変化の多い現代で職場体験を向上するために

ワークプレイスの目的を考えたことはありますか？ 突き詰めて言えば、ワークプレイスとは人々の仕事をサポートする空間を提供するために存在していると言えるでしょう。私たちは皆、「ベストを尽くし、成功を収めたい」と心の奥で願っているものです。こうした誰もが抱く願いを後押ししてくれるようなオフィス環境を提供することは、従業員のエンゲージメントを高める最善の方法となります。

以前と比較して、現在の働き方は習慣性が少なく、日々のタスク内容は多様化しています。ワークプレイスはこうした多様な働き方に対応し、最適化できるような幅広い空間を提供する必要があります。トレンドはフリーデスクスタイルへ傾いており、割り当て式のワークステーションを使用している従業員はわずか40パーセントにとどまっています。今後この割合は年々低下し続け、従来のオフィス環境以外の場所で行われている作業の多さがより明確化するでしょう。

多様な働き方をサポートする空間づくり

Leesmanの調査によると、従業員は割り当て式デスクを使用したワークプレイスよりも、フリーデスクや多様な作業空間が提供されたワークプレイスでの方がより優れた職場体験が得られる、と回答していることが明らかとなっています。

では、この調査結果をワークプレイス設計に活用するにはどうすればよいのでしょうか？ 最初に取り組むべきは、勤務時間内の従業員の行動を明確にすることです。これにより、サポートが必要なアクティビティに合わせて空間を調整し、アクティビティ内容や作業ごとに費やす時間を考慮しながらそれに合わせた空間づくりを実現することができます。

総じて、私たちが目指すのは、個人とチーム両方の職場体験全体をサポートするワークプレイスの創造です。

オフィス内のアクティビティは主に、集中、コラボレーション、コミュニケーションの3つに分類することができます。

専用エリアで集中をサポートする

今日のワークプレイスにおいて従業員が挙げる主な不満の2つは、音響と集中を妨げる要因に関するものです。ワークステーションの数の増加とオープンプランオフィスは、たしかにコラボレーションやコミュニケーションを促進していますが、集中を妨げる要素を生み出す原因ともなっています。私たちは従業員が最も快適に感じる環境で効率的に仕事をこなすことができるよう、彼らがワークプレイスに求めている遮音性や環境を調整・選択できる自由の程度を正しく理解する必要があります。

例えば、Eメールへの返信やスケジュール作成、データ入力などは、多くの集中力を必要としない習慣的な仕事と位置づけることができるでしょう。また、こうしたタスクは同僚からのインプットが必要となる場合があるため、他のチームメンバーから近いワークステーションで仕事をした方がよいアクティビティである可能性があります。

一方で、問題解決や情報収集、学習などは、より多くの集中を必要とする単独での仕事となる傾向があります。従業員の主要なワークステーション空間がオープンスペースや他の従業員から近い場所にある場合、こうした仕事を行う際には集中を阻害する要因を避けるためにも他の空間へ移動する必要があるでしょう。

従業員が大半の時間を費やすアクティビティの内容を理解することで、彼らが必要としている主要ワークステーションの種類を特定できるようになります。そして次に、他のアクティビティをサポートする空間を設計し、従業員が必要に応じて利用できるようにしましょう。

コラボレーションを通してチームワークを促進する

コラボレーションは日常業務の大半を構成していると言っても過言ではありません。コラボレーションというと、格式張ったミーティングルームで行われるもののように思われますが、コラボレーションのタイプによって多彩なオプションを提供することが実は重要となります。

コラボレーションの主な目的は、問題を解決することでしょうか？ それとも、従業員に情報を伝達したり、最新情報を手短に共有したりすることでしょうか？ 一般に、各チームにはそれぞれにとって望ましいコラボレーション方法があり、それぞれのアクティビティをサポートする主要なスペースを必要とします。

チームによっては、仕事全体を通してコラボレーションが展開されている場合もあり、彼らにとっては情報のシェアや計画、概念化、学習のすべてが、共同かつシームレスに実現される必要があります。つまりこうしたチームには、メインワークステーションや利用しやすい専用エリアなどの形を問わず、コラボレーションの中心となる場所が必要です。

カジュアルなコミュニケーションを促す

コミュニケーションとは、オフィス内で生じるカジュアルなコラボレーションを指します。気取らず、オープンに展開されるコラボレーションは、クリエイティブなプロセスを始め、従業員のエンゲージメント、企業文化全体にとって極めて重要です。

即興的かつ自然に生じる交流は、つながりや絆を深め、新たなアイデアを刺激し、イノベーションを促進します。こうしたコミュニケーションを促し、発展させる空間を生み出すことで、職場の体験を向上できるようになります。従業員はそれぞれのアクティビティやコラボレーションニーズをサポートしてくれる空間を必要としています。こうした従業員ニーズに応えられる様々な種類の空間をシームレスに提供できるワークプレイスこそ、人々が働きたいと思える場所、つまり強制的に働かされるのではなく自発的に働きたいと思える空間です。

チームごとに異なる働き方やアプローチを理解し、それぞれに適した空間を提供することで彼らの仕事をサポートできれば、人々は自然とオフィスに足を向けるようになるでしょう。