Comment réussir ses réunions hybrides ?

Au cours des deux dernières années, pour des raisons évidentes, le travail hybride a gagné en popularité au sein des entreprises. Pendant la pandémie, la technologie nous a permis de poursuivre nos activités depuis notre domicile. Nous avons rapidement constaté les avantages que nous pouvions en tirer. Mais pour la plupart d’entre nous, le manque d’interaction et d’échanges spontanés avec nos collègues s’est rapidement fait ressentir.

Découvrez le travail hybride : la solution de choix pour les personnes souhaitant tirer le meilleur parti du travail à distance, tout en profitant des avantages d’une ambiance de bureau. En effet, une récente étude de Leesman montre que 60 % des employés de bureau travaillent désormais de manière hybride.
 
Conscientes de cette nouvelle réalité, les entreprises encouragent leurs employés à retourner au bureau en offrant la possibilité de travailler à domicile ou dans un tiers-lieu une partie du temps. Cependant, cela se traduit souvent par des horaires variés entre membres d’une équipe et tout le monde n’est pas toujours au bureau en même temps. C’est pour cette raison que les réunions hybrides sont devenues incontournables dans les entreprises.

Selon un article d’Allwork, une étude de Barco a souligné que 29 % des réunions de travail seront hybrides à l’avenir. Cela signifie que les participants pourront se joindre aux réunions en personne ou à distance. Un nombre qui poursuivra sa progression dans le futur. Les réunions hybrides présentent de nombreux avantages : gagner du temps en réduisant les déplacements de certains participants, permettre le travail de n’importe où, offrir une plus grande flexibilité et permettre aux collaborateurs du monde entier de travailler ensemble. Bien que l’organisation de réunions hybrides semble parfois difficile, il est tout à fait possible de créer une expérience fluide pour tous les participants, sur site ou à distance.

La planification est essentielle

Hybrides ou non, des réunions réussies doivent être organisées à l’avance. En fonction des objectifs et du type de réunion, il est important de faire le bon choix entre une réunion sur site et hybride. Certaines réunions hybrides fonctionnent mieux que d’autres.

Par exemple, les réunions de suivi de projet, de prise de décision ou de résolution de problèmes sont généralement de courtes sessions avec un niveau de collaboration limité, de sorte que les réunions hybrides fonctionnent très bien dans ces situations.

Au contraire, les ateliers, les brainstormings, les interactions sociales informelles ou les activités de team-building sont souvent très expérientielles, de plus longue durée et/ou nécessitent une plus grande collaboration, une expérience en présentiel est donc préférable.

Cela ne signifie pas que certaines réunions hautement collaboratives ne devraient pas être hybrides ; elles nécessitent simplement plus de planification pour s’assurer que tout le monde peut participer de manière simple et équitable pour atteindre l’objectif de la réunion.

Réunions hybrides réussies : Les bases

L’équipe Idéation suggère d’utiliser l’acronyme REST (Ressources, Engagement, Son, Technologie) pour planifier et mener des réunions hybrides. Cela implique non seulement un travail de préparation pour l’organisateur de la réunion, mais aussi des règles et bonnes pratiques qui doivent être suivies par tous les participants pour réussir.

Ressources
Tout le matériel nécessaire doit être prêt et distribué aux participants bien avant la réunion, afin qu’ils puissent participer et contribuer facilement.

• Préparez un ordre du jour et assurez-vous qu’il est envoyé à tous les participants.
• Même si vous pensez que tous les collaborateurs savent déjà comment procéder, veillez à fournir à ceux qui assistent à la réunion à distance des instructions détaillées sur la manière de se connecter à la réunion, de partager leur écran et d’accéder au tableau blanc virtuel.
• Assurez-vous que tous les participants disposent d’un accès facile aux documents, aux visuels et aux outils, de la manière qui leur convient le mieux, et que ces derniers sont lisibles.
• Prenez des notes et documentez l’ensemble des actions, discussions et résultats de la collaboration entre les participants durant la session, puis partagez-les après la réunion.

Engagement
Amener les gens à interagir et à participer est essentiel pour mener à bien une réunion hybride. Il est important d’être actif dans la création d’un environnement inclusif permettant à tous les participants de s’exprimer.

• Envisagez de commencer par une introduction afin de briser la glace et d’impliquer tous les participants, pour que chacun d’entre eux puisse se sentir à l’aise pour se joindre à la conversation.
• Respectez l’éventail de la diversité culturelle des participants lors des réunions internationales. Renseignez-vous en amont sur le type d’environnement adapté aux participants issus de différentes cultures, afin de comprendre ce dont ils ont besoin pour se sentir à l’aise et de les encourager à participer. Si vous avez des doutes, demandez-leur simplement.
• Invitez les collaborateurs à distance à participer en leur demandant leur avis et leurs retours tout au long de la réunion.
• Mettez en place un chat accessible à tous et gardez un œil sur son contenu tout au long de la réunion.
• Utilisez des outils de collaboration virtuelle, tels que Bluescape, pour offrir une expérience équitable en temps réel aux participants.
• Encouragez l’utilisation de fonctionnalités exclusives au logiciel de réunion, comme les applaudissements virtuels, les réactions en direct et le lever de main, disponibles sur Microsoft Teams.
• Utilisez la caméra lorsque cela est possible pour créer un lien entre les participants. Cela peut aider de nombreux participants à mieux comprendre l’orateur et à visualiser les comportements non verbaux.

Son
L’objectif est ici premièrement d’aider les participants à distance à se sentir à l’aise, comme s’ils étaient présents dans la salle avec les autres participants, et deuxièmement de permettre aux participants sur place d’entendre les interventions des participants à distance.

• Avant la réunion, assurez-vous que tous les sons et les microphones de la salle de réunion fonctionnent et qu’il n’y a pas de bruits de fond susceptibles de distraire les participants à distance.
• Durant une présentation requérant la participation du public, prévoyez un microphone à faire passer à ceux qui souhaitent poser des questions ou partager leur avis. De plus, ou comme alternative, l’orateur doit répéter la question ou le commentaire du public dans un microphone.
• Dans le cadre de réunions particulièrement collaboratives, il est essentiel de créer un ordre de parole afin d’éviter que les participants ne se coupent la parole.
• Les participants sur place doivent s’abstenir de conversations parallèles, ces dernières étant souvent plus bruyantes et plus distrayantes pour les participants à distance qu’elles ne le paraissent dans la salle.
• Les participants à distance, quant à eux, doivent désactiver leur microphone lorsqu’ils ne parlent pas.

Technologie
Une technologie adaptée et un système de visioconférence fonctionnel sont essentiels au succès de tout type de réunion, mais surtout à celui des réunions hybrides.

• Installez l’équipement et la technologie numérique à l’avance et faites des tests pour faciliter le bon déroulement de vos réunions.
• Veillez toujours à vérifier les systèmes audio et vidéo avant le début de la réunion. Est-ce que chaque participant peut voir et entendre indépendamment du lieu où il se trouve ? Pensez notamment aux personnes assises au fond de la salle, ainsi qu’aux personnes connectées à distance.
• Si possible, les participants à distance doivent avoir accès à deux écrans, un pour la vidéo et un pour les documents numériques et le contenu de la présentation.
• Pour les utilisateurs à distance, un bon casque audio aide à réduire les distractions à la maison, au bureau en dehors de la salle de réunion ou dans un tiers-lieu.
• Choisissez une salle de réunion sur site, équipée d’une technologie acoustique. Des éléments acoustiques comme des rideaux, des poufs en tissu ou des écrans de séparation sont également utiles et peuvent être ajoutés aux espaces de réunion, ainsi qu’aux espaces domestiques d’où les collaborateurs se connectent à distance.
• Si quelque chose ne va pas ou si la technologie échoue, ayez un plan B. Si ce plan échoue, n’ayez pas peur de l’admettre. Il est en effet inutile de poursuivre une réunion qui ne se déroule pas dans de bonnes conditions. Vous devrez peut-être reprogrammer la réunion en étant plus préparé, ou peut-être que le type de réunion que vous souhaitez organiser doit avoir lieu en présentiel. Le plus important est d’en tirer des enseignements pour la suite !

Aujourd’hui, l’hybride est devenu le rythme de travail le plus courant et constitue une partie permanente du fonctionnement des organisations. Il permet aux équipes d’effectuer des activités professionnelles à distance de manière satisfaisante et fournit un lieu d’échange ; le bureau, qui sert de plaque tournante pour la culture organisationnelle, les liens sociaux, les discussions en face à face et le renforcement de l’esprit d’équipe. Parce que vos équipes peuvent être dans différents endroits, les réunions hybrides sont essentielles pour travailler efficacement. Elles rassemblent les individus – du bureau, à la maison, même à travers le monde – pour collaborer et partager des idées innovantes. Une planification minutieuse, l’exploitation de la technologie et des outils, et une animation travaillée vous aideront à créer des réunions hybrides réussies où tous les participants pourront s’exprimer, se sentir à l’aise, engagés et égaux.