Espacio de las personas para las personas

La compleja relación entre el entorno construido y el movimiento humano ha sido un factor experimental clave durante miles de años. Con solo entender cómo se mueve uno en un entorno, obtenemos información sobre qué, cómo y por qué se emplea ese espacio específico.

En el siglo XXI, la relación entre espacio y funcionalidad se puede analizar y medir de forma precisa para reflejarla en el diseño del espacio de trabajo actual y futuro. Investigaciones recientes indican que, en lo que respecta al diseño, el usuario tiene tiene mucho que decir, ya que los espacios satisfactorios están creados para las personas que los usan.

Proceso de investigación
La forma más democrática de diseñar es la del usuario para el usuario, sin distanciarse de las personas en pos de un proyecto creativo. Sin embargo, incorporar y atender a las necesidades de espacio de decenas y cientos de usuarios es una tarea laboriosa y físicamente imposible en ocasiones. Al involucrar a las personas en el proceso, su participación contribuye a la optimización del espacio, lo que les hace sentirse responsables del éxito conseguido. 

En el diseño de espacios de trabajo, los espacios basados en las indicaciones de los usuarios tienen como resultado una mayor productividad. Analizar los datos de los usuarios en un espacio de trabajo para comprender patrones y tendencias puede ser una forma de implicar indirectamente a las personas en el proceso del diseño del espacio. Un ejemplo de ello es el de una empresa tecnológica global —a la que llamaremos GTO, ya que no podemos desvelar el nombre real por motivos de privacidad— que empleó datos de sensores vinculados a los usuarios para optimizar la utilización y el diseño del espacio.

Haworth llevó a cabo un estudio analítico de un año de más de 3000 espacios de trabajo individuales y talleres de observación. El objetivo del estudio era comprender cómo sostener la relevancia del espacio, cómo incrementar la eficacia de la utilización del espacio y cómo abordar las observaciones de los usuarios acerca del espacio.

En el estudio, el 70 % de los espacios de trabajo individuales de GTO se sometieron a mediciones de utilización y rendimiento con sensores de calor y vibración, mientras que el 30 % restante no. En este 30 %, se incluían estaciones de trabajo asignadas, espacios para eventos, espacios especializados —como espacios de retransmisión o confrontación de ideas—, así como espacios orientados al bienestar, a menudo, con horarios asignados o con unos intervalos de uso y actividad tan específicos que no se podían medir con regularidad.

Tres resultados clave indican que realizar un diseño con la especificaciones de los usuarios en mente deriva en una cultura corporativa más saludable, ya que se mejora la legibilidad del espacio, se ajusta a la oferta y la demanda, y se adopta un enfoque equilibrado del estilo de trabajo.

Legibilidad del espacio
Si tenemos en cuenta que el 70 % de los espacios de trabajo individuales de GTO se sometieron a mediciones mediante sensores de calor y vibración, los análisis espaciales permitieron realizar hallazgos sorprendentes. Los espacios que más se ocupaban eran los espacios que permitían un mayor control por parte del usuairo: estaciones de trabajo flexibles y áreas con complementos tecnológicos o mobiliario tradicional que se podía mover fácilmente. Los espacios menos usados eran aquellos que carecían de avances tecnológicos, entornos públicos abiertos, o privados y muy aislados, y salas que no se podían reservar con antelación. La incertidumbre de cómo afectarían los espacios al estilo de trabajo y la experiencia hacían que menos personas optaran por usarlos.

Esta sensación de incertidumbre en cuanto al espacio está relacionada con el concepto de diseño legible. Los espacios de trabajo legibles ofrecen configuraciones que resultan fáciles de comprender y utilizar. Después de observar los datos del estudio de GTO, sabemos que, para influir positivamente en el espacio de trabajo, el diseño de un espacio debe permitir a las personas ser conscientes y tener el control de cómo funciona el espacio.

Oferta y demanda
En el estudio sobre GTO, también se analizaron la oferta y la demanda de las aplicaciones empleadas. Los datos ponen de manifiesto que la oferta de espacios de colaboración formales de gran tamaño era superior a la demanda de los mismos. Por otro lado, la demanda de espacios de colaboración formales más pequeños superaba con creces a los espacios disponibles de estas características. Así pues, establecer un plan de aplicaciones orientado a las necesidades y basado en la oferta y la demanda contribuye a conseguir una solución de diseño optimizada para cualquier espacio.

Enfoque equilibrado
Los empleados de GTO invertían su tiempo a partes iguales entre tareas que requieren un nivel alto de concentración y trabajo colaborativo. Las personas que no soportaban la presión de llevar a cabo trabajos de altas dosis de concentración o colaborativos, pero, en su lugar, aplicaba un enfoque equilibrado y a su ritmo para trabajar afirmó que se sentía más integrado y participativo en el espacio de trabajo. Estos resultados positivos proporcionan un punto de partida sólido para los responsables de la toma de decisiones en materia de diseño. 

Si se utilizan de la forma adecuada, los análisis de los datos permiten mejorar el diseño, comprender aspectos esenciales sobre las necesidades, optimizar el espacio, supervisar la oferta de espacios de trabajo adecuados para responder a la demanda, identificar los desafíos o amenazas en cuanto al espacio, y entender la cultura corporativa.

Para que las empresas consigan la cultura corporativa saludable que la mayoría ansían, según los resultados del estudio de GTO, recomendamos encarecidamente diseñar espacios con las especificaciones de usuario como el factor decisivo.