2022年9月27日 • 阅读时间:约6分钟
掌握确保参与、协作和成功结果的技巧
作者 海沃氏国际创意团队
在过去的几年里,混合式工作在职场迅速流行起来——原因显而易见。在新冠肺炎疫情期间,技术使我们能够迅速适应居家远程工作。我们很快发现,它为完成工作提供了新的灵活性和选择。但是,也有许多人怀念办公室协作和由此培养起来的友谊,以及在办公室环境中与其他人的轻松联系。
对于想要在充分利用远程工作的同时享受办公室环境好处的人来说,混合式办公是不错的选择。事实上,Leesman最近的一项研究显示,目前有60%的办公室员工以混合办公方式工作。
企业认识到这一新的现实,正鼓励员工回到办公室,并为他们提供部分时间在家里或第三场所工作的灵活性。然而,这通常意味着团队成员之间的时间表不同——不是所有人都能同一时间在办公室。因此,混合式会议对企业来说是必不可少的。
根据Allwork发布的一篇文章显示,由Barco开展的一项研究发现,未来29%的工作会议将是混合式的——也就是说,与会者可以亲自参加或通过虚拟方式参加——而且这个数字还在继续增长。对于举办更多的混合式会议有许多争论:为一些与会者节省通勤时间,也让在任何地方办公成为现实,提供更大的灵活性,并使与全球各地的同事进行互动。虽然混合式会议可能具有挑战性,但使现场和远程与会者都获得平稳的体验是可能的。
不管是否混合,成功的会议都需要计划。根据会议的目标和类型,在面对面或混合式体验之间做出正确选择很重要。一些混合式会议比其他形式更好。
例如,状态更新、决策会议和问题解决会议通常都是较短的会议,需要较低的协作水平,所以混合式会议在这些情况下非常有效。
另一方面,研讨会、头脑风暴会议、非正式的社交互动和团队建设练习通常是高度强调体验的,持续时间更长,而且/或需要更多的协作——选择面对面的会议形式更合适。
这并不意味着一些高度协作的会议不能是混合式的;只是这需要更多的计划,以确保每个人都能以轻松、公平的方式参与到会议中来,以达到会议的目标。
海沃氏国际创意团队建议使用以下REST(资源、参与、声音、技术)框架来规划和召开混合式会议。这不仅包括会议组织者的准备工作,还包括所有参与者应该遵守的规则和指导原则,以确保会议成功。
资源
所有必要的材料应该提前准备好并分发给与会者,这样他们就可以很容易地参与进来并做出贡献。
参与
让员工互动和参与是召开成功和富有成效的混合式会议的关键。有意为所有与会者创造包容的环境非常重要。
声音
这里的目标是,1)帮助远程参与者感到他们和现场参与者就像在一个房间里,2)让现场参与者听到远程参与者的重要贡献。
技术
正确的技术和有效的视频会议系统是所有会议成功的关键,尤其是混合式会议。
如今,混合模式已经成为人们首选的工作方式,并成为企业运转的常态组成部分。它使员工能在有助于他们把工作做到最好的场外环境中开展工作活动,并提供一个办公目的地,作为公司文化、社交联系、面对面讨论和团队建设中心。由于在任意一天员工都有可能在不同的地点办公,混合式会议对于高效工作是必不可少的。它们把来自办公室、家里甚至世界各地的员工聚在一起,协作办公并分享创新的想法。周密的计划、利用技术和工具以及强大的主持将帮助你创建成功的混合式会议,让所有与会者都可以参与其中,并感到舒适、参与和平等。
要阅读更多关于在办公中心、家中和第三方场所进行混合办公的信息,请访问我们的“随处办公”页面,获取更多内容和资源的链接。