従業員のホームオフィススペースに投資すべき理由

COVID-19パンデミックにより突如として在宅勤務を余儀なくされた多くの人が、その場しのぎのオフィスを立ち上げる必要性に迫られました。食卓が業務用のデスクになり、クローゼットがビデオ会議のための防音室になりました。あなたもそうだったのではないでしょうか？ 

テレビドラママクガイバーを思い起こすこのようなソリューションは一時的ながらそれなりに機能しました。そして、数週間が数か月に変わり、その場しのぎのホームオフィスの欠点が明らかになりました。その欠点とは、家事と仕事のメンタルの困難な切替えだけでなく、背中や首の痛みから孤立までさまざまであり、世界中に拡大しているハイブリッド労働力が適切なホームオフィススペースを求めるようになりました。  

より多くの雇用主が、オフィス、自宅など働く場所を問わずに、従業員のウェルビーイングと成功を支える新しい手段と方法を模索しています。ハイブリッドワークの環境では、従業員がワークフローを維持できるよう支援することが欠かせません。ニューヨークシティに拠点を置くSimCorpは、金融テクノロジーサービスの会社であり、ヘイワースの顧客でもあります。この会社は、従業員にオフィス家具購入制度を提示することにしました。高品質のオフィス用チェア、デスクや、ワークフロー、生産性、集中力を向上するホームオフィススペースのためのツールを簡単に入手できるようになりました。 

ハイブリッドワークの進化に伴い、在宅勤務の定着が明確になっています。雇用主は、従業員のウェルビーイングと生産性を向上する方法を模索しています。ヘイワースのチームは、SimCorpのケース同様、自宅とオフィス間でのワークフローをしっかりと維持し、従業員を支援するために繰り返し応用できる重要ないくつかの要因を明らかにしました。

自宅にワークプレイスを再現する
研究によって、日課または所定された作業と、予測可能な空間が生産性とパフォーマンスを向上することが明らかになっています。自宅に専用のワークプレイスがない従業員は、従来のオフィスでの作業につきものとなっている、同じような作業を儀式的に繰り返す習慣を自宅に持ち込むことができません。オフィスによく似たワークプレイスを自宅に用意することで、作業のルーティンを自宅で再現することができます。そして、通常のワークフローにシームレスに対応できます。 

SimCorpは在宅勤務の従業員に適切なシーティングと高さを調整できるデスクを与えました。そして、在宅勤務の空間に、以前からのオフィススペースを再現しました。この取り組みはすぐに成果を表し、従業員のウェルビーイング、生産性と集中力が向上しました。 

支持機能を備えたオフィス家具がもたらす違い 
SimCorpの人事コンサルタントであるAlex Itriは、パンデミックがはじまった頃、小さな自分の1Kのアパートで在宅勤務を続けることは物理的に無理であり、仕事の能力に影響していると思いました。 

「体に痛みを感じます。70歳になったようです。このすごく古い椅子を使っていました」とAlexは言います。「座り心地がとても悪く、背もたれが低いため身体をしっかりと支えることがまったくできません。立ち上がらずに一日中座っていると、昔使っていた家具の座り心地の悪さがわかります。より快適に座れるよう、ベッドやソファーに移動したくなります。すると、当然ですが、仕事をしたくなくなってしまうのです。」

SimCorpの支援を受け、Alexは家で仕事をするための新しい支持機能つきのチェアと高さが調整できるテーブルを受け取りました。「今度は、より集中できるようになりました。このチェアは、まったく違う世界を見せてくれました。それは、何よりもこのしっかりとした背もたれがあるためだと思います。こんなことが仕事に重要だとは思ってもみませんでした。」 

SimCorpのコンサルティング担当バイスプレジデントであるGreg Nuckowskiは、自分が一日を通じて自由に移動できるよう上げ下げができるデスクを配置した自分の新しいホームオフィスを気に入っています。「電話をすると歩き回る癖があるのです。前のホームオフィスでは、自然に歩き回ることができませんでした。今は、立ち上がる回数が増えた気がします。」 新しい家具により、Gregのワークスタイルに適したホームオフィスができました。 

適切な設計によるシーティングとデスクを装備した、定型ワークプレイスは在宅勤務の従業員により高い集中力を与え、快適さを確保します。AlexとGregの体験は、ユーザーが自分のワークプレイスを支配し、掌握している場合、高い集中力が求められる活動に認知心理学的リソースを効果的に活用することが可能となることを示したヘイワースの研究結果に矛盾しません。加えて、個人のワークプレイスを微調整し、一日を通じて姿勢を変更する機能は、従業員のウェルビーイングに有効です。

つながりと集中のためのテクノロジー
ワークプレイスの要素を自宅に再現する場合、3つの異なるテクノロジーの階層を検討することが重要です。

• 第一の層は、ハイブリッドワークのモデルにおいて、チームのつながりを維持することに関するテクノロジーです。ここでは、高い信頼性を持ったWi-Fiが欠かせません。 
• 第二の層は、メッセージアプリ、バーチャルミーティングソフトウェア、ファイル共有プラットフォームを使用したコミュニケーション、進行状況のトラッキング、そしてファイルへのアクセスを行うための適切なツールにより、自分自身の仕事に対するエンゲージメントと仲間同士のエンゲージメントの維持を促進する事ができます。 
• 第三の層は見過ごされることが少なくありません。これは、テクノロジーが業務の遂行にどのように影響するかに関するものです。 

タスクやワークスタイルの違いから、デュアルモニター、イヤホン、ヘッドホン、ポッドキャスト収録用のマイク、ウェビナーやカンファレンスのプレゼンテーションのためのカメラ増設など、従業員によって異なるテクノロジーが必要となることがあります。SimCorpの場合は、オフィスで複数のモニターを常習的に活用している従業員が何名かいました。特別な構造のデュアルモニターアームが従業員のホームオフィスに導入され、高い生産性と効率の仕事を支えるようになりました。 

生産的な在宅勤務に必要なテクノロジーの多くは、COVID-19パンデミック以前から存在しています。昨年から防疫のために在宅命令が下されるようになり、最も成功している組織や個人は試練に立ち向かい、適応し、仕事を続けるために必要なテクノロジーを装備しました。 

今は、人々の連携を維持し、集中を助けるテクノロジーを活用するスキルを多くの人が獲得し、少なくとも当面、在宅勤務は定着しています。雇用主はチームの連携を維持し、情報を守るテクノロジーに投資を続ける必要があるでしょう。そして、優れた才能を持つ人材を集め、維持する能力を高める必要があるでしょう。 

マインドセットは重要 
仕事は、少なくとも部分的には個人の働きに支えられています。このため、人材各自のマインドの状態がハイブリッドモデルにおいてどのようにパフォーマンスに影響するかに着目すべきです。

従業員の幸福度を高めるワークプレイスデザインが伴う5つのうちの1つは、基本とするワークプレイスに自分を適応させる能力です。事業体や企業が時間を割いて従業員宅のワークプレイスを支援する投資を行うと、人材は自分の価値が認められ、大切にされていることを実感します。在宅勤務をする従業員は、自分の個性を反映する空間を創生し、そのデコレーションで空間を引き立たせます。ホームオフィスデザインの最新トレンドは、快適さと共に刷新と希望の感覚を与えます。個性、スタイル、高品質の家具や什器をひとつにまとめるとき、ホームオフィスは生産的で効率的なワークプレイスになります。 

SimCorpがヘイワースのカスタム購入制度を通じて新しい在宅勤務セットを供給した後、従業員は安心、救い、解放を実感しました。 

「私が解決しなくてはならない問題を誰かが手伝ってくれたような感覚です」と、SimCorpの契約・営業サービス担当バイスプレジデントであるRonan Donnellyは言います。ヘイワースオンラインストアで簡単に注文でき、自宅に配送されるため、SimCorpの従業員はニーズと空間にマッチしたデスクとチェアを簡単に入手できます。

ハイブリッドワークのモデルを本格的に採用したい雇用主は、これまでのオフィスに加えて自宅にしっかりとしたワークプレイスを構成することが従業員の生産性と集中力の促進につながることを認識すべきです。  

オフィスの環境を再現するホームワークプレイスを従業員に与えるSimCorpのハイブリッドワークのモデルの詳細についてはケーススタディをお読みください。