Die Bildung von leistungsstarken Teams, unabhängig davon, wo sie arbeiten

Gruppenarbeit führt oft zu besseren Ergebnissen als Einzelarbeit. Einfach nur zusammenzuarbeiten hat dies jedoch nicht automatisch zur Folge. Wir müssen gut und zielgerichtet zusammenarbeiten und dazu bilden wir Teams. Viele von uns, die in einem Team zusammenarbeiten, haben vor der Pandemie im selben Büro gearbeitet. Heute halten wir uns an unterschiedlichen Orten auf und müssen uns auf Technologien verlassen, die die Zusammenarbeit erleichtern.

Unabhängig davon, ob ihr Team vor Ort, online oder sowohl vor Ort als auch online zusammenarbeitet, sollten Führungskräfte in drei Schlüsselbereiche investieren, um leistungsstarke Teams zu bilden: Ziele, Prozesse und Grenzen. Mit der richtigen Struktur, Führung und Ressourcen können Teams ihre Ergebnisse über die Ad-hoc-Zusammenarbeit hinaus verbessern.

Ziele klären
Ein Unterschied zwischen einer Gruppe und einem Team ist, dass ein Team ein klar definiertes, gemeinsames Ziel hat. Die besten Teams bestehen aus Mitgliedern mit unterschiedlichen Fähigkeiten, sodass eine klare Zielsetzung sicherstellt, dass jeder das gleiche Ziel hat und darauf hinarbeitet.

Leistungsstarke Teams können neue Prioritäten bewerten und sich anpassen, die Zusammenarbeit für ein gemeinsames Ziel koordinieren und Ressourcen effizient einsetzen, um ihre Ziele zu erreichen. Daher müssen die Teammitglieder Informationen über ihre Kollegen*innen haben (z. B. über Fachgebiete und bevorzugte Arbeits- und Kommunikationsmethoden) und müssen auch deren Ressourcen und Ziele kennen. Ohne klare Zielvorgaben kommt es zu unnötigen Überschneidungen zwischen den einzelnen Teammitgliedern und zu doppelter Arbeit. Außerdem fehlt es an Koordination.

Ein klares, gemeinsames Ziel bringt das Team zusammen, um sich besser abstimmen zu können und trägt zur Teamidentität und zum Zusammenhalt bei. Die Ziele sollten nicht nur klar sein, sondern auch so anspruchsvoll, dass es dem Team nicht langweilig wird. Einfache Ziele sind demotivierend und zu schwierige Ziele können frustrierend sein. Beides hat keine optimalen Ergebnisse zur Folge.

Steuerung von Teamprozessen
Die Einführung von Prozessen, wie z. B. allgemeine Arbeitsstandards und andere Vorgehensweisen, auf die sich das Team einigt, kann die Arbeit eines Teams erleichtern. Wir wissen, dass sich die Zusammenarbeit von Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Perspektiven positiv auf Innovationen auswirken, aber auch eine Herausforderung darstellen kann. Das Phasenmodell zur Teambildung nach Tuckman bleibt ein wichtiger Prozess für die Zusammenarbeit. Es konzentriert sich darauf, wie sich das Verhältnis der Teammitglieder untereinander auf die Leistung des Teams auswirkt. Es folgt ein kurzer Überblick:

• In der Forming-Phase (Test-Phase) wird das gemeinsame Ziel des Teams vorgestellt. Hier lernen die Teammitglieder einander, ihre Arbeitsstile und die Machtverhältnisse kennen, was manchmal zu Konflikten führt, die die nächste Phase einleiten.
  
• In der Storming-Phase (Kampfphase) konkurrieren die Mitglieder um mögliche Aufgaben und versuchen, ihren Platz im Team zu finden. Wenn dieser Konflikt konstruktiv gelöst wird, geht das Team zur Norming-Phase (Organisationsphase) über.
• In der Norming-Phase beginnt die Zusammenarbeit und die Teammitglieder versuchen, ihr gemeinsames Ziel zu erreichen.
• Die Performing-Phase (Hochleistungsphase) tritt ein, wenn das Team Hochleistungen bringt und effektiv und effizient auf sein Ziel hinarbeitet.
  

Geschickte Führungskräfte leiten ihre Teams in diesem Prozess in einem psychologisch sicheren Umfeld an. Wenn Teammitglieder nicht das Gefühl haben, ohne Bedenken Ideen austauschen und kritisches Feedback geben zu können, leidet die Qualität der Arbeit. Durch Vertrauen unter den Mitgliedern kann Wissen schnell und effektiv ausgetauscht und aufgebaut werden – eine wesentliche Voraussetzung, um Ziele erreichen und übertreffen zu können. Dies ist kein einmaliger Prozess. Wenn sich Mitglieder oder Ziele ändern, durchläuft das Team diese Phasen häufig erneut, allerdings nicht unbedingt in der genau gleichen Reihenfolge.

Der Umgang mit und das Ausloten von Grenzen
Teams finden heraus, wie sie ihre Ziele erreichen können, wenn ein Unternehmen seine organisatorischen, funktionalen und geografischen Grenzen klarmacht und Prioritäten setzt. Darüber hinaus wirken sich diese Grenzen auf die Art und Weise aus, wie Ressourcen – der Arbeitsplatz, die Tools und Technologien für die Zusammenarbeit – im Unternehmen verteilt werden. Da die Ergebnisse von Teams oft ihre Interaktionen widerspiegeln und Interaktionen die wahrgenommenen Grenzen widerspiegeln, verhandeln erfolgreiche Führungskräfte diese Grenzen zugunsten ihres Teams.

Bei der Bewältigung der COVID-19-Pandemie ist es besonders wichtig, auf Grenzen und Ressourcen zu achten. Da viele Teams gezwungen sind, getrennt voneinander zu arbeiten, wurden Kollaborationstechnologien zum wichtigsten Mittel der Zusammenarbeit. Da sich die Technologien für die Zusammenarbeit immer weiter entwickeln und immer realistischere Erlebnisse bieten und die Teams in Unternehmen somit über große Entfernungen hinweg zusammenarbeiten können, wird sich auch die Zusammenarbeit verteilter Teams weiter verbessern. Für viele Teamaktivitäten ist es jedoch nach wie vor am effektivsten, an einem gemeinsamen Standort oder in einem gemeinsamen Raum zu arbeiten.  

Organisatorische Grenzen

1.    Aktivitäten: Welche Arten der koordinierten Aktivitäten werden bevorzugt und benötigt, um die Ziele zu erreichen?
2.    Kontakt: Wie einfach sollte der Kontakt von Nicht-Teammitgliedern zum Team und seinen Aktivitäten möglich sein?

Funktionale Grenzen

3.    Wer: Welche(n) Teil(e) des Unternehmens repräsentieren die Teammitglieder? 
4.    Wie lange: Wird das Team dauerhaft mehrere Ziele und laufende Aufgaben haben, oder wird das Team aufgelöst, sobald ein bestimmtes Projekt abgeschlossen ist?

Geografische Grenzen

5.    Wo: Arbeiten alle Teammitglieder von verschiedenen Orten aus, oder nur ein Teil, oder arbeiten alle am selben Ort?
6.    Wann: Werden die Aktivitäten der Teammitglieder überwiegend synchron (gleichzeitig) oder asynchron (getrennt) durchgeführt?

Grenzen können ein Hindernis für die Ressourcen und Aktivitäten des Teams sein, können sie jedoch auch schützen. Wir wünschen uns eine Zukunft, in der Teammitglieder sowohl Zugang zu den richtigen Technologien für die Zusammenarbeit als auch zu den richtigen technologiegestützten Arbeitsbereichen haben, die die Bedürfnisse eines Teams erfüllen. Der Zeitpunkt, der Ort und die Art der Arbeit hängen vom jeweiligen Team ab.

Die folgende Liste enthält Überlegungen zu den Arbeitsplatzressourcen und Technologien für die Zusammenarbeit, die die Teams beim richtigen Umgang mit den Grenzen, innerhalb derer sie arbeiten, unterstützen.

Überlegungen zur Arbeitsplatzgestaltung
Organisatorische Grenzen

Aktivitäten: Alle Teams informieren sich, arbeiten zusammen, denken und handeln gemeinsam. Es kann sein, dass eine Art der Zusammenarbeit bevorzugt wird, aber in allen Teams werden alle Arten in gewissem Maße stattfinden. Wenn sich die Kultur verändert, ändern sich auch die Präferenzen.
Zugang: Die Nähe zu anderen und Barrieren regeln den Zugang von privat, abgegrenzt bis hin zu öffentlich, nicht abgegrenzt.

Funktionale Grenzen

Wer: Das Erscheinungsbild, teamspezifische Tools und Stauraumlösungen sind Ausdruck der Team- und Mitgliederidentität.
Wie lange: Die Nutzungsdauer von Produkten und Ausstattungsgegenständen reicht von fest installiert bis mobil.

Geografische Grenzen

Wo: Sorgen Sie für optimale Bedingungen für die gleichzeitig stattfindenden Aktivitäten eines Teams und berücksichtigen Sie alle Teammitglieder.
Wann: Die Häufigkeit und Dauer der synchronen (gleichzeitigen) Aktivitäten geben Aufschluss darüber, ob der Arbeitsbereich einem Team vorbehalten sein sollte oder gemeinsam genutzt werden sollte.

Funktionen der Kollaborationstechnologie
Organisatorische Grenzen

Aktivitäten: Die Möglichkeit, die richtige Menge an Informationen über eine einzige gemeinsame Vorrichtung einzugeben.
Zugang: Durch die Zuweisung verschiedener Berechtigungen wird der Zugriff auf Teaminhalte verwaltet.

Funktionale Grenzen

Wer: Die Möglichkeit, die Urheberschaft für mehrere Perspektiven zu kontrollieren.
Wie lange: Über persönliche und gemeinsam genutzte Teamgeräte werden unendlich viele Inhalte und Aktivitäten aufgezeichnet.

Geografische Grenzen

Wo: Schließt Lücken in der physischen Distanz.
Wann: Koordiniert synchrone und asynchrone Aktivitäten.

Die Ergebnisse eines Teams spiegeln häufig die Art und Weise wider, wie die Mitglieder miteinander interagieren – und Interaktionen werden durch Grenzen und Ressourcen beeinflusst. Den Teams müssen die Mittel zur Verfügung gestellt werden, die sie benötigen, um die angestrebten Ziele bestmöglich zu erreichen. 

Grundsätzlich wissen die Mitglieder leistungsstarker Teams, wie sie effektiv zusammenarbeiten können. Es handelt sich um eine Gruppe von Menschen, die zusammenhält und voneinander abhängig ist, die schnell und erfolgreich zusammenarbeitet, um Ziele zu erreichen oder zu übertreffen.

Um ein leistungsstarkes Team gut zu führen, damit es bestmöglich arbeiten kann, empfehlen wir klare Ziele, eine sichere Umgebung, in dem es sich entwickeln und als Team funktionieren kann und geschickt verhandelte Grenzen, die die richtigen Ressourcen bereitstellen, ganz egal, wo und wie die Arbeit erledigt wird.

Weitere Informationen über Zusammenarbeit, Mitarbeiterengagement, Flexibilität/Anpassungsfähigkeit und andere verwandte Themen finden Sie im Bereich Forschung auf der Website von Haworth.