Imagina que tu oficina tuviera su propia descripción de funciones, y que esta se actualizara cada año. Si comparases la versión de 2020 con una de hace diez años, llegarías a dos conclusiones: Hoy en día, exigimos mucho más de las oficinas, y nuestras necesidades de archivo han cambiado.
Además de ofrecer espacios de trabajo, las oficinas contemporáneas deben adaptarse a distintos estilos de trabajo y tareas, fomentar la colaboración y proporcionar espacios para contactos virtuales, actividades sociales y para recuperar fuerzas. Además, los componentes de archivo ya no son lugares ocultos ubicados en espacios de apoyo aislados. Están perfectamente integrados en los espacios de trabajo.
Tendencias que influyen en el archivo en los espacios de trabajo
Muchos factores han llevado a cambios sustanciales en el archivo en los espacios de trabajo. Uno de ellos es el aumento de los costes de los alquileres. ¿Más armarios? ¡Más costes!
Los espacios destinados exclusivamente a archivo tienen un coste elevado, pero ese no es el único factor a tener en cuenta. Los cambios en nuestra forma de trabajar han permitido a las organizaciones reducir considerablemente los espacios de archivo.
La tendencia a las oficinas (prácticamente) sin papel reduce en gran medida la necesidad de almacenar archivos. Hay dos factores en los que se basa esta tendencia: la reducción del uso del papel y las nuevas tecnologías.
Muchas organizaciones están intentando minimizar el uso del papel por motivos medioambientales y financieros. Esto conlleva una importante reducción de la tala de árboles y un menor coste en papel de oficina.
La amplia adopción del cloud computing (archivo virtual en la nube), de la tecnología inalámbrica y de la información digitalizada (utilizada para alojarse en archivos y en salas destinadas al almacenaje) también ha reducido considerablemente la cantidad de espacio de oficina necesario para archivo.
La zona de archivo ha dejado de ocupar el gran espacio que requería en la oficina, pero continúa siendo un elemento fundamental. Siempre vamos a tener necesidades de archivo.
A continuación, algunos ejemplos de necesidades de archivo que continúan existiendo en el espacio de trabajo actual:
Algunas organizaciones deben disponer de archivadores para almacenar registros impresos con fines de cumplimiento.
Se necesitan despensas y espacios de almacenaje de suministros para dar soporte a los equipos de trabajo.
Y los empleados necesitan espacios donde guardar materiales de trabajo y objetos personales.
