如何召开成功的混合式会议

在过去的几年里，混合式工作在职场迅速流行起来——原因显而易见。在新冠肺炎疫情期间，技术使我们能够迅速适应居家远程工作。我们很快发现，它为完成工作提供了新的灵活性和选择。但是，也有许多人怀念办公室协作和由此培养起来的友谊，以及在办公室环境中与其他人的轻松联系。

 

对于想要在充分利用远程工作的同时享受办公室环境好处的人来说，混合式办公是不错的选择。事实上，Leesman最近的一项研究显示，目前有60%的办公室员工以混合办公方式工作。

 

企业认识到这一新的现实，正鼓励员工回到办公室，并为他们提供部分时间在家里或第三场所工作的灵活性。然而，这通常意味着团队成员之间的时间表不同——不是所有人都能同一时间在办公室。因此，混合式会议对企业来说是必不可少的。

 

根据Allwork发布的一篇文章显示，由Barco开展的一项研究发现，未来29%的工作会议将是混合式的——也就是说，与会者可以亲自参加或通过虚拟方式参加——而且这个数字还在继续增长。对于举办更多的混合式会议有许多争论：为一些与会者节省通勤时间，也让在任何地方办公成为现实，提供更大的灵活性，并使与全球各地的同事进行互动。虽然混合式会议可能具有挑战性，但使现场和远程与会者都获得平稳的体验是可能的。

 

计划是关键

不管是否混合，成功的会议都需要计划。根据会议的目标和类型，在面对面或混合式体验之间做出正确选择很重要。一些混合式会议比其他形式更好。

例如，状态更新、决策会议和问题解决会议通常都是较短的会议，需要较低的协作水平，所以混合式会议在这些情况下非常有效。

 

另一方面，研讨会、头脑风暴会议、非正式的社交互动和团队建设练习通常是高度强调体验的，持续时间更长，而且/或需要更多的协作——选择面对面的会议形式更合适。

 

这并不意味着一些高度协作的会议不能是混合式的；只是这需要更多的计划，以确保每个人都能以轻松、公平的方式参与到会议中来，以达到会议的目标。

 

成功的混合式会议：基本要素

海沃氏国际创意团队建议使用以下REST（资源、参与、声音、技术）框架来规划和召开混合式会议。这不仅包括会议组织者的准备工作，还包括所有参与者应该遵守的规则和指导原则，以确保会议成功。

 

资源

所有必要的材料应该提前准备好并分发给与会者，这样他们就可以很容易地参与进来并做出贡献。

 

• 制定会议议程，并确保发给每个参会的人。
• 为远程用户提供登录会议、共享屏幕以及如何访问虚拟白板的详细说明，即使你认为每个人都知道如何操作。
• 确保每个人都能以最适合他们的方式轻松获得易读的讲义、图像和工具。
• 对会议中的所有行动、讨论和协作成果进行记录和文件存档，会后与所有人分享。

 

参与

让员工互动和参与是召开成功和富有成效的混合式会议的关键。有意为所有与会者创造包容的环境非常重要。

• 可以考虑从破冰活动开始，以一种能让所有参与者都感到舒服的方式参与到对话中来。
• 尊重全球会议参与者的文化多样性。提前弄清楚来自不同文化背景的与会者在什么样的环境中才能感到舒适自在并愿意参与。如果你不确定，请直接询问。
• 通过在会议中询问远程与会者的看法和意见，邀请他们参与。
• 设置和监控一个文本聊天，让所有人都能在会议期间访问。
• 利用诸如Bluescape等虚拟协作工具为员工带来实时、平等的团队体验。
• 鼓励使用特殊的会议软件功能，例如Microsoft Teams中提供的虚拟掌声、现场反应和举手等。
• 在可能的情况下使用摄像头，在参与者之间建立联系。这也可以帮助许多参与者更好地理解演讲者，并注意到任何非语言的暗示。

声音

这里的目标是，1)帮助远程参与者感到他们和现场参与者就像在一个房间里，2)让现场参与者听到远程参与者的重要贡献。

• 在会议开始前，确保现场所有的声音和麦克风都正常工作，没有会分散远程会议参与者注意力的背景噪音。
• 在有观众参与的演示会上，为提问和发表意见的人准备一个移动麦克风。另外，演讲者应该对着麦克风重复观众的问题或评论。
• 特别是在协作性更强的会议上，制定发言顺序并严格遵守，以防员工盖过彼此说话的声音。
• 现场参与者应该避免在旁边谈话，因为对远程参与者而言，他们的声音通常比在房间里听起来更大，更容易分散远程参与者的注意力。
• 远程与会者在不发言时应将麦克风静音。

 

技术

正确的技术和有效的视频会议系统是所有会议成功的关键，尤其是混合式会议。

 

• 提前准备好设备和数字技术，并进行排练，以帮助会议顺利进行。
• 开会前一定要对音频和视频进行系统的检查。所有人无论在哪里都能看到和听到吗？ 想想那些坐在房间后面的人，以及那些距离较远的人。
• 如果可能的话，远程与会者应该可以看到两个屏幕——一个用于视频，另一个用于数字材料和演示内容。
• 对于远程用户，一个好的音频耳机有助于减少在家里、会议室外的办公地点或第三场所的干扰。
• 选择有隔音技术的现场会议室。窗帘、布幕或屏风等隔音元素也很有帮助，可以添加到办公室会议空间，以及员工远程登录的家庭空间。
• 如果出现任何问题或技术故障，要有一个备用计划。如果你的备用计划失效，要知道什么时候该说停。如果面临不可抗拒的挑战，继续召开会议是没有好处的。你可能需要重新安排其他时间，或者可能只是需要在现场召开一次面对面会议。重要的是要从经验中学习！

 

如今，混合模式已经成为人们首选的工作方式，并成为企业运转的常态组成部分。它使员工能在有助于他们把工作做到最好的场外环境中开展工作活动，并提供一个办公目的地，作为公司文化、社交联系、面对面讨论和团队建设中心。由于在任意一天员工都有可能在不同的地点办公，混合式会议对于高效工作是必不可少的。它们把来自办公室、家里甚至世界各地的员工聚在一起，协作办公并分享创新的想法。周密的计划、利用技术和工具以及强大的主持将帮助你创建成功的混合式会议，让所有与会者都可以参与其中，并感到舒适、参与和平等。