Quelle est la fonction de l’espace de travail ? C'est un environnement qui permet à chacun de travailler efficacement. Par nature, nous voulons tous exceller et réussir. Offrir une qualité de vie au travail qui répond à ce désir est la meilleure façon de motiver les employés.
Notre façon de travailler est devenue moins routinière et les tâches que nous devons accomplir chaque jour sont plus variées. Les environnements de travail doivent offrir tout un éventail d’espaces adaptés à différents types de tâches. Dans un contexte où les bureaux non attribués ont le vent en poupe, seuls 40 % des employés disent disposer d'un poste de travail attitré. Ce taux ne cesse de baisser d'année en année, signe que le travail se déplace vers d'autres espaces.
Aménager des espaces pour différents modes de travail
Une étude réalisée par Leesman révèle que les employés sont plus satisfaits de leur expérience quand ils travaillent dans un environnement sans bureaux attribués mais avec une plus grande variété d’espaces, que dans un environnement avec bureaux assignés.
Au vu de ces données, quelle doit être notre approche des espaces de travail ? La première étape consiste à définir le déroulement d’une journée de travail et à identifier les activités des employés. Ensuite, nous organisons l’espace en fonction des activités qui doivent être réalisées et créons des environnements en adéquation avec ces activités, ainsi qu’avec le temps qui leur est consacré.
Plus généralement, nous mettons en place un environnement de travail qui favorise l’épanouissement des individus et des équipes.
Nous pouvons diviser les activités en trois catégories principales : Concentration, Collaboration et Connexion.
Favoriser la concentration grâce à des espaces dédiés
Le bruit et la difficulté à se concentrer sont actuellement les deux reproches majeurs des employés à l’égard de leur espace de travail. La densité des postes de travail et les espaces ouverts encouragent la collaboration et la connexion. Cependant, cela crée des distractions gênantes pour les personnes qui essaient de se concentrer. Nous devons connaître les niveaux d’isolation et de contrôle dont les employés ont besoin dans leur espace de travail pour se sentir bien et être efficaces dans leurs différentes activités.
Répondre à des e-mails, planifier ou saisir des données, par exemple, constituent des tâches routinières qui ne requièrent pas un niveau de concentration élevé. Ces tâches exigent parfois la participation d'autres personnes et sont donc plus facilement réalisables sur un poste de travail proche du reste de l'équipe.
En revanche, la résolution de problèmes, la recherche d’informations ou l’apprentissage sont des activités plus solitaires qui exigent davantage de concentration. Si le poste de travail principal de quelqu’un se trouve dans un espace ouvert ou à proximité d’autres personnes, il peut être nécessaire de le déplacer pour éviter toute distraction.
Comprendre les activités d’un employé au cours de sa journée permettra de déterminer le type de poste de travail qui lui convient le mieux. Ensuite, prévoyez des espaces complémentaires qui pourront accueillir d'autres activités en fonction des besoins.
Faciliter le travail d’équipe via la collaboration
La collaboration représente une part importante de notre travail quotidien. On l’imagine généralement sous la forme de réunions formelles dans des espaces dédiés. Cependant, il est important de proposer différents choix en fonction du type de collaboration.
L’objectif de la session collaborative est-il de résoudre des problèmes ? D’informer ? Ou de faire un point rapide ? En général, une équipe a une façon propre de collaborer et a besoin d’un espace privilégié pour cette activité.
Certaines équipes sont plus collaboratives que d’autres. Elles doivent pouvoir partager, planifier, apporter de nouvelles idées et apprendre des autres de manière fluide. Ces équipes ont besoin d’un espace privilégié pour collaborer, que ce soit depuis leur poste de travail principal ou dans un espace dédié et facilement accessible.
