27/09/2022 • Lectura de 6 minutos
Obtén consejos para garantizar la participación, la colaboración y unos resultados positivos
por Haworth International Ideation Team
A lo largo de los últimos dos años y por razones obvias, el trabajo híbrido ha ganado popularidad entre la fuerza de trabajo. Durante la pandemia, la tecnología nos permitió adaptarnos rápidamente al trabajo en remoto desde casa. En seguida, nos dimos cuenta de que ofrecía más flexibilidad y nuevas opciones para realizar nuestras tareas. Sin embargo, muchos de nosotros echamos de menos la colaboración y la camaradería en la oficina, donde el contacto con los demás resulta más sencillo. Abraza el trabajo híbrido: la solución definitiva para quienes desean aprovechar las bondades de teletrabajar sin renunciar a las ventajas de un entorno en la oficina. De hecho, un estudio de Leesman reciente demuestra que el 60 % de los empleados de las oficinas trabajan ahora con un modelo híbrido. Las empresas, conscientes de esta nueva realidad, están animando a los empleados a volver a la oficina y ofrecen flexibilidad para trabajar desde casa o desde un tercer lugar parte del tiempo. Sin embargo, esto a veces supone horarios distintos entre los miembros de los equipos, ya que no todo el mundo está en la oficina al mismo tiempo. Así pues, las reuniones híbridas se han hecho esenciales para las empresas. De acuerdo con un artículo de Allwork, un estudio de Barco concluyó que el 29 % de las reuniones de trabajo del futuro serán híbridas —los asistentes podrán participar en persona o de forma virtual— y la cifra sigue aumentando. Son numerosos los argumentos para realizar más reuniones híbridas: se ahorra tiempo al reducir los trayectos de algunos asistentes, se hace posible la opción detrabajar desde cualquier parte, se ofrece una mayor flexibilidad y se permite la interacción entre compañeros de todo el mundo. Aunque las reuniones híbridas pueden plantear ciertos desafíos, es posible conseguir una experiencia óptima tanto para los asistentes presentes en las instalaciones como a los que participan de forma remota.
Sean híbridas o no, las reuniones exigen una planificación para ser fructíferas. En función de los objetivos y el tipo de reunión, la elección correcta entre un modelo en persona o híbrido es importante. Algunas reuniones híbridas funcionan mejor que otras.
Por ejemplo, las reuniones de actualización de la situación, de toma de decisiones y de resolución de problemas suelen ser sesiones breves con un nivel de colaboración bajo, con lo que las reuniones híbridas funcionan muy bien en estos casos. Los talleres, las sesiones de confrontación de ideas, las interacciones sociales informales y los ejercicios de desarrollo del espíritu de equipo, por otro lado, tienden a ser bastante prácticos, más largos o exigen un nivel superior de colaboración, por lo que se prestan más a reuniones en persona. Eso no quiere decir que algunas reuniones bastante colaborativas no deban ser híbridas, solo que requieren más planificación para asegurarse de que todo el mundo pueda participar de una forma sencilla y equiparable a fin de conseguir el objetivo de la reunión.
El equipo de Ideación Internacional de Haworth sugiere emplear el siguiente marco RIST (recursos, implicación, sonido y tecnología) para planificar y llevar a cabo reuniones híbridas. Para que se desarrolle de forma óptima, no solo contempla un trabajo preparativo del organizador de la reunión, sino también normas y pautas que todos los participantes deben seguir. Recursos Todos los materiales necesarios deben prepararse y distribuirse a los asistentes con antelación a la reunión, de modo que puedan participar y contribuir fácilmente.
Implicación Conseguir que la gente interactúe y participe es esencial para llevar a cabo una reunión híbrida fructífera y productiva. Es importante procurar crear un entorno inclusivo para que todos los asistentes participen.
Sonido Los objetivos en este caso son 1) contribuir a que los participantes remotos se sientan como si estuvieran en la sala con los participantes presentes en las instalaciones, y 2) permitir que los participantes que se encuentran en las instalaciones puedan escuchar aportaciones importantes de los participantes remotos.
Tecnología Contar con la tecnología adecuada y un sistema de videoconferencia operativo es vital para que cualquier reunión se desarrolle con éxito, pero aún más en las reuniones híbridas.
Actualmente, las reuniones híbridas se han convertido en el modelo preferido para trabajar y en un elemento permanente en el funcionamiento de las empresas. Permite a los trabajadores realizar actividades laborales en entornos fuera de las instalaciones que les ayudan a ofrecer lo mejor de sí y ofrecen una ubicación que sirve de centro para la cultura corporativa, la interacción social, los debates cara a cara y el desarrollo del espíritu de equipo. Dado que los trabajadores pueden encontrarse en distintas ubicaciones en un determinado día, las reuniones híbridas son esenciales para trabajar de manera eficiente. Reúnen a los participantes —ya sea desde la oficina, sus casas o cualquier parte del mundo— para colaborar e intercambiar ideas en pos de la innovación. Una planificación minuciosa, la aplicación de la tecnología y las herramientas, y una sólida agilización te ayudarán a organizar reuniones híbridas fructíferas donde todos los asistentes puedan participar y sentirse cómodos, implicados e iguales.
Para obtener más información sobre el trabajo híbrido en la oficina, en casa y en otros lugares, visita nuestra página Work from Anywhere para acceder a enlaces con más contenidos y recursos.