Konzentrationsschwierigkeiten bei der Arbeit?

Der moderne Arbeitsplatz ist ein Ort, an dem Menschen zusammenarbeiten und sich austauschen, aber auch konzentriertes Arbeiten muss dort möglich sein. Seit hybride Arbeitsmodelle Einzug gehalten haben, tendieren viele Menschen dazu, konzentrationsintensive Aufgaben außerhalb des Büros zu erledigen. Dennoch gibt es Situationen, in denen man gemeinsam und konzentriert an etwas arbeiten muss. Was können wir tun, um den Arbeitsplatz zu einem Ort zu machen, der sowohl die Zusammenarbeit als auch die Konzentration fördert?

Dieser Artikel befasst sich mit Faktoren, die das konzentrierte Arbeiten im Büro beeinträchtigen können, und zeigt Lösungsmöglichkeiten auf.

Konzentration am Arbeitsplatz: Unternehmen müssen individuelle Bedürfnisse verstehen

Häufig klagen Beschäftigte darüber, dass sie sich bei der Arbeit nicht konzentrieren können. Woran liegt das? Oft konkurrieren verschiedene Arbeitstätigkeiten miteinander. Spezifische Aufgaben können variieren und die Bedingungen, unter denen Menschen sich konzentrieren können, unterscheiden sich. Eine Einheitslösung für dieses Problem gibt es nicht: Jeder Mensch weiß, wie er am effektivsten arbeiten kann.

Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass Fokusarbeit aufgaben- und personenabhängig ist. Wenn sie das verstehen, können sie einen Arbeitsplatz schaffen, der den Bedürfnissen ihrer Beschäftigten entspricht – einschließlich der Unternehmenskultur, der Richtlinien und der Räumlichkeiten.

Wie unser Gehirn funktioniert

Es ist nicht einfach zu definieren, was unter konzentrierter Arbeit zu verstehen ist. Allein zu arbeiten, bedeutet nicht zwangsläufig, konzentriert zu arbeiten. Glücklicherweise sind wir alle in der Lage, mithilfe von Erkenntnissen aus der Kognitionswissenschaft herauszufinden, unter welchen Bedingungen wir optimal arbeiten. Um zu verstehen, wie konzentriertes Arbeiten im Büro funktioniert und was ihr im Wege steht, muss man die Funktionsweise unseres Gehirns betrachten.

Aufmerksamkeit und Vertrautheit

Um eine Aufgabe zu erledigen, müssen wir unsere Aufmerksamkeit auf die Informationen richten, die wir dafür benötigen. Wie viel Aufmerksamkeit dazu nötig ist, hängt davon ab, wie vertraut wir mit der Aufgabe sind. Je vertrauter uns etwas ist, desto selbstverständlicher erscheint es uns. Zur Bewältigung solcher Aufgaben greift unser Gehirn auf vorhandenes Wissen zurück und ist nicht auf externe Informationen angewiesen. Umgekehrt ist es so, dass wir mehr neue Informationen verarbeiten müssen, wenn uns eine Aufgabe weniger vertraut ist.

Ablenkungen, Interferenzen und Unterbrechungen

Insbesondere bei neuen oder komplexeren Aufgaben ist es sehr wichtig, konzentriert und bewusst zu handeln.

Unser Gehirn verarbeitet ständig Geräusche und Ereignisse, um festzustellen, ob sie für uns von Relevanz sind. Wenn sie unerwartet auftreten, nehmen wir sie eher wahr. Unerwartete Geräusche oder Ereignisse wie ein Feueralarm oder das Martinshorn eines Krankenwagens sind gute Gründe, um die Aufmerksamkeit von einer Aufgabe abzuwenden.

Leider ist unser Gehirn nicht in der Lage, zwischen derartigen Notfällen und irrelevanten Informationen zu unterscheiden. Es gibt drei wesentliche Faktoren, die uns von unserer eigentlichen Aufgabe ablenken können:

• Ablenkungen: Wenn wir nicht damit rechnen, lassen wir uns von Informationen ablenken, die nichts mit unserer Aufgabe zu tun haben. Auch unerwartete Ereignisse können von Nutzen sein, aber sie erschweren die Arbeit.
• Interferenzen: Wenn wir Informationen, die nichts mit unserer Aufgabe zu tun haben, mit Informationen, die mit unserer Aufgabe zu tun haben, verwechseln. Das kann unerwünscht sein, aber auch dazu führen, dass man sich einer anderen, wichtigeren Aufgabe zuwendet.
• Unterbrechungen: Wenn eine Ablenkung oder Interferenz dazu führt, dass wir gänzlich von einer Aufgabe ablassen, um mit einer neuen zu beginnen. Im Durchschnitt benötigen Menschen zwischen einigen Sekunden und einer ganzen Minute, um sich wieder auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Störfaktoren minimieren

In auf Zusammenarbeit ausgelegten Arbeitsumgebungen kann es schwieriger sein, Orte zu finden, an denen akustische und visuelle Ablenkungen auf ein Minimum reduziert sind. Akustiklösungen mindern unerwünschten Lärm, der sich sonst ungehindert im gesamten Raum ausbreiten könnte.

Es ist sinnvoll, Bereiche optisch abzugrenzen, um Unterbrechungen zu vermeiden und deutlich zu signalisieren, wo konzentriert gearbeitet werden soll. Es ist sinnvoll, Mitarbeitenden nicht-zugewiesene, vollständig abgeschlossene Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen, in die sie sich zurückziehen können, wenn sie sich voll und ganz auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren müssen.

Konzentrationsfördernde Arbeitsplatzgestaltung

Gut gestaltete Arbeitsplätze eröffnen den Mitarbeitenden ein breites Spektrum an Möglichkeiten, die sie während des Tages für unterschiedliche Tätigkeiten nutzen können – von der individuellen Problemlösung über intensive Teamarbeit bis hin zum entspannten Austausch mit Kolleginnen und Kollegen. Ein ganzheitlicher Ansatz kann die Zufriedenheit und Produktivität der Belegschaft steigern, indem für Vielfalt, Auswahl und Selbstbestimmung gesorgt und das Wohlbefinden durch Erholungsmöglichkeiten verbessert wird.