Cómo proporcionar experiencias de trabajo colaborativo igualitarias

Proporcionar a los empleados experiencias colaborativas igualitarias nunca ha sido tan importante, ya que la filosofía de trabajar desde cualquier parte generada por la crisis de la COVID-19 parece haber venido para quedarse. Mantener a todos los miembros de un equipo implicados, productivos y equipados para participar activamente en trabajos colaborativos —incluso a distancia— es esencial.

Los cambios de paradigma en torno a la colaboración y el trabajo en equipo durante el pasado año han tenido grandes consecuencias, en concreto, para los equipos de alto rendimiento (HPT por sus siglas en inglés) de las empresas. Los HPT, equipos compuestos por personas con competencias especializadas y complementarias, comparten objetivos específicos y de gran envergadura, y se centran en conseguir resultados superiores por medio de un trabajo altamente cualificado y una colaboración efectiva. Si tenemos en cuenta la especialización de estos equipos, está claro cómo la ruptura del espacio de oficina tradicional puede entorpecer seriamente la capacidad de desempeño de un HPT. Las empresas tendrán que ayudar a sus equipos a adaptarse, al tiempo que apuestan por experiencias compartidas para los miembros. Una forma clave de hacer esto es a través de tecnologías colaborativas de flujos de trabajo digitales de gran impacto.

Soluciones tecnológicas para una colaboración híbrida
Como ya se mencionó en un artículo de Spark anterior, tener unos objetivos claros, procesos de equipo bien gestionados y límites de exploración es de gran importancia para los equipos de alto rendimiento. En los equipos parcialmente distribuidos —con algunos miembros trabajando en el mismo espacio y algunos trabajando de manera virtual—, las herramientas y las tecnologías de gran impacto son especialmente importantes para solucionar los problemas a los que los equipos de alto rendimiento pueden tener que enfrentarse. Entre estas tecnologías, se incluyen sistemas de almacenamiento basados en la nube, pantallas digitales, dispositivos personales y herramientas de comunicaciones unificadas. Las herramientas colaborativas de flujos de trabajo digitales, a cambio, responden a las necesidades de los equipos en cada una de estas áreas y otras tantas.

Plataformas como Bluescape, Slack y Microsoft Teams, con las que cuenta Haworth, proporcionan un espacio común para que los empleados puedan trabajar —virtualmente— de forma colaborativa. Sirven de ayuda para coordinar actividades, responsabilidades y el acceso de los grupos, así como para gestionar plazos y definir cuándo y dónde se realiza un trabajo de una manera equitativa para todos. Cuando los equipos utilizan este tipo de herramientas juntos, se consigue una mayor productividad, ya que pueden trabajar de manera más eficiente.

En pos de la igualdad colaborativa
Otra ventaja principal de utilizar herramientas colaborativas de flujos de trabajo es que contribuyen a crear una experiencia colaborativa igualitaria para los equipos, lo que permite que puedan contribuir también miembros del equipo que, de otro modo, no podrían aportar sus planteamientos e ideas. Dado que la diversidad y cierta combinación de competencias y habilidades entre los miembros constituyen características básicas de los equipos de alto rendimiento, es esencial para el funcionamiento del equipo que se realicen unas contribuciones equilibradas. Garantizar que los grupos estén bien coordinados mediante el uso de las mismas plataformas colaborativas y los mismos sistemas de comunicación es necesario para que el equipo funcione de manera óptima, al tiempo que se apoye debidamente a todos los integrantes.

Shawn Stenberg, director de socios comerciales de Bluescape, explica cómo sirven de ayuda las plataformas colaborativas de flujos de trabajo a la hora de abordar la necesidad de la igualdad dentro de los equipos de alto rendimiento:

“Cuando Bluescape y otras plataformas colaborativas de flujos de trabajo proporcionan a los equipos de alto rendimiento una experiencia lo más cercana posible al cara a cara, es posible crear las experiencias igualitarias que se necesitan. Estas plataformas favorecen situaciones en las que las personas pueden visualizar, conectarse y sintetizar sus procesos en un entorno digital con todos los recursos del equipo a su alcance. Cuando los equipos tienen esta experiencia, el mundo digital se abre ante ellos y les permite no solo crear experiencias igualitarias, sino también tomar decisiones más rápidas, proporcionar resultados con mayor velocidad y que los empleados se impliquen más —especialmente desde ubicaciones diseminadas—. Incluso llegaría a decir que un auténtico equipo de alto rendimiento no rinde tanto como podría a menos que se le equipe con la plataforma de colaboración de flujos de trabajo adecuada, como Bluescape”.

Cómo ayudar a los equipos a mantenerse coordinados
En último término, las tecnologías colaborativas ofrecen a los equipos de alto rendimiento espacios de trabajo conversacionales constantes que aportan claridad, y permiten una participación eficiente y la coordinación de los objetivos del equipo. Más allá de eso, un espacio de trabajo compartido puede contribuir a minimizar la fricción entre los equipos, así como a eliminar la carga que cualquier tensión puede crear. Estas herramientas también sirven de ayuda para crear bases de conocimientos grupales y superar la frustración de la resolución de problemas.

A continuación, proporcionamos algunos consejos para maximizar el valor de las plataformas colaborativas dentro de los equipos de alto rendimiento:

• Asegurarse de que la tecnología ofrece ventajas en comparación con los métodos actuales de colaboración al tiempo que reduce la complejidad
• Animar a los directivos a mostrar comportamientos e iniciativas que defiendan la adopción de estas nuevas herramientas
• Asignar los recursos necesarios para apoyar la adopción de nuevas tecnologías y trabajar posibles puntos débiles

Al final, los equipos de alto rendimiento necesitan espacios de trabajo grupales equipados con tecnologías. Además, se han de incluir, sin duda, una o más plataformas colaborativas de flujos de trabajo que permitan un acceso y una comunicación perfectos entre los compañeros de equipo, independientemente de dónde trabajen. Estos espacios también deben estar bien alineados con los objetivos de la empresa para optimizar el rendimiento de sus equipos y herramientas. En conjunto, las plataformas colaborativas de flujos de trabajo constituyen un recurso inestimable, especialmente para los equipos de alto rendimiento, a la hora de salvar posibles amenazas para sus objetivos y su misión. La eficiencia y la coordinación que proporcionan estas plataformas son inigualables y pueden impulsar el rendimiento de un equipo a un nivel superior.

Para obtener más información sobre aspectos como la colaboración, la implicación de los empleados, la flexibilidad y la adaptabilidad, consulta nuestras investigaciones.