27/09/2022 • Lecture de 6 min
Nous partageons ici quelques conseils et principes pour améliorer les échanges, la collaboration et la productivité lors de vos réunions hybrides.
par Haworth International Ideation Team
Au cours des deux dernières années, pour des raisons évidentes, le travail hybride a gagné en popularité au sein des entreprises. Pendant la pandémie, la technologie nous a permis de poursuivre nos activités depuis notre domicile. Nous avons rapidement constaté les avantages que nous pouvions en tirer. Mais pour la plupart d’entre nous, le manque d’interaction et d’échanges spontanés avec nos collègues s’est rapidement fait ressentir. Découvrez le travail hybride : la solution de choix pour les personnes souhaitant tirer le meilleur parti du travail à distance, tout en profitant des avantages d’une ambiance de bureau. En effet, une récente étude de Leesman montre que 60 % des employés de bureau travaillent désormais de manière hybride. Conscientes de cette nouvelle réalité, les entreprises encouragent leurs employés à retourner au bureau en offrant la possibilité de travailler à domicile ou dans un tiers-lieu une partie du temps. Cependant, cela se traduit souvent par des horaires variés entre membres d’une équipe et tout le monde n’est pas toujours au bureau en même temps. C’est pour cette raison que les réunions hybrides sont devenues incontournables dans les entreprises. Selon un article d’Allwork, une étude de Barco a souligné que 29 % des réunions de travail seront hybrides à l’avenir. Cela signifie que les participants pourront se joindre aux réunions en personne ou à distance. Un nombre qui poursuivra sa progression dans le futur. Les réunions hybrides présentent de nombreux avantages : gagner du temps en réduisant les déplacements de certains participants, permettre le travail de n’importe où, offrir une plus grande flexibilité et permettre aux collaborateurs du monde entier de travailler ensemble. Bien que l’organisation de réunions hybrides semble parfois difficile, il est tout à fait possible de créer une expérience fluide pour tous les participants, sur site ou à distance.
Hybrides ou non, des réunions réussies doivent être organisées à l’avance. En fonction des objectifs et du type de réunion, il est important de faire le bon choix entre une réunion sur site et hybride. Certaines réunions hybrides fonctionnent mieux que d’autres.
Par exemple, les réunions de suivi de projet, de prise de décision ou de résolution de problèmes sont généralement de courtes sessions avec un niveau de collaboration limité, de sorte que les réunions hybrides fonctionnent très bien dans ces situations. Au contraire, les ateliers, les brainstormings, les interactions sociales informelles ou les activités de team-building sont souvent très expérientielles, de plus longue durée et/ou nécessitent une plus grande collaboration, une expérience en présentiel est donc préférable. Cela ne signifie pas que certaines réunions hautement collaboratives ne devraient pas être hybrides ; elles nécessitent simplement plus de planification pour s’assurer que tout le monde peut participer de manière simple et équitable pour atteindre l’objectif de la réunion.
L’équipe Idéation suggère d’utiliser l’acronyme REST (Ressources, Engagement, Son, Technologie) pour planifier et mener des réunions hybrides. Cela implique non seulement un travail de préparation pour l’organisateur de la réunion, mais aussi des règles et bonnes pratiques qui doivent être suivies par tous les participants pour réussir. Ressources Tout le matériel nécessaire doit être prêt et distribué aux participants bien avant la réunion, afin qu’ils puissent participer et contribuer facilement.
Engagement Amener les gens à interagir et à participer est essentiel pour mener à bien une réunion hybride. Il est important d’être actif dans la création d’un environnement inclusif permettant à tous les participants de s’exprimer.
Son L’objectif est ici premièrement d’aider les participants à distance à se sentir à l’aise, comme s’ils étaient présents dans la salle avec les autres participants, et deuxièmement de permettre aux participants sur place d’entendre les interventions des participants à distance.
Technologie Une technologie adaptée et un système de visioconférence fonctionnel sont essentiels au succès de tout type de réunion, mais surtout à celui des réunions hybrides.
Aujourd’hui, l’hybride est devenu le rythme de travail le plus courant et constitue une partie permanente du fonctionnement des organisations. Il permet aux équipes d’effectuer des activités professionnelles à distance de manière satisfaisante et fournit un lieu d’échange ; le bureau, qui sert de plaque tournante pour la culture organisationnelle, les liens sociaux, les discussions en face à face et le renforcement de l’esprit d’équipe. Parce que vos équipes peuvent être dans différents endroits, les réunions hybrides sont essentielles pour travailler efficacement. Elles rassemblent les individus – du bureau, à la maison, même à travers le monde – pour collaborer et partager des idées innovantes. Une planification minutieuse, l’exploitation de la technologie et des outils, et une animation travaillée vous aideront à créer des réunions hybrides réussies où tous les participants pourront s’exprimer, se sentir à l’aise, engagés et égaux.
Pour explorer plus en détail le travail hybride dans un environnement de bureau, à la maison et dans des tiers-lieux, visitez notre page Work from Anywhere. Vous y trouverez des liens vers des contenus et ressources supplémentaires.