03/10/2023 • Lectura de 7 minutos
Una transición más sencilla de la oficina en casa al espacio de trabajo
por Alex Przybyla
El trabajo híbrido se ha convertido en la tónica habitual para el 80 % de los trabajadores. Esto significa que el trabajo se desarrolla principalmente en dos entornos laborales: el espacio de trabajo y la oficina en casa. Ambos entornos ofrecen determinadas ventajas en función de la actividad laboral.
Las investigaciones de Leesman han concluido que la oficina en casa proporciona un soporte más adecuadoa tareas individuales como las llamadas telefónicas, las conversaciones confidenciales, y el trabajo que requiere un nivel alto de concentración, ya sea de forma individualizada o en equipo. Por otro lado, la oficina favorece las actividades de conexión, como el tiempo que se pasa cara a cara con los compañeros, la organización de reuniones, la asistencia a cursos de formación o el acceso a materiales físicos.
El trabajo híbrido puede ofrecer un equilibrio entre lo mejor de ambos universos, especialmente cuando el trabajador tiene la libertad de elegir el entorno que mejor se adapta a sus tareas. Sin embargo, para encontrar ese equilibrio, se requiere un enfoque estudiado al detalle, y pasar de una tranquila oficina en casa a un espacio de trabajo bullicioso y lleno de gente puede ser especialmente perturbador. Este artículo analiza tres incorporaciones estratégicas de productos en los espacios de trabajo híbridos que pueden facilitar la transición entre el entorno doméstico y el entorno laboral.
La primera incorporación aborda un aspecto problemático universal del espacio de trabajo: la acústica.
Los trabajadores híbridos se han dado cuenta de que algunas tareas del trabajo, especialmente aquellas que exigen un nivel alto de concentración y las llamadas por teléfono, se llevan a cabo de manera más productiva en casa. Cuando los trabajadores híbridos acuden al espacio de trabajo, realizan actividades más colaborativas por lo general, pero eso no implica que no haya tareas que requieran altas dosis de concentración. Es esencial manejar la experiencia acústica de los trabajadores híbridos, de modo que el espacio de trabajo sea un entorno que favorezca la concentración lo máximo posible.
Si un empleado tiene una experiencia positiva —y encuentra un lugar tranquilo para una llamada telefónica de improviso con un cliente importante, por ejemplo—, se mostrará menos reticente a la oficina en sus jornadas presenciales.
Sin embargo, si la interacción resulta fallida —si al empleado le sorprende una llamada inesperada de un cliente importante en mitad de unas escaleras o en un vestíbulo ruidoso, por ejemplo, y no puede atenderle debidamente—, el empleado comenzará a tener dudas sobre si es mejor acudir al espacio de trabajo.
La privacidad acústica y el ruido de fondo son aspectos que preocupan mucho a los trabajadores de la oficina tradicional. Proporcionar cabinas telefónicas y puntos de reunión en cantidades suficientes permitirá a los trabajadores híbridos encontrar unos espacios que jueguen en favor de las tareas que requieren un nivel alto de concentración. (Te proporcionamos una regla sencilla para evaluar tu entorno acústico: Hushoffice recomienda una cabina telefónica por cada ocho personas y un punto de reunión para grupos pequeños por cada 12 personas.)
Las cabinas telefónicas y los puntos de reunión ofrecen mejores resultados cuando se complementan con espacios semiprivados con sillas en las cercanías. Estas zonas juegan en favor de las tareas que exigen únicamente un nivel de privacidad acústica moderado, de modo que se dejan libres las cabinas telefónicas y los puntos de reunión para tareas que exigen un nivel de privacidad acústica considerable.
Ahora que los trabajadores híbridos han comprobado cómo las oficinas domésticas favorecen las conversaciones privadas y las tareas que requieren altas dosis de concentración, la sensación de falta de privacidad se verá acrecentada. Así pues, las salas silenciosas y las cabinas telefónicas constituyen una incorporación estratégica y crucial para apoyar a los trabajadores híbridos.
A continuación, analizaremos cómo un sistema de archivo inteligente puede aliviar el estrés de los trabajadores híbridos.
Una de las ventajas de la oficina en casa en la que se suele reparar menos es que no es necesario cargar con nada. Ni mochilas ni bolsos para el portátil. No hay que andar buscando enchufes libres ni preocuparse de no olvidarse de ningún cargador. Nuestra taza favorita está siempre en la mesa. Tenemos nuestro libro para leer durante el almuerzo, e incluso puede ser de tapa dura, porque no hay necesidad de llevarlo de aquí para allá.
En un espacio de trabajo híbrido normalmente se tiene acceso a mesas de trabajo compartidas. Todos los objetos que las personas acostumbran a tener en la mesa en sus oficinas domésticas no tienen cabida en una mesa de uso compartido. No obstante, la gente siempre tendrá cosas; es algo inevitable. No todo se puede dejar allí mismo, y llevar y guardar todas esas cosas en un espacio de trabajo híbrido supone a menudo un inconveniente añadido.
Antes del trabajo híbrido, los empleados estaban acostumbrados a tener un puesto de trabajo propio con un bloque de cajones. Es posible que tuvieran un espacio de archivo personal asignado como una taquilla. Hoy en día, una solución de archivo así es poco frecuente en la mayoría de oficinas híbridas, ya que no ofrece un uso eficiente del espacio si pocas personas acuden a la oficina cada día.
Las taquillas inteligentes constituyen una incorporación al espacio de trabajo muy eficaz para reducir ciertos inconvenientes cuando los empleados acuden a la oficina. Las taquillas inteligentes se pueden reservar a través de una aplicación antes de llegar, de modo que los trabajadores híbridos tendrán la tranquilidad de saber que pueden contar con un espacio para guardar sus cosas. Además, cuando la cantidad de cosas que las personas traen consigo varíe —algo que siempre pasa—, podrán elegir el tamaño de la taquilla que se adapte a sus necesidades ese día en concreto: pequeña para dejar la funda del portátil, mediana si se trata de la bolsa del gimnasio y grande para guardar una maleta.
Los sistemas de archivo inteligentes constituyen un producto estratégico que incorporar para que los trabajadores híbridos se sientan más cómodos cuando vayan a la oficina.
En la última sección, analizaremos cómo los entornos lounge pueden favorecer el bienestar.
¿Cuál crees que es la categoría final de nuestra lista? Los entornos lounge para favorecer el bienestar emocional y físico.
Leesman señala que la oficina en casa favorece de manera eficaz el poder relajarse y tomarse un descanso. Especialmente ahora que los trabajadores híbridos saben lo que es poder relajarse o tomarse un descanso en sus entornos de trabajo domésticos, donde pueden diseñar espacios lounge conforme a sus preferencias personales, las expectativas puestas en las zonas lounge del espacio de trabajo serán mayores.
En el espacio de trabajo, las personas se sentirán atraídas por unos espacios lounge bien pensados. Una zona con dos sillones y una mesa auxiliar invitará a sentarse a tomar un café y mantener una charla. Un sofá con un respaldo alto frente a dos sillas, también de respaldo alto, ofrecerá a grupos pequeños un refugio semiprivado. Unas sillas lounge individuales frente a una ventana con vistas bonitas, junto con una mesa baja auxiliar animará a la gente a descansar la vista (en un momento, ahondaremos en esta cuestión).
La relajación es clave en estos entornos. Los trabajadores estresados y descontentos no son productivos. Una silla lounge como la butaca Haworth Cardigan Lounge ofrece una experiencia relajante como la de una hamaca (y supone un hito en el historial de desarrollo de productos sostenibles de Haworth).
Además, al dar un respiro para descansar de las pantallas, las zonas lounge contribuyen al bienestar de los trabajadores. La salud ocular es una preocupación cada vez mayor para los trabajadores híbridos. El uso frecuente de las pantallas puede provocar problemas como la fatiga y la sequedad ocular. Expertos como el Servicio Nacional de Salud británico (NHS, por sus siglas en inglés) recomiendan la regla 20-20-20, que consiste en alejar la vista de las pantallas cada 20 minutos durante 20 segundos y fijarla en algo que se encuentre a una distancia de al menos 20 pies (6 metros).
Proporcionar zonas lounge que desalienten el uso de las pantallas permitirá a la gente poner en práctica este hábito saludable. Para animar a las personas a no mirar las pantallas en las zonas lounge, complementa las sillas con mesas auxiliares. En las mesas, coloca libros, muestras de productos, figuras divertidas, cuencos con fruta… cualquier cosa que aleje la vista de la gente de las pantallas durante un momento. (Para crear un ambiente destinado a la relajación, plantéate no incorporar mesas en las que se pueda trabajar; al ver solo mesas bajas, se entiende que el espacio no es para usar dispositivos, sino para dejarlos a un lado.)
¡Otro consejo! Procura que las zonas lounge se encuentren cerca de la máquina de café o la cafetería —y selecciona un café de buena calidad—.
Desafío: prueba la regla 20-20-20 ahora mismo. Durante 20 segundos, observa por la ventana algo que esté a una distancia de al menos 20 pies (6 metros). Repite lo mismo dentro de otros 20 minutos y de nuevo después de 40 minutos.
El trabajo híbrido es la tónica habitual para la mayoría de los trabajadores. Los espacios de trabajo deberían aspirar a que los trabajadores híbridos realicen una transición efectiva de un entorno a otro —de su casa a la oficina— proporcionándoles espacios que favorezcan la conexión y también las tareas que requieren un nivel alto de concentración.
En resumen, estas son tres incorporaciones estratégicas de productos que se pueden realizar en los lugares de trabajo para prestar un mejor apoyo a los trabajadores híbridos:
Disponemos de productos que pueden ayudarte a responder a todas estas necesidades, pero el café ya lo eliges tú.
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