So werden hybride Meetings erfolgreich

Hybride Arbeitsformen haben in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen – und das aus gutem Grund. Während der Pandemie hat Technologie eine Grundlage für das effiziente Arbeiten von zu Hause aus geschaffen. Schnell haben sich dabei für viele ein neues Maß an Flexibilität und neue Möglichkeiten des effektiven Arbeitens ergeben. Gleichzeitig fehlte vielen von uns das Büro als Treffpunkt für die Zusammenarbeit und den persönlichen Austausch mit anderen Kollegen.

Und genau hier kommt hybrides Arbeiten ins Spiel: als Arbeitsform, die das Beste aus beiden Welten – Homeoffice und Büroarbeit – vereint. Laut einer kürzlich von Leesman durchgeführten Studie arbeiten 60 % der Büroangestellten heute hybrid.
 
Unternehmen sind sich dieser neuen Realität bewusst: Sie bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, einen Teil der Zeit von zu Hause oder einem anderen Ort aus zu arbeiten. Dies führt jedoch dazu, dass die Zeitpläne der einzelnen Mitarbeiter variieren und nicht alle zur gleichen Zeit im Büro sind. Aus diesem Grund sind hybride Meetings in vielen Unternehmen inzwischen Alltag.

Ein Artikel von Allwork berichtet etwa, dass laut einer Studie von Barco 29 % aller Meetings in Zukunft hybrid sein werden – d. h. die Mitarbeiter können in Person teilnehmen oder sich virtuell zuschalten – und diese Zahl steigt weiter an. Hybride Meetings haben zahlreiche Vorteile: Man spart Zeit für die Fahrt auf die Arbeit, kann von überall aus arbeiten, ist flexibler und kann mit Kollegen auf der ganzen Welt kommunizieren. Hybride Meetings sind eine Herausforderung – doch mit der richtigen Organisation ist es durchaus möglich, einen reibungslosen Ablauf für Teilnehmer vor Ort und remote zu gewährleisten.

Planung ist der Schlüssel

Online, vor Ort oder hybrid – erfolgreiche Meetings erfordern Planung. Ob ein Meeting hybrid oder in Person stattfinden sollte, hängt demnach ganz von seinem Inhalt und Ziel ab. Einige Meetings funktionieren besser hybrid als andere.

Besprechung zu Status-Updates, zur Entscheidungsfindung oder Problemlösung sind in der Regel kurz und erfordern ein geringeres Maß an Zusammenarbeit – diese Art von Meetings kann daher meist hybrid gehalten werden.

Workshops, Brainstorming-Sessions, informeller Austausch und Teambuilding sind dagegen oft sehr erfahrungsorientiert, dauern länger und/oder erfordern ein höheres Maß an Zusammenarbeit – und sollten daher eher vor Ort stattfinden.

Das bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass Meetings mit einem hohen Maß an Zusammenarbeit nur vor Ort gehalten werden sollten. Diese Art von Besprechung erfordert nur mehr Planung, damit sichergestellt werden kann, dass sich online zugeschaltete und persönlich anwesende Teilnehmer gleichermaßen engagieren.

Erfolgreiche Hybrid-Meetings: Die Grundlage

Das International Ideation Team von Haworth empfiehlt, den im Folgenden näher erklärten REST-Rahmen (Ressourcen, Engagement, Sound, Technologie) als wichtiges Element bei der Planung und Durchführung von Hybrid-Meetings zu berücksichtigen. Dieser Rahmen bezieht sich nicht nur auf die Organisation eines Hybrid-Meetings, sondern auch auf Regeln und Richtlinien, die von allen Teilnehmern befolgt werden sollten.

Ressourcen
Alle erforderlichen Materialien sollten rechtzeitig vor der Besprechung bereitstehen und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden, damit diese problemlos dem Meeting folgen und sich aktiv einbringen können.

• Erstellen Sie eine Agenda und stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer sie erhält.
• Informieren Sie alle Teilnehmer vorab darüber, wie sie sich anmelden, Bildschirme gemeinsam benutzen und auf das virtuelle Whiteboard zugreifen können – auch, wenn Sie annehmen, dass alle Teilnehmer bereits wissen, wie das geht.
• Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer direkten und einfachen Zugriff auf Handouts, Bildmaterial und Tools haben.
• Erstellen Sie Notizen und dokumentieren Sie Handlungsschwerpunkte, Diskussionen und Resultate des Meetings, teilen Sie diese im Anschluss mit allen Teilnehmern.

Engagement
Damit Hybrid-Meetings produktiv sind, müssen sich alle Teilnehmer möglichst gleich angesprochen und einbezogen fühlen. Es ist wichtig, ein inklusives Umfeld zu schaffen, in dem sich alle Teilnehmenden aktiv einbringen können.

• Läuten Sie das Meeting zum Beispiel mit einem Eisbrecher ein, der die Runde etwas auflockert und alle Teilnehmenden mit einbezieht.
• Berücksichtigen Sie die kulturelle Vielfalt aller Teilnehmer bei globalen Meetings. Informieren Sie sich im Voraus über verschiedene kulturelle Gepflogenheiten, um sicherzustellen, dass sich jeder Teilnehmer miteinbezogen fühlt und Raum und Gelegenheit zum Sprechen erhält. Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie einfach nach.
• Motivieren Sie Remote-Teilnehmer während des Meetings immer wieder, sich mit Fragen oder Input einzubringen.
• Richten Sie einen Chat ein, auf den alle Teilnehmer während des Meeting zugreifen können, und behalten Sie ihn im Auge.
• Nutzen Sie Online-Tools und kollaborative Plattformen wie Bluescape, um überall in Echtzeit zusammenzuarbeiten zu können.
• Weisen Sie auf die spezielle Funktionen von Meeting-Softwares wie Microsoft Teams hin, wie z. B. virtueller Applaus, Live-Reaktionen und Handheben.
• Verwenden Sie nach Möglichkeit Kameras, um virtuell Nähe zwischen den Teilnehmern zu schaffen. Dies kann den Teilnehmern helfen, die Sprecher besser zu verstehen und non-verbale Kommunikation aufzugreifen.

Sound
Das Ziel hierbei ist, den virtuell Zugeschalteten das Gefühl zu vermitteln, am gleichen Ort wie die Teilnehmern vor Ort zu sein. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die jeweils Sprechenden deutlich übertragen werden.

• Vergewissern Sie sich vor dem Meeting, dass alle Lautsprecher und Mikrofone im Besprechungsraum funktionieren und keine störenden Hintergrundgeräusche wahrnehmbar sind.
• Halten Sie während einer Präsentation mit Publikumsbeteiligung ein mobiles Mikrofon für Rückfragen und Einwürfe bereit. Zusätzlich oder alternativ sollten die Sprechenden Fragen oder Kommentare des Publikums in ein Mikrofon wiederholen.
• Vor allem bei Besprechungen, die verstärkt auf Zusammenarbeit ausgerichtet sind, sollten Sie eine Rednereihenfolge festlegen, um zu verhindern, dass sich die Teilnehmer gegenseitig ins Wort fallen.
• Achten Sie darauf, dass im Besprechungsraum keine ungewünschten Zwischengespräche entstehen, da diese von Remote-Teilnehmern oft lauter und störender als vor Ort wahrgenommen werden.
• Remote-Teilnehmer sollten ihre Mikrofone stummschalten, wenn sie nicht sprechen.

Technologie
Die richtige Technologie und ein funktionierendes Videokonferenzsystem sind entscheidend für den Erfolg aller Meetings – und das gilt besonders für Hybrid-Meetings.

• Richten Sie die Ausstattung vorab ein und stellen Sie sicher, das alles funktioniert, um einen reibungslosen Ablauf der Sitzungen zu gewährleisten.
• Führen Sie vor Meetings immer einen Systemcheck für Audio und Video durch. Können sich alle Teilnehmenden gleich gut sehen und hören – egal, wo sie sich befinden? Denken Sie vor allem an die Menschen im hinteren Teil des Raumes und virtuell Zugeschaltete.
• Wenn möglich sollten die Remote-Teilnehmer Zugang zu zwei Bildschirmen haben – einen für Video und einen für digitale Materialien und Präsentationen.
• Remote-Teilnehmer benötigen ein gutes Headset, um Störgeräusche zu Hause, im Büro außerhalb des Besprechungsraums oder an anderen Orten zu reduzieren.
• Vor Ort gibt es idealerweise ein leistungsstarkes Raummikrofon und -lautsprecher. Akustische Elemente wie Vorhänge, Poufs oder Paravents sind ebenfalls hilfreich und können in Besprechungsräumen im Büro oder zu Hause, von wo sich die Remote-Mitarbeiter zuschalten, angebracht werden.
• Für den Fall, dass etwas schiefgeht oder die Technik versagt, sollten Sie einen Plan-B parat haben. Sollte auch Ihr Plan-B scheitern, legen Sie am besten einen Punkt fest, an dem Sie das Meeting vorzeitig abbrechen. Es macht keinen Sinn, ein Meeting fortzusetzen, wenn die Umstände dagegen sprechen. Vereinbaren Sie bei Bedarf einen neuen Termin oder halten Sie Ihr Meeting einfach persönlich vor Ort. Das Wichtigste ist, aus der Erfahrung zu lernen.

In vielen Unternehmen hat sich hybrides Arbeiten mittlerweile als fester Bestandteil der Firmenkultur etabliert. Es bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, wenn sie am produktivsten sein müssen. Gleichzeitig steht ihnen das das Büro als Ort des sozialen Austausches und Teambuildings zur Verfügung. Da Teams jederzeit von verschiedenen Orten arbeiten, sind hybride Meetings mittlerweile zu einem unverzichtbaren Teil der heutigen Arbeitskultur geworden. Hier kommen Mitarbeiter von überall zusammen – ob im Büro, zu Hause oder weltweit – um sich auszutauschen und Ideen zu erarbeiten. Mit der richtigen Planung, dem optimalen Einsatz von Technologien und Tools sowie einer guten Moderation können Sie erfolgreich hybride Meetings halten, die alle Teilnehmer gleichermaßen miteinbeziehen.