisión de vídeo, y otra para los materiales digitales y el contenido de la presentación.
• En el caso de los usuarios remotos, unos buenos auriculares ayudan a reducir las distracciones si se encuentran en casa, en ubicaciones de la oficina fuera de la sala de reuniones o en otros lugares.
• Elige una sala de reuniones que cuente con tecnología acústica. Los elementos de insonorización como cortinas, pufs de tela o paneles son útiles también, y se pueden incorporar a los espacios de reuniones de la oficina, así como a espacios domésticos donde los usuarios se conecten de forma remota.
• Si surge algún problema o fallo técnico, contempla un plan alternativo. Si el plan alternativo no funciona, sé consciente de cuándo dejarlo. No tiene sentido continuar una reunión que presenta demasiados problemas. Es posible que tengas que dejarla para otro momento (o que sea mejor celebrarla en persona en las instalaciones). Lo importante es aprender de la experiencia.

Actualmente, las reuniones híbridas se han convertido en el modelo preferido para trabajar y en un elemento permanente en el funcionamiento de las empresas. Permite a los trabajadores realizar actividades laborales en entornos fuera de las instalaciones que les ayudan a ofrecer lo mejor de sí y ofrecen una ubicación que sirve de centro para la cultura corporativa, la interacción social, los debates cara a cara y el desarrollo del espíritu de equipo. Dado que los trabajadores pueden encontrarse en distintas ubicaciones en un determinado día, las reuniones híbridas son esenciales para trabajar de manera eficiente. Reúnen a los participantes —ya sea desde la oficina, sus casas o cualquier parte del mundo— para colaborar e intercambiar ideas en pos de la innovación. Una planificación minuciosa, la aplicación de la tecnología y las herramientas, y una sólida agilización te ayudarán a organizar reuniones híbridas fructíferas donde todos los asistentes puedan participar y sentirse cómodos, implicados e iguales.