So lassen sich Räume für leistungsstarke Teams nutzen

Da wir die Komplexität hybrider Arbeitsformen bewältigen müssen, ist ein gleichberechtigter Zugriff auf Tools für die Zusammenarbeit wichtiger denn je. Wenn leistungsstarken Teams die Tools und Räume zur Verfügung stehen, die für ihre Arbeit erforderlich sind, ist das entscheidend für ihre Fähigkeit zusammenzuarbeiten, kreativ zu sein und für Innovationen zu sorgen. Aus diesem Grund müssen den Teams sowohl in der physischen als auch in der virtuellen Welt effektive Räume zur Verfügung stehen, die sowohl bei der Arbeit vor Ort als auch aus der Ferne einen analogen und digitalen Austausch ermöglichen.

Wir wünschen uns eine Zukunft, in der Arbeitnehmer*innen sowohl Zugang zu den richtigen Technologien für die Zusammenarbeit als auch zu den richtigen technologiegestützten Arbeitsbereichen haben, die die Bedürfnisse eines Teams erfüllen. Der Zeitpunkt, der Ort und die Art der Arbeit hängen vom jeweiligen Team ab.

Wie kann Ihr Unternehmen die richtige Mischung aus Ressourcen und Räumen finden, um Ihr Team zu unterstützen? Zu Beginn gilt es, die organisatorischen, funktionalen und geografischen Grenzen zu verstehen. Grenzen können ein Hindernis für die Ressourcen und Aktivitäten des Teams sein, können sie jedoch auch schützen.

Organisatorische Grenzen
Untersuchungen zeigen, dass es in Bezug auf die Unternehmenskultur vier Arten der Zusammenarbeit gibt, die auf dem Competing Values Framework (auf Deutsch in etwa: Konkurrierende-Werte-Modell) basieren. Wenn wir uns die Zeit nehmen, die Art und Weise der Zusammenarbeit unserer Teams zu verstehen, können wir dazu beitragen, herauszufinden, welche räumlichen Gegebenheiten und Tools sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. 

Welche Art der Zusammenarbeit passt am besten zum Team?
Bei leistungsstarken Teams wird wahrscheinlich jede Art der Zusammenarbeit in gewissem Maße vorkommen. Allerdings hat jedes Team auch eine zentrale Subkultur – und damit eine zentrale Art der Zusammenarbeit –, die für den Erfolg entscheidend ist.  

Informationsaustausch: Dies ist die bevorzugte Art der Zusammenarbeit innerhalb einer „Control“-Kultur.  Diese Kultur ist hierarchisch aufgebaut und hat mehrere Führungsebenen.  In einer „Control“-Kultur werden Informationen meist in einem geplanten Meeting oder einer offiziellen Präsentation vermittelt. 

Erledigen: Dies ist die bevorzugte Art der Zusammenarbeit innerhalb einer „Compete“-Kultur.  Die Mitglieder dieser Kultur möchten Aufgaben schnell erledigen und die Räumlichkeiten sollten dies ermöglichen, indem sie einfachen Zugang zu gemeinsamen Tools und Arbeitsmitteln bieten. 

Überlegen: Dies ist die bevorzugte Art der Zusammenarbeit innerhalb einer „Create“-Kultur. Die Mitglieder einer „Create“-Kultur gehen Risiken ein und konzentrieren sich auf große Ideen. Außerdem handeln sie in der Regel flexibler. Die Arbeitsplätze sollten für kreative Problemlösungsverfahren ausgelegt und mit flexiblen Möbeln ausgestattet sein, die den Ideenaustausch ermöglichen. 

In Verbindung bleiben: Dies ist die bevorzugte Art der Zusammenarbeit innerhalb einer „Collaborate“-Kultur. Für die Mitglieder einer „Collaborate“-Kultur hat die Gruppenarbeit einen ganz besonderen Stellenwert. Daher werden am häufigsten Gruppenräume mit flexibler Ausstattung genutzt, die verschiedene Aktivitäten ermöglichen. 

Wenn wir die verschiedenen Unternehmenskulturen und die damit verbundenen Formen der Zusammenarbeit verstehen, ist das zwar ein guter Anfang, um leistungsstarke Teams zu unterstützen, doch um die Unterschiede innerhalb der Teams – und die Berücksichtigung von Arbeitsaufgaben, die durch die primäre Form der Zusammenarbeit erledigt werden – sollten wir uns in sekundären Räumen kümmern. 

Wie viel Privatsphäre benötigen die einzelnen Teams?
Neben der Zusammenarbeit benötigen Teams und einzelne Mitarbeiter*innen unterschiedlich viel Privatsphäre. Die Vertraulichkeit der Arbeit, die Verwendung bestimmter Team-Tools und die Notwendigkeit der Zusammenarbeit mit Personen außerhalb des Teams wirken sich darauf aus, inwieweit andere Zugang zum physischen Arbeitsbereich eines Teams oder zu virtuellen Meetings und Tools haben. 

Physische Barrieren reichen von komplett offenen Arbeitsbereichen zu privaten Arbeitsplätzen, an denen kontrolliert wird, wie viel optische und akustische Einflüsse das Team erreichen – und gewährleisten somit Lärmschutz, Privatsphäre und Vertraulichkeit. Neben der Privatsphäre ist auch die Nähe eine Variable, die Auswirkungen darauf hat, ob man Zugang zu einem Team hat. Es überrascht nicht, dass kürzere Entfernungen zwischen den Arbeitsplätzen mehr Gelegenheit zur Interaktion nach außen bieten als größere Entfernungen. 

Wenn ein Team an vertraulichem Material arbeitet, das keinen regelmäßigen Input von anderen im Unternehmen erfordert, könnte für dieses Team ein Arbeitsbereich am besten geeignet sein, der vollständig geschlossen, sogar abschließbar und weit entfernt von anderen Arbeitsbereichen ist.

Wenn ein Team aufgrund der Art seiner Arbeit weniger eingeschränkt ist und mit zeitweiligen Störungen umgehen kann, könnte das Team in einem Raum untergebracht werden, der näher an den anderen liegt und offener konzipiert ist.  

Wenn wir die Bedürfnisse eines Teams in Bezug auf die Privatsphäre kennen und wissen, wie die Teammitglieder am besten arbeiten, gibt uns das Aufschluss über die Gestaltung und Funktion des Arbeitsplatzes sowie über die technischen Hilfsmittel, die das Team für seine Arbeit benötigt.   

Funktionale Grenzen
Funktionale Grenzen konzentrieren sich auf das „Wer“ und „Wie lange“ in Bezug auf ein Team. Die Mitgliedschaft in einem Team kann stabil und dauerhaft oder fließend und funktionsübergreifend sein. 

Wer gehört zum Team?
Wenn das Team Besuch am Arbeitsplatz erhält, sollte relativ klar zu erkennen sein, zu wem der Bereich gehört. Teams können dies durch den Einsatz bestimmter Erkennungsmerkmale (z. B. persönliche Gegenstände, Gegenstände des Teams, Beschilderungen, unterschiedliche Materialien, Ausrichtung oder Änderung des Arbeitsplatz-Layouts), teamspezifische Hilfsmittel (z. B. Staffeleien, Monitore und andere Arbeitswerkzeuge) und Ablagemöglichkeiten (z. B. privat oder für das gesamte Team) erreichen.  

Wie lange wird das Team zusammenarbeiten? 
Wenn wir wissen, wie lange ein Team zusammenarbeiten wird, können wir entscheiden, wie lange bestimmte Produkte und Ausstattungsgegenstände benötigt werden und ob sie fest installiert oder mobil sein sollten. 

Wenn die Teamzusammensetzung relativ stabil ist und die Mitglieder gleichzeitig an verschiedenen Projekten, aber nicht unbedingt gemeinsam arbeiten, sollte ihr Büro eher in typische Arbeitsplatzgruppen unterteilt sein. Die Arbeitsplätze sollten nebeneinander liegen, damit kurzfristige Zusammenarbeit möglich ist. Gemeinsame Aufbewahrungslösungen können zur Abgrenzung der einzelnen Arbeitsbereiche verwendet werden. Alternativ können sie auch an den privaten Arbeitsplätzen zum Einsatz kommen. Wenn das Team bestimmte Hilfsmittel nur vorübergehend benötigt (z. B. um während eines Meetings einen gemeinsamen Bildschirm zu nutzen), könnten diese Tools an einem zugänglichen, gemeinsamen Ort außerhalb des Teambereichs verstaut werden.

Teams, deren Zusammensetzung häufiger wechselt und funktionsübergreifend ist, kommen oft zusammen, um gleichzeitig an einem einzigen Projekt oder einer Aufgabe zu arbeiten. Sie haben ein Ziel und sobald dieses Ziel erreicht ist, wechseln die Teammitglieder zu anderen Teams und Projekten. Obwohl sich die Teamzusammensetzung häufig ändert, sollte der Bereich, in dem das Team an einer bestimmten Aufgabe arbeitet, ein eigener Bereich oder Raum sein, der für unterschiedlich viele Leute geeignet ist. Die Einrichtung und Ausstattung des Raums sollte flexibel sein, damit das Team, das den Raum nutzt, die Möglichkeit hat, ihn an seine jeweiligen Bedürfnisse anzupassen. 

 

Geografische Grenzen
Bei geografischen Grenzen geht es um das „Wo“ und „Wann“ in Bezug auf ein Team.  

Wo hält sich das Team auf? 
Das „Wo“ spielt eine besonders wichtige Rolle, da die Mitglieder vieler Teams im Moment zwischen Büro, zu Hause und anderen Orten verteilt arbeiten. An einem gemeinsamen physischen Arbeitsplatz können die Teammitglieder direkt zusammenarbeiten und auf die Tools zugreifen, die für die Zusammenarbeit erforderlich sind. Dies ermöglicht eine synchrone Zusammenarbeit, da die Teammitglieder Zugriff auf zahlreiche Interaktionsmöglichkeiten haben und Übereinstimmungen leichter ausmachen können. Zudem stehen ihnen spezielle Tools für ihre Arbeitsweisen zur Verfügung. Je geringer die Distanz zwischen den Teammitgliedern ist, desto wahrscheinlicher findet eine synchrone Interaktion statt – ob gewünscht oder nicht. Je größer die Distanz zwischen den Teammitgliedern ist, desto asynchroner werden die Interaktionen.  

Wann arbeitet das Team? 
Die zeitliche Abstimmung wird durch die Häufigkeit und Dauer von synchronen oder asynchronen Aktivitäten innerhalb eines Teams bestimmt. Wenn Teams von verschiedenen Orten aus arbeiten, spielt die Technologie für die Zusammenarbeit eine noch wichtigere Rolle. Außerdem benötigt das Team möglicherweise keinen festen Raum in einem Gebäude, wenn es nicht die meiste Zeit zusammen an dem Projekt arbeitet. Wenn die Teammitglieder gemeinsam an einem Ort arbeiten, benötigen sie lediglich einen Raum, den sie gemeinsam nutzen können und der flexibel und mit der erforderlichen Technologie ausgestattet ist. 

Da sich die Technologien für die Zusammenarbeit immer weiter entwickeln und immer realistischere Erlebnisse bieten und die Teams in Unternehmen somit über große Entfernungen hinweg zusammenarbeiten können, wird sich auch die Zusammenarbeit verteilter Teams weiter verbessern. Für viele Teamaktivitäten ist es jedoch nach wie vor am effektivsten, an einem gemeinsamen Standort oder in einem gemeinsamen Raum zu arbeiten. 

Es ist wichtig, Teams und ihre Arbeit auf der Grundlage von organisatorischen, funktionalen und geografischen Grenzen zu bewerten. Informationen über die Art der Zusammenarbeit, den Bedarf an Privatsphäre und die Aufgaben des Teams helfen Ihnen bei der Entwicklung funktioneller Räume und dem Einsatz von Tools, die den komplexen Anforderungen eines Teams und den Bedürfnissen der Gruppe gerecht werden.