So können sich wandelnde Arbeitsplätze von Pilotflächen profitieren

Haben Sie schon einmal etwas von Pilotflächen gehört? Dabei handelt es sich um eines der wertvollsten Instrumente zur Schaffung effektiver Arbeitsbereiche. Pilotflächen bieten Unternehmen ideale Voraussetzungen zur Förderung der spezifischen Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden und ihrer Unternehmenskultur. Bei diesem Ansatz werden bewährte forschungsbasierte Designverfahren ausprobiert und anschließend angepasst. Anders ausgedrückt: Erst im Kleinen ausprobieren, dann anpassen.

Geringeres Risiko

Pilotflächen bieten den Vorteil, dass man nicht die sprichwörtliche Katze im Sack kaufen muss, indem man sich auf eine umfangreiche Renovierung einlässt, die womöglich gar nicht den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Zwar erfordern auch sie eine gewisse Anfangsinvestition, aber durch den begrenzten Umfang können Umgebung und Budget flexibel den Gegebenheiten angepasst werden. Nachdem ein Konzept erprobt und feinjustiert wurde, kann es als Vorbild für die Einführung von Lösungen für weitere Räume dienen.

Der internationale Videospielentwickler Ubisoft entschied sich zur Nutzung der fünften Etage seines fünfstöckigen Bürogebäudes in Montreal als Pilotfläche. Dadurch konnte das Unternehmen flexibel Änderungen vornehmen, während die Arbeitsumgebung unter realen Bedingungen getestet wurde. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse können auch für die Planung und Renovierung weiterer Räumlichkeiten genutzt werden und könnten so die Kosten künftiger Projekte senken.

Mit einem Ziel vor Augen beginnen

Jede Pilotfläche sollte über ein klar definiertes Ziel verfügen. Ubisoft legt großen Wert auf ein angenehmes und auf Zusammenarbeit ausgerichtetes Arbeitsumfeld, um Kreativität und Innovation zu fördern. Ihre Pilotfläche diente zur Erprobung der Elemente, die für ihre Teams mit hybrider Arbeitsweise am besten geeignet sind. Dabei verfolgte Ubisoft das Ziel, eine Umgebung zu schaffen, die eine Vielzahl von Aktivitäten unterstützt, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern, darunter produktives Arbeiten, Geselligkeit, Zusammenarbeit, Konzentration, Brainstorming und Veranstaltungen. 

Flexibilität einplanen

In jeder Situation gilt: Was man nicht weiß, weiß man nicht. Das gilt auch für Pilotflächen. Bei der Gestaltung einer Pilotfläche sollten Sie eine sehr klare Vorstellung davon haben, wie sie genutzt werden soll. Doch erst bei ihrer tatsächlichen Nutzung lassen sich Besonderheiten hinsichtlich der Arbeitsweisen und der Interaktion von Einzelpersonen und Teams erkennen.

Aus diesem Grund ist bei Pilotflächen immer damit zu rechnen, dass Anpassungen vorgenommen werden müssen. Daher sollte von Anfang an Raum für Flexibilität eingeplant werden. Es ist wichtig, dass man im Praxistest schnell in der Lage ist, die Pilotfläche den spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben anzupassen. Nachfolgend sind einige Elemente aufgeführt, die es ermöglichen, Räume flexibel, anpassungsfähig und skalierbar zu gestalten, damit man auf Wachstum reagieren kann:

• Modulare Möbel und Wände
• Tische auf Rollen
• Leichtes und anpassungsfähiges Mobiliar
• Technologie, die Menschen im Büro mit denen verbindet, die von anderen Orten aus arbeiten

Auswahl der richtigen Partner

Bei der Einrichtung einer Pilotfläche kommt es darauf an, kommunikative und kooperative Partner zu wählen, auf deren Fachwissen man sich verlassen kann und die darüber hinaus die eigenen Werte verstehen und teilen. Auf diese Weise können Sie Ihre Arbeitsplatzvision und Ihre organisatorischen Ziele verwirklichen. Das Designteam von Ubisoft setzt auf Produkte von Haworth und die Unterstützung von Haworths Handelspartner Cime, um neuartige Raumkonzepte zu entwickeln, die mit den Nachhaltigkeitswerten des Unternehmens in Einklang stehen und die Kreativität und Innovationskultur des Unternehmens fördern.

Herausfinden, was funktioniert, und anschließend skalieren

Das Sammeln von Informationen durch Beobachtungen, das Führen von Gesprächen und das Sammeln quantitativer Daten hilft herauszufinden, was funktioniert und was geändert werden muss. Pilotflächen können daraufhin unkompliziert angepasst und optimiert werden, bis die jeweiligen Ziele erreicht sind. Anschließend verfügen Sie über ein erprobtes und bewährtes Arbeitsplatzkonzept, das auf andere Bereiche übertragbar ist. Dabei ermöglicht die Skalierbarkeit, dass die Räumlichkeiten mit den Teams wachsen und auch in Zukunft weiter angepasst werden können.

Letztlich kann die Nutzung von Pilotflächen immer dann besonders nützlich sein, wenn sich die Arbeitsweise der Mitarbeitenden verändert hat – beispielsweise durch die Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell. Durch das Erproben und Optimieren von Lösungen mittels flexibler Designkonzepte können Sie eine Arbeitsumgebung schaffen, die möglichst angenehm, kollaborativ und unterstützend auf Ihre Mitarbeiter und deren unterschiedliche Arbeitsweisen zugeschnitten ist.