Constituer des équipes performantes, où qu'elles travaillent

Le travail de groupe engendre souvent de meilleurs résultats que le travail individuel. Mais le fait seul de « collaborer » ne suffit pas. Nous devons travailler ensemble de manière efficace et délibérément, et nous formons pour cela des équipes. La plupart de nos équipes travaillaient dans le même bureau avant la pandémie. Aujourd’hui, nous sommes tous dispersés et devons compter sur les technologies collaboratives pour nous connecter et pour travailler.

Que l’équipe travaille dans un même espace physique ou virtuellement, ou encore en mode hybride, les managers qui veulent avoir des équipes performantes doivent s’appuyer sur trois piliers : les objectifs, les procédures et les limites. Avec la structure, le leadership et les ressources adéquats, les équipes dépasseront les résultats d’une simple collaboration ponctuelle.

Clarifier les objectifs
L’une des différences entre un groupe et une équipe, c’est que l’équipe partage un objectif bien défini. Les meilleures équipes sont composées de collaborateurs possédant des compétences diversifiées. La précision des objectifs permet de s'assurer que tout le monde les comprend et travaille dans le même sens.

Les équipes performantes sont capables de s'adapter à l'évolution des priorités, de coordonner les efforts mutuels et d'exploiter efficacement leurs ressources pour atteindre leurs objectifs. Ainsi, les équipes doivent pouvoir accéder aux informations essentielles des uns et des autres (par exemple, leurs domaines d'expertise, leurs modes de travail et de communication préférés), ainsi qu'à leurs ressources et objectifs. Si les objectifs ne sont pas clairs, les équipes gaspillent leurs efforts, les activités se chevauchent inutilement et la coordination s'essouffle.

Un objectif partagé et clair rassemble l’équipe dans une meilleure coordination et contribue au développement de son identité et de sa cohésion. En plus d’être clairs, les objectifs doivent être suffisamment ambitieux pour garantir l’implication de l’équipe. Les objectifs trop simples sont démotivants, de même que les objectifs trop difficiles sont frustrants, et aucun d’entre eux ne produit de bons résultats.

Gérer les process d’équipe
Pour harmoniser le travail d’une équipe, on peut mettre en place certaines procédures, comme des normes et des méthodes que l’équipe entière adoptera. Nous savons que rassembler des collaborateurs aux compétences et points de vues variés est bénéfique en termes d’innovation, tout en posant quelques défis. La méthode de développement des équipes de Tuckman reste un processus important pour la coordination du travail. Elle se focalise sur la façon dont la relation entre les membres impacte les résultats de l’équipe. Présentation rapide :

• La constitution du groupe constitue l'objectif commun qui le rassemble. Les membres de l’équipe apprennent les uns sur les autres, sur leurs styles de travail et leurs dynamiques, ce qui peut parfois mener à des conflits. Venons-en donc à l’étape suivante.
  
• Des tensions apparaissent lorsque des membres se disputent des rôles tout en essayant d’affirmer leur place dans l’équipe. Si ces conflits sont gérés de manière constructive, l’équipe peut alors passer à la phase de normalisation.
• Celle-ci prend effet lorsque la coopération se met en place et que les membres de l’équipe commencent à travailler ensemble pour atteindre leur objectif commun.
• La performance a lieu dès lors que l’équipe a atteint son fonctionnement optimal et que ses membres travaillent de manière efficace en vue d’atteindre leur objectif.
  

Les managers compétents guident leurs équipes tout au long de cette procédure dans un contexte psychologique sûr. Si les membres d’une équipe ne se sentent pas suffisamment en sécurité pour partager leurs idées et recevoir des retours critiques, la qualité du travail en pâtit. La confiance entre les membres d’une équipe est ce qui permet le partage et le développement rapides et efficaces des connaissances, et ceci est essentiel pour atteindre et dépasser ses objectifs. C’est tout l’inverse d’un process ponctuel. Lorsque les membres ou les objectifs changent, l’équipe repasse souvent par ces différentes étapes, et pas forcément dans le même ordre.

Déterminer et négocier les limites
Les équipes appréhendent la façon d'atteindre leurs objectifs en fonction de la manière dont une organisation gère et hiérarchise ses limites organisationnelles, fonctionnelles et géographiques. Ces limites affectent la manière dont les ressources (l’espace de travail, les outils et les technologies collaboratives) sont distribuées au sein de l’entreprise. Puisque les résultats d’une équipe reflètent souvent ses interactions, et que ces interactions reflètent à leur tour les limites perçues, les bons managers sauront déterminer et négocier les limites en faveur de leur équipe.

L’attention portée aux limites et aux ressources est particulièrement importante dans le contexte de la pandémie de COVID-19. En effet, de nombreuses équipes sont forcées de travailler à distance, et les technologies collaboratives sont devenues leurs seuls outils de travail en commun. Ces dernières continuent d’évoluer et d’engendrer des expériences toujours plus immersives tandis que les entreprises voient leurs équipes éloignées par des distances toujours plus grandes. C’est pourquoi le travail d'équipe distribué devra s’améliorer encore dans le futur. Travailler dans un même bureau ou dans un espace partagé reste néanmoins l’approche la plus efficace pour de nombreuses activités collaboratives.  

Limites organisationnelles

1.    Activités : Quels types d'activités organisées sont souhaitables et nécessaires pour atteindre vos objectifs ?
2.    Accès : Comment les membres extérieurs à l'équipe peuvent-ils avoir accès aux travaux de l'équipe ?

Limites fonctionnelles

3.    Qui : Quelle(s) partie(s) de l’entreprise les membres de l’équipe représentent-ils ? 
4.    Combien de temps : L'équipe perdurera-t-elle, avec des objectifs multiples et des tâches permanentes, ou cessera-t-elle d'exister une fois un projet spécifique terminé ?

Limites géographiques

5.    Où : Les membres de l’équipe sont-ils totalement dispersés, partiellement dispersés, ou travaillent-ils dans un espace partagé ?
6.    Quand : Les activités des membres de l’équipe sont-elles le plus souvent synchrones (simultanées) ou asynchrones (effectuées séparément) ?

Les limites peuvent constituer des obstacles aux ressources et activités de l’équipe, ou elles peuvent au contraire les protéger. Nous imaginons un futur où les membres de l'équipe auront accès à la fois à la bonne technologie collaborative et aux espaces de travail technologiquement adaptés à leurs besoins. Le moment, le lieu et le type de travail effectué seront spécifiques à chaque équipe.

La liste ci-dessous décrit les ressources en termes d’espace de travail et les technologies collaboratives qui aideront les équipes à appréhender les limites dans lesquelles elles travaillent.

Considérations relatives au design des espaces de travail
Limites organisationnelles

Activités : Toutes les équipes s’informent, se connectent, réfléchissent et agissent. Un mode de collaboration peut être privilégié, mais toutes les équipes utiliseront à un certain degré ces différents modes. Lorsque la culture change, les préférences changent.
Accès : Les proximités et les limites déterminent le niveau d’accès : confidentiel, protégé, public, non-protégé.

Limites fonctionnelles

Qui : La signalétique, les outils spécifiques à l’équipe, ou le système de rangement reflètent l’identité de l’équipe et des collaborateurs.
Combien de temps : La permanence du mobilier et des équipements varie de fixe à flexible.

Limites géographiques

Où : Fournir des conditions optimales pour les activités synchrones d'une équipe et tenir compte de l’ensemble des membres.
Quand : La fréquence et la durée des activités synchrones (simultanées) indique si l’espace de travail de l’équipe est dédié à une seule équipe ou s’il est partagé.

Caractéristiques des technologies collaboratives
Limites organisationnelles

Activités : La capacité de diffuser la bonne quantité d'informations avec une expérience singulière et collective du travail de l'équipe.
Accès : L'attribution de différents droits d'accès permet de maîtriser les contenus de l'équipe.

Limites fonctionnelles

Qui : La possibilité de suivre la contribution de chacun selon différentes perspectives.
Combien de temps : Un archivage permanent du contenu et des activités est accessible via les équipements personnels ou partagés de l'équipe.

Limites géographiques

Où : Combler la distanciation physique.
Quand : Coordonner les activités synchrones et asynchrones.

Les réalisations d’une équipe reflètent souvent la manière dont ses membres interagissent, et ces interactions sont influencées par les limites et les ressources. Donnez aux équipes ce dont elles ont besoin pour atteindre leurs meilleures performances en fonction des objectifs visés. 

Fondamentalement, les membres des équipes performantes savent comment travailler ensemble de manière efficace. Ce sont des personnes solidaires, interdépendantes, qui travaillent rapidement et efficacement les unes avec les autres pour atteindre ou surpasser leurs objectifs.

Pour bien diriger une équipe performante, et pour leur permettre de travailler de manière optimale, nous recommandons de leur fournir un objectif clair, un espace sûr pour se développer et travailler ensemble, et des limites soigneusement négociées qui leur fourniront les ressources adaptées quels que soient l’endroit et la manière dont ils travaillent.

Pour plus d’informations sur la collaboration, l’engagement des employés, la flexibilité/l’adaptabilité et autres sujets connexes, veuillez consulter la page Recherche de Haworth.