ハイブリッドミーティングを成功させるコツ

ハイブリッドミーティングを成功させるコツ

ハイブリッドワークの運用性は過去数年の間に実証され、今後も多くの人に好まれる働き方であり続けると考えられます。こうした新しい働き方の普及に伴い、コラボレーションにおいてハイブリッドミーティングが欠かせない存在となりました。ハイブリッドミーティングは、多様な参加者が直接あるいはリモートで出席するため極めて複雑で、効果的なミーティングを実現するのは難しく、質の悪いものとなりやすい傾向があります。私たちはアジェンダやテクノロジーといった側面に目を向けがちですが、ハイブリッドミーティングを成功へと導く重要な要素は実は他にあります。

多様なコンテクストでのコミュニケーション

ハイブリッドミーティングには多様な文化を持つ様々な国の人々が同時に参加する場合があり、彼らが個々の能力を発揮するにはそれぞれの異なる文化に配慮した適切な環境が必要です。主要な文化は、ローコンテクストとハイコンテクストという二つに分類されます。

次のセクションではそれぞれに共通する特徴を見ていきましょう。

ローコンテクスト文化

ローコンテクスト文化の人々はより事実主義で、非言語的コミュニケーションサインを使う頻度が少ない傾向にあります。また、明確な表現を用いることが多く、スケジュールを重視して一つずつタスクをこなしていくようなモノクロニックな性質があり、ミーティングを指揮して多くの影響をもたらす傾向があります。これは同時に他者が貢献する機会を奪ってしまうことを意味するため、モデレーターはこの点に注意し、ミーティングの流れをコントロールしながら誰もが平等な機会を得ることができるように徹底します。

ハイコンテクスト文化

一方、ハイコンテクスト文化の人は、非言語的コミュニケーションサインを多用します。より感情的で、暗示的な表現を用いることが多く、状況に適応してマルチタスクをこなすようなポリクロニックな性質があります。また話に耳を傾ける傾向が強く、発言を躊躇うことが多いため、積極的に参加するよう促す必要があります。ミーティング前に場の緊張をほぐすような時間や機会を設けることで、雰囲気を和やかにして参加者が快適にミーティングに臨めるようにします。ハイコンテクスト文化の人たちが能力を発揮するためには、インクルーシブな環境を実現することが重要です。ミーティング中、モデレーターは参加者に意見を求めることによって発言を促すことができます。非言語的なサインを含め他の参加者から反対や不支持が示されると、ミーティングへの貢献が大いに妨げられてしまうため、継続的な奨励や支持を示すことが極めて重要となります。

優れたハイブリッドミーティングに欠かせないDEI

多様な文化に関する知識を身に付けることで、優れたハイブリッドミーティングの実現に一歩近づくことができました。ハイブリッドミーティングの成功の鍵となるのはDEIという単語です。