Cuatro tipos de espacios colaborativos

Cuando las personas trabajan juntas, surgen grandes ideas y se establecen contactos. Las personas aprenden unas de otras y los proyectos avanzan más rápido. A medida que las tecnologías han ampliado nuestras posibilidades de trabajar desde cualquier lugar —lo que incluye nuestro hogar—, buscamos cada vez más oportunidades para colaborar y establecer contactos cara a cara con nuestros equipos.

Los diseños orientados al trabajo colaborativo contribuyen a crear un entorno donde las personas se sientan valoradas por su experiencia y sus aportaciones únicas. El equipo de investigación global de Haworth ha sintetizado los motivos por los que nos reunimos en cuatro actividades colaborativas principales —informar, actuar, pensar y establecer contactos— y, a continuación, te explicamos cómo puedes diseñar espacios de trabajo para cada una de ellas:

1. Informar

Para permitir el intercambio de información, un espacio de trabajo colaborativo se equipa normalmente con monitores y sillas de reunión orientadas hacia un ponente. Tendemos a utilizar estos espacios para intercambiar información y datos visualmente, aprender de un formador, o escuchar a un conferenciante. Se invita a los asistentes a escuchar al ponente y a formular preguntas en determinados momentos, como al final de una presentación si se trata de conferencias, o también pueden colaborar entre sí durante una sesión de formación. En Haworth, los espacios diseñados para intercambiar información permiten la colaboración en reuniones departamentales de gran envergadura, a conferenciantes invitados y en charlas con clientes.

2. Actuar

Para conseguir objetivos tácticos, las personas necesitan espacios que incluyan una mesa, sillas de trabajo cómodas, soluciones de archivo, tecnologías de vídeo y que sirvan para compartir datos de manera interactiva, y pizarras. Este tipo de espacios de trabajo son utilizados por grupos o equipos, y sus observaciones a menudo permanecen en las pizarras o se fijan en las paredes, incluso si trabajan en otros lugares.

3. Pensar

Las personas necesitan espacios para la generación y la confrontación de ideas, y el pensamiento estratégico. Estos espacios, normalmente diseñados con un ambiente informal, suelen contar con asientos cómodos —como sofás y sillas para visitas—, cierta privacidad para evitar distraer a los demás, una pantalla, y una zona con pizarra para escribir observaciones y analizar ideas. Los grupos que se benefician de este tipo de espacios de trabajo se esmeran por abordar tareas los primeros, tienen altos niveles de experimentación e individualidad, asumen riesgos y se adaptan con rapidez. En la sede principal de Haworth, las zonas diseñadas para reunirse cuentan con tecnologías que permiten a los empleados colaborar, intercambiar y generar ideas desde cualquier lugar.

4. Establecer contactos

Los espacios complementarios, creados principalmente para promover la interacción espontánea y los contactos entre personas, son los nuevos centros de conversación. Estos espacios centrados en las personas son relajados, informales y acogedores, y en ellos se pueden encontrar sillas lounge, sofás y alfombras, que aportan calidez y confort —ya sea en interiores o exteriores—. Ofrecen una inmensa flexibilidad mediante mobiliario móvil, de modo que se puede crear una cafetería y un tech bar durante el día, y convertirlo en un espacio de reconocimiento, contactos profesionales y otros eventos especiales una vez finalizada la jornada.

La mayoría de organizaciones utilizan los cuatros espacios de colaboración para responder a las necesidades de sus grupos. En función del tipo de cultura corporativa de la organización, posiblemente prevalezca un método de colaboración sobre otro —ya que se adaptará mejor a las responsabilidades y las opciones principales del equipo—.

Por ejemplo, una cultura corporativa colaborativa da prioridad al valor del trabajo en equipo y funciona como un grupo muy cohesionado. En este tipo de entorno de trabajo, prevalecerán los espacios complementarios que permitan establecer contactos y combinar actividades. Los espacios para informar, pensar y actuar seguirán siendo necesarios, pero no serán los más predominantes. Por otro lado, en una cultura corporativa de control, habrá más espacios para intercambiar información, donde las reuniones formales basadas en procesos serán la norma. Aun así, los equipos pueden necesitar definir planes de proyectos y es probable que dispongan de ciertos espacios de socialización donde establezcan relaciones sociales informales.

Tener en cuenta las necesidades de los equipos de la organización es clave para el enfoque de espacio de trabajo orgánico de Haworth —crear un entorno de trabajo donde la eficiencia de las personas y la efectividad de los bienes inmuebles se den la mano—. Por nuestras investigaciones, sabemos que tomarse un descanso para socializar con los compañeros incrementa nuestra felicidad. Además, la gente prefiere espacios cómodos. Los espacios colaborativos que presentan un crecimiento más rápido son los espacios de socialización —positivos para todos los tipos de cultura corporativa—, que son flexibles, compartidos y estimulantes, de modo que los usuarios pueden hacer una pausa, reunirse, relacionarse y descansar.