¿Cuál es la finalidad de un espacio de trabajo? En última instancia, es el entorno lo que ayuda a que las personas lleven a cabo su trabajo. En el fondo, todos queremos hacerlo lo mejor posible y conseguir el éxito. Proporcionar una experiencia en el espacio de trabajo que alimente este deseo es la mejor forma de implicar a los empleados.
Nuestra forma de trabajar se ha hecho menos rutinaria y las tareas que tenemos que realizar cada día se han diversificado. Los entornos laborales tienen que ofrecer una combinación de espacios optimizados para diversos tipos de trabajo. Con una tendencia que apuesta cada vez más por los puestos de uso libre, solo el 40 % de los empleados mantiene que utiliza puestos de trabajo asignados. Esta cifra continúa disminuyendo año tras año, lo que indica que cada vez más trabajo se lleva a cabo en otros espacios.
Crear espacios para estilos de trabajo diversos
Un estudio de Leesman pone de manifiesto que los empleados afirman tener una experiencia excelente en entornos laborales con mesas de uso libre y una mayor variedad de espacios de trabajo —más que en un entorno laboral con mesas asignadas—.
¿Cómo abordamos el diseño del espacio de trabajo teniendo esto en mente? El primer paso es determinar qué hace un trabajador a lo largo de la jornada. A partir de ahí, debemos adaptar el espacio a las actividades que requieren apoyo y crear espacios acordes a estas actividades y la cantidad de tiempo que se dedica a cada una de ellas.
En general, se trata de crear un espacio que proporcione soporte a la experiencia de trabajo completa de cada uno de los empleados y de los equipos.
Podemos clasificar las actividades en tres bloques principales: concentración, colaboración y conexión.
Favorecer la concentración con zonas específicas
La acústica y la capacidad de concentración son los dos principales motivos por los que los trabajadores se quejan actualmente de sus espacios de trabajo. La mayor densidad de puestos de trabajo y los planes de espacio abierto fomentan la colaboración y la conexión. No obstante, también pueden traer consigo molestas distracciones para quienes intentan concentrarse. Tenemos que ser conscientes de los niveles de aislamiento y control que los empleados pueden necesitar en sus espacios de trabajo para sentirse lo más cómodos y eficientes posible a la hora de realizar distintas actividades.
Por ejemplo, responder a mensajes de correo electrónico, redactar planes o introducir datos pueden ser tareas más rutinarias y no exigir demasiada concentración. Además, es posible que también requieran la participación de otras personas, por lo que se realizan mejor en un puesto de trabajo cerca del resto del equipo.
Sin embargo, la resolución de problemas, la recopilación de información o el aprendizaje tienden a ser actividades más solitarias que requieren más concentración. Si el puesto de trabajo principal de una persona está al descubierto o cerca de otros, es posible que tenga que irse a otro espacio diferente para evitar distracciones.
Saber a qué actividades dedica un empleado la mayor parte de la jornada determinará qué tipo de puesto de trabajo principal necesita. A partir de ahí, podrás planificar espacios adicionales que se ajusten a sus otras actividades y que estén a su alcance según sus necesidades.
Facilitar el trabajo en equipo a través de la colaboración
La colaboración es una parte muy importante de nuestro trabajo diario. Solemos verla como algo que se desarrolla en espacios para reuniones formales, pero es importante proporcionar diversas opciones en función del tipo de colaboración.
¿La finalidad principal de la colaboración es resolver problemas? ¿Informar a otras personas? ¿O bien comentar rápidamente alguna novedad? Normalmente, un equipo tiene su forma habitual de colaboración y necesita un espacio principal que se adapte a la actividad entre manos.
Algunos equipos son más colaborativos en general en su forma de trabajar y necesitan poder compartir, planificar, idear y aprender unos de otros de manera fluida. Estos equipos requieren un espacio principal de colaboración, ya sea en su puesto de trabajo principal o en una zona específica de fácil acceso.
