Le design au service de l’inclusion

Intentionnellement ou non, l'aménagement de l'espace de travail est un langage qui renseigne sur la culture, les normes et l'engagement en faveur du bien-être des salariés. Les personnes qui comprennent ce langage sont à l’aise pour utiliser l’espace sans difficulté, et sans stress. Elles sont immédiatement capables de localiser les personnes et les ressources dont elles ont besoin pour travailler efficacement. C’est ce qu’on appelle la « lisibilité » de l’espace de travail.

Le design lisible dans les espaces de travail

Pour obtenir un design lisible, il est essentiel que le plan des espaces soit facile à comprendre par tous. Il doit inclure une visibilité au sein de l’espace et vers l’extérieur, des repères permettant de s’orienter, et des espaces individuels ou communs qui indiquent clairement leur fonction via un design inclusif.

Un espace illisible enverra un message subtil à ses utilisateurs : « vous pouvez utiliser cet espace, mais il n’est pas conçu pour vous. » L'illisibilité de l'espace peut conduire à une situation de "privilégiés" par rapport aux "démunis" en termes d'accès aux ressources "immatérielles" disponibles dans les bureaux, telles que les relations, le capital social et l'influence. L’espace peut ainsi, de manière non intentionnelle, réduire l’inclusion et l’équité du point de vue de certains groupes. Il peut aussi générer du stress supplémentaire, et potentiellement nocifs, auprès de certains groupes.

Pragya Agarwal, consultante en inclusivité et spécialiste des sciences du comportement, déclare dans un article publié dans Forbes, que « La conception inclusive consiste à placer les utilisateurs au cœur du processus de conception, et elle est axée sur la facilité d'utilisation et l'efficacité. Diminuer les contraintes et les séparations permet de créer un lieu de travail plus agréable". Elle continue d’expliquer que, bien que la conception d’un espace parfait pour tout le monde soit impossible, il est important de prendre en compte le plus grand nombre de besoins possible. La mise en œuvre d’un processus de design collaboratif, qui transforme les employés en consultants, constitue l’une des meilleures manières d’y parvenir. Demandez-leur leur avis dès le début, faites-les tester les espaces et réalisez une évaluation basée sur les retours et l’observation.

La lisibilité aide les personnes neurodiverses 

La lisibilité dans l’espace de travail est particulièrement importante pour les individus neurodivers. Un article du British Medical Bulletin indiquait que l’on peut raisonnablement estimer que 15 à 20 % de la population est neurodiverse. Une minorité considérable. Les espaces de travail peuvent être adaptés aux exigences spécifiques des employés neurodivers. 

D’après un article du Work Design Magazine sur le design en faveur de la neurodiversité et de l’inclusion, les individus neurodivergents sont sensibles à la lumière, aux sons et aux odeurs, en plus de leurs différences en matière d’interaction avec les autres. Concevoir des espaces variés qui prennent en compte les effets de ses sensibilités, et même le choix des couleurs, peut faire une grande différence.

Un espace lisible parle un langage commun intentionnel, et vise à offrir une équité d’accès aux ressources, un sentiment de confort personnel, et une compréhension partagée. Il s’adresse à tous, y compris à ceux qui présentent des différences, qu’elles soient visibles ou non, et aux personnes plus sensibles à leur environnement. Cela est particulièrement vrai actuellement, alors que les employés reviennent peu à peu travailler dans des espaces de travail hybrides en constante évolution.

L’utilisation de concepts de design universel ou inclusif peut permettre à tous les employés de s’impliquer entièrement et de s’épanouir au travail. Voici quelques-uns de ces concepts :

•    Offrir le choix en matière d’espaces et d’outils
•    Supprimer la complexité et la manipulation inutiles d’objets dans l’espace de travail
•    Classer les outils, les contenus de référence et les informations selon leur importance
•    Présenter les informations essentielles sous forme graphique, verbale ou tactile
•    Proposer différentes techniques ou appareils aux personnes présentant des limitations sensorielles
•    Configurer les différents éléments de manière à supprimer les dangers physiques et les barrières
•    Fournir des alertes de dangers potentiels et mettre en place des mesures de sécurité
•    S’assurer que les outils peuvent être utilisés de manière efficace et confortable tout en limitant au minimum les actions répétitives et les efforts physiques
•    Offrir une visibilité claire des éléments importants et maintenir les outils à portée de tout usager assis ou debout
•    Préserver l’espace nécessaire pour les dispositifs d’assistance ou l’assistance personnalisée.

Entretenir la culture d’entreprise auprès des télétravailleurs

Les télétravailleurs sont aujourd’hui plus nombreux que jamais, et cela nous offre une opportunité de réévaluer l’inclusion et les normes culturelles pour les travailleurs distants.

« L’espace de travail n’est qu’un des éléments permettant à une entreprise de refléter sa culture, » explique Carolina Roa, spécialiste en stratégie du lieu de travail chez Haworth. « Mais d’autres éléments reflètent aussi cette culture, notamment le style de direction, les comportements, la politique de collaboration, et bien plus encore. Et ces concepts s’appliquent également aux télétravailleurs. Les entreprises vont devoir mettre davantage l’accent sur ces éléments que sur l’espace de travail. »

Directeur de la stratégie pour Haworth en Amérique du Nord et spécialiste du lieu de travail, Brad Burrows ajoute : « Au bureau, les affirmations et les comportements personnels sont faciles à repérer et nous nous appuyons sur nos amis et collègues pour apprécier la réussite ou l'échec au travail. Cependant, dans un contexte de télétravail, la collaboration virtuelle incarne notre manière de travailler. Et c’est quelque chose de beaucoup plus difficile à gérer car l’affirmation des employés est moins évidente, et ils peuvent douter d’eux-mêmes et de leurs compétences. »

Tout comme au bureau, les télétravailleurs ont des expériences de vie diverses et variées. Il est important de maintenir un sens de l’inclusivité culturelle et de la valeur personnelle similaire à ce que les employés auraient dans un environnement de bureau. Voici quelques éléments qui peuvent contribuer à créer un sentiment d’appartenance lorsque les personnes travaillent à distance :

•    S’assurer que tout le monde dispose de la technologie nécessaire pour collaborer et rester en contact.
•    Contribuer à l’achat de mobilier de travail pour la maison.
•    Définir des normes pour pousser les collègues à organiser régulièrement des réunions et rencontres virtuelles.
•    Planifier du temps pour des conversations informelles.