Cómo los espacios piloto ayudan a cambiar los espacios de trabajo

Si aún no te has familiarizado con los espacios piloto, puede que te estés perdiendo una de las herramientas más valiosas para diseñar espacios de trabajo eficaces. Los espacios piloto son idóneos para compañías que desean satisfacer las necesidades específicas de su personal y de su cultura organizativa. Este enfoque combina las mejores prácticas de diseño basado en la investigación con la experimentación, seguido de la adaptación. En otras palabras: Primero probar y luego cambiar.

Reduce tus riesgos

En lugar de tirarse de cabeza a una complicada renovación que podría resultar ser o no lo que tu empresa necesita, los espacios piloto te ofrecen un enfoque de tipo “probar antes de comprar”. Si bien es cierto que este enfoque implica una inversión inicial, gracias a la limitación de su alcance, tanto el entorno como tu presupuesto tienen flexibilidad para adaptarse a las necesidades. Una vez que el diseño se haya afinado más, servirá como modelo para desarrollar soluciones para más espacios.

Ubisoft, una empresa internacional especializada en el desarrollo de videojuegos, decidió convertir el proyecto de renovación de la quinta planta de su sede de Montreal de cinco pisos en un espacio piloto. Esto garantizó la flexibilidad para hacer cambios al probar el espacio en un entorno de trabajo. Además, las conclusiones extraídas pueden usarse para planificar y renovar otros espacios, lo que podría servir para reducir el coste de futuros proyectos.

Comienza por un objetivo

Cada espacio piloto debe contar con un objetivo claramente definido. Para Ubisoft, tener un entorno divertido y colaborativo es fundamental para su cultura de creatividad e innovación. Su espacio piloto se usó para determinar qué elementos podrían ser de mayor utilidad para sus equipos, que habían adoptado un enfoque híbrido de trabajo. El objetivo de Ubisoft era ofrecer un entorno que permitiera llevar a cabo diversas actividades para el bienestar de sus empleados, incluyendo el trabajo productivo, las relaciones sociales, la colaboración, la concentración, la confrontación de ideas y los eventos.  

Integrar la flexibilidad

En cualquier situación, no sabemos lo que no sabemos. Este principio también es aplicable a los espacios piloto. Al diseñar un espacio piloto, deberíamos saber bien cómo lo van a utilizar las personas. Sin embargo, para poder observar los matices de la forma en la que personas y equipos trabajan e interactúan, es necesario esperar a que el espacio esté en uso.

Por este motivo, cabe esperar que un espacio piloto requiera modificaciones. La flexibilidad debe estar integrada desde el principio. Es importante ser capaz de cambiar rápidamente y adaptarse para poder satisfacer las preferencias y necesidades específicas basándose en el uso real de un espacio piloto. Entre los elementos que permiten que un espacio sea dinámico, adaptable y ampliable para favorecer su crecimiento se encuentran:

• Paredes y muebles modulares
• Mesas con ruedas
• Mobiliario ligero y ajustable
• Tecnología que conecta a las personas que se encuentran en la oficina con las que trabajan desde otros espacios

Escoge bien a tus socios

Al emprender un proyecto de espacio piloto, es importante escoger a socios comunicativos y colaborativos, que, además de ofrecer una experiencia fiable, también comprendan y compartan tus valores. Esto te ayudará a conseguir la visión que tienes de tu espacio de trabajo y tus objetivos organizativos. El equipo de diseño de Ubisoft cuenta con los productos de Haworth y con el apoyo del distribuidor de Haworth Cime para ayudarlo a desarrollar un nuevo tipo de espacio que se corresponda con los valores de sostenibilidad de la empresa y fomente su cultura de creatividad e innovación.

Identifica lo que funciona. Luego, amplíalo

Recopilar información a través de la observación, las entrevistas y los datos cuantitativos ayudará a identificar lo que está funcionando y lo que debe cambiarse. Los espacios piloto pueden adaptarse y afinarse fácilmente hasta alcanzar los objetivos. Cuando este proceso haya terminado, tendrás un diseño de espacio de trabajo probado y confirmado que podrá implementarse en otros espacios. Además, la capacidad de ampliación permitirá a los espacios crecer con los equipos y seguir adaptándose en el futuro.

Por último, usar un espacio piloto puede ser sumamente valioso siempre que cambie la forma de trabajar de las personas, como cuando se cambia al trabajo híbrido. Probando y afinando las soluciones a través de conceptos de diseño flexible, podrás crear un espacio de trabajo más cómodo, colaborativo y favorecedor para tu equipo y sus distintas formas de trabajo.