La clé d’une réunion hybride réussie

La clé d’une réunion hybride réussie

Ces dernières années, le modèle de travail hybride a prouvé qu’il fonctionnait, et qu’il serait le mode de travail privilégié à l’avenir. Dans ce contexte, les réunions hybrides sont essentielles pour la collaboration dans les entreprises. Elles sont complexes car elles réunissent des participants à distance et d’autres sur site. On peut facilement réaliser des réunions de mauvaise qualité, mais il est difficile de les rendre efficaces. On se focalise généralement sur l’agenda et sur les points technologiques, mais d’autres facteurs sont essentiels pour assurer le succès d’une réunion hybride.

Communiquer dans des contextes différents

Une réunion hybride peut comprendre des intervenants du monde entier et donc de cultures diverses. Cette diversité exige un environnement approprié pour que la réunion soit efficace. Les deux cultures principales sont catégorisées comme étant à contexte élevé ou à contexte faible.

Dans la section qui suit, nous observerons les caractéristiques courantes des cultures à contextes élevé et faible.

Cultures à contexte faible

Les personnes issues de culture à contexte faible sont factuelles et font peu usage de la communication non-verbale. Elles communiquent via des messages explicites et sont « monochroniques », ce qui signifie qu’elles sont attachées à un agenda et se concentrent sur une tâche à la fois. Elles ont tendance à dominer et diriger la réunion. Ceci peut priver les autres d’opportunités de contribuer. Le modérateur doit en être conscient et prendre le contrôle de la réunion, en s’assurant que tout le monde a les mêmes opportunités de contribution.

Cultures à contexte élevé

D’un autre côté, les personnes issues de cultures à contexte élevé utilisent beaucoup la communication non-verbale. Elles sont plus émotives et communiquent via des messages implicites. Elles sont « polychroniques », s’adaptent à la situation et sont capables d’aborder plusieurs tâches à la fois. Elles ont une grande capacité d’écoute et hésitent généralement à s’exprimer. Ces personnes auront besoin d’encouragement pour participer de manière active. Une activité destinée à briser la glace avant le début de la réunion les aidera beaucoup, et leur permettra de se sentir plus à l’aise. Le fait de disposer d’un environnement inclusif est essentiel pour que les participants issus de cultures à contexte élevé soient les plus efficaces possibles. Au cours de la réunion, le modérateur peut les encourager en leur demandant leur avis pour les inviter à s’exprimer. Les signes de désapprobation, et notamment les signes de communication non-verbale de la part des autres participants, les dissuaderont de participer. C’est pourquoi des encouragements constants seront essentiels.

La réussite des réunions hybrides dépend de la DEI

Quand nous connaissons mieux les diverses cultures, nous sommes plus à même de réussir nos réunions hybrides. La clé d’une réunion hybride réussie repose sur le terme DEI :