Diseñando los espacios de oficina flexibles del futuro

Todos sabemos cómo la pandemia de la COVID-19 ha afectado al mundo. De repente, nuestras vidas se convirtieron en parte de la historia, y todas las noticias hablaban de la sorprendente propagación del virus y sus efectos. Nuestros hogares se convirtieron en nuestros espacios de trabajo. En algunos casos, las condiciones dificultaron nuestra concentración y la ejecución de nuestras tareas. Todos los sectores empresariales sufrieron a causa de la pandemia, pero podemos afirmar con seguridad que la industria del mobiliario de oficina ha sido capaz de enfrentarse con éxito a algunas de las principales dificultades derivadas de la pandemia.

Como una de las principales empresas de mobiliario de oficina del mundo, enseguida nos pusimos a buscar soluciones y desarrollar criterios de orientación para nuestros clientes. Como resultado, en abril de 2021, organizamos la “Convención virtual Work from Anywhere” de dos días de duración en la que ofrecimos más de 30 ponencias a nuestros participantes. Entre los ponentes contamos con diseñadores de renombre como Patricia Urquiola, Giulio Cappellini y Marcel Wanders.

Entre los participantes había muchos de nuestros socios y clientes húngaros. Todos ellos han compartido comentarios positivos sobre las sesiones y su contenido. Tras el evento, destacamos 6 ideas principales que creemos que las empresas deben tener en cuenta si desean adaptarse a las nuevas expectativas con respecto a la oficina, y volver a atraer a sus clientes a la oficina:

• No hay vuelta atrás a como eran las cosas

• El teletrabajo ha llegado para quedarse

• La flexibilidad es lo que prima ahora: no solo es una moda, sino una necesidad

• Ahora vamos a la oficina, no al trabajo

• La organizaciones necesitan un cambio de paradigma

• El bienestar ha dejado de ser un lujo

Estas expectativas son demandantes para todos, pero la pregunta actualmente es cómo crear oficinas extraordinarias en comparación con cómo eran antes, teniendo en cuenta las nuevas formas de trabajo. Además, los empleadores se enfrentan al desafío de actualizar o crear espacios de trabajo que ayuden a conservar el compromiso de sus empleados.

Buscando información sobre la transformación de la oficina del futuro para fomentar los espacios de oficina flexibles, entrevisté a un experto en espacios de trabajo que asistió a la convención virtual. Dávid Horváth es Lead Workplace Advisor & Service Designer en Colliers. Su enfoque específico consiste en comenzar a trabajar con sus clientes en las primeras fases de un proyecto, organizando talleres en cuanto la empresa decide trasladar o transformar su espacio existente. Su asesoramiento influye en todo el diseño de un proyecto. Teniendo en cuenta la totalidad de su trabajo, puedo afirmar que Dávid es profesional, exhaustivo y que cuenta con unas altas habilidades organizativas, como he podido comprobar en proyectos que hemos compartido.

DÁVID: Me gustaría centrarme en Hungría por ahora y, especialmente, en Budapest. Al fin y al cabo, Budapest cuenta con el mayor número de oficinas y trabajadores de oficina de Hungría. Podemos ver que hay dos nuevos ejes principales. El primero es la reducción de costes. El segundo es la nueva oficina pospandemia.

La reducción de costes es clave para muchas organizaciones, pero, a menudo, no se considera un objetivo aislado. Casi todas las organizaciones desean crear oficinas que tengan un impacto positivo en el rendimiento de su negocio, que pueda traducirse en un fuerte impacto financiero más que en una reducción de costes. Muchas organizaciones quieren controlar los costes y garantizar que las oficinas sean eficientes, previniendo un exceso de espacio. Además de reducir los costes, otro elemento clave es hacer que el trabajo de oficina sea más atractivo para los empleados y encontrar el equilibrio óptimo entre el teletrabajo y el trabajo en la oficina. No obstante, si bien la reducción de costes es un ejercicio matemático, repensar y crear una oficina pospandemia es una tarea más compleja y a largo plazo.

Las organizaciones están aplicando diversos enfoques para desarrollar e implementar estrategias de espacios de trabajo pospandemia. Podemos apreciar tres tipos de enfoques. La elección depende de la estrategia organizacional más amplia y de los eventos y oportunidades relacionados con el mercado inmobiliario (por ejemplo, la cancelación de arrendamientos).

El primer enfoque es desarrollar nuevas estrategias y diseños de espacios de trabajo antes de que las personas vuelvan a la oficina. El segundo tiene que ver con organizaciones que deciden no rediseñar del todo su(s) oficina(s) antes de que el personal vuelva. En lugar de eso, optan por áreas piloto o edificios de prueba para evaluar nuevos comportamientos, tecnologías y diseños de espacios de trabajo. El tercer enfoque es cuando las organizaciones deciden no cambiar sus espacios de trabajo ni invertir en espacios piloto. Prefieren esperar a tener más información sobre las experiencias de trabajo remoto y la futura función de la oficina. Ninguno de estos enfoques es mejor el resto, sino que nuestro trabajo como asesores es ayudar a nuestros clientes, organizaciones y socios a elegir el enfoque adecuado y a no centrarse exclusivamente en la reducción de costes.

Puede que los espacios diseñados antes de la pandemia no sean la opción ideal para el futuro. Para saber más, descarga la presentación 10 de 10 de nuestra convención virtual.

DÁVID: Siempre resulta inspirador ver cuántas áreas distintas del sector de la oficina ven, prueban, invierten recursos, dan forma y desarrollan tendencias. Con respecto a las empresas de mobiliario de oficina, siempre estoy deseando ver sus nuevas ideas y sus conceptos inspiradores. Estas ideas hacen que sea más sencillo ofrecer explicaciones a un cliente cuando hay un cambio de cultura y se introducen nuevos métodos. Porque cada nuevo método es una nueva experiencia, y, como experiencia, ofrece puntos de contacto. Tanto el mobiliario como los espacios físicos son puntos de contacto que definen la experiencia. Me resulta especialmente grato que Haworth considere nuestro trabajo como un sistema complejo: no se trata solo de mobiliario, sino de los elementos de un sistema. Esto facilita el trabajo conjunto, ya que hablamos el mismo idioma y trabajamos hacia objetivos comunes.

He tenido la oportunidad de probar el CoDesigner antes. Sinceramente, creo que es una herramienta inteligente y útil para los lugares del mundo donde los clientes comprendan que es una herramienta potente, pero no una varita mágica. Desgraciadamente, en Hungría, algunos autoproclamados sabelotodos tienden a ver estas herramientas como una solución independiente y no como una herramienta de apoyo. Es un riesgo.

En cualquier caso, me gustó la versión beta. Me ayudó mucho en mi trabajo porque hay momentos en los que debemos definir en poco tiempo lo que encaja en una zona X o cómo usar la zona Y.

DÁVID: Sí, tienes razón. El equipo de asesores de espacios de trabajo de Colliers trabaja con muchas empresas para desarrollar e implementar estrategias de espacios de trabajo pospandemia.

Nuestro enfoque de las 5 B consiste en 5 pilares orientadores para estrategias de espacios de trabajo: Ladrillos, bytes, marca, comportamiento y negocio (“Bricks, Bytes, Brand, Behaviour and Business” en inglés). Pensamos que estos 5 pilares deben equilibrarse sistemáticamente. En caso contrario, el delicado sistema se desplomará. Pero si solo nos centramos en los beneficios, no tenemos una solución universal. Nadie la tiene. No existe un enfoque que sirva para todo. Las distintas empresas toman distintas decisiones basándose en sus objetivos empresariales, sus patrones de trabajo y su cultura en concreto.

Dávid y el equipo de asesores de espacios de trabajo de Colliers trabajan con muchas empresas para desarrollar e implementar estrategias de espacios de trabajo pospandemia.

1.    Ladrillos (Bricks)
Espacio físico, entorno, ubicación, edificio, etc.

2.    Bytes
Tecnología, dispositivos, herramientas, etc.

3.    Marca (Brand)
Qué quiere representar, no equivale a la identidad corporativa, el logotipo, etc.

4.    Comportamiento (Behavior)
Cultura, estilo, método de gestión, normas, etc.

5.    Negocio (Business)
Proceso interno, objetivos empresariales, costes, etc.

Cada negocio necesita regresar a la oficina de una forma que satisfaga tanto a los directores como a los empleados, que desarrollarán, conjuntamente, una nueva cultura que coincida con las mayores necesidades de comodidad. Los otros tres pilares se irán adaptando paulatinamente a este pilar del Comportamiento. Pero hasta que esto suceda, es necesario probar nuevos modelos y volver a probarlos una y otra vez. Aquí es donde actualmente brindamos apoyo a la mayoría de nuestros clientes: preparando proyectos de prueba, midiendo, repitiendo, pensando conjuntamente y aprendiendo los unos de los otros a desarrollar soluciones con las que todos se sientan cómodos y en las que todos crean.

DÁVID: Permíteme empezar con un consejo práctico: cada organización, cada directivo y cada representante debería definir para sí mismo qué significa la palabra colaboración. Muchas personas usan la palabra “colaboración” y buscan ciegamente una oficina con una estructura bonita. Luego, después de haber gastado miles de euros, se dan cuenta de que su nueva oficina no funciona para su cultura, sus empleados o la forma en que trabajan, y los espacios se quedan sin usar.

Así que, primero, hay que definir la función de la sala y qué se espera de ella, cómo la nueva cultura híbrida va a desarrollarse, etc. En caso contrario, estos espacios solo serán algo bonito y no lo que se necesita. Nosotros también seguimos aprendiendo lo que funciona, junto con nuestros clientes.

No obstante, podemos decir que las grandes salas de reuniones del pasado evolucionarán hacia espacios más pequeños, modulares y dinámicos para garantizar que todas las personas encuentren el tipo de espacio que crearon en casa durante el tiempo en que trabajaron a distancia.

DÁVID: La respuesta es sencilla: si no hay digitalización, no hay trabajo remoto. Nuestra investigación local mostró que la mayoría de actores del sector ya eran digitales antes de la COVID o que se volvieron digitales poco tiempo después de que empezara la pandemia. Los sectores públicos o asociativos aún no se han digitalizado y continúan operando de forma tradicional. No obstante, estoy seguro de que en los segmentos donde Haworth opera, la digitalización ha dejado de ser un problema.

DÁVID: Depende de lo que consideremos una mejora inteligente. Pero estoy totalmente de acuerdo con el principio. Lo nuevo no siempre es lo mejor, y lo viejo no siempre es basura. Trabajamos en proyectos con empresas como RTL, en los que damos mucha importancia a mantener los proyectos de prueba dentro de un límite establecido. Pero para ello, debemos ser muy específicos sobre lo que deseamos conseguir. Deconstruyendo y reconstruyendo, ¿qué puedo obtener? ¿Qué puedo reutilizar?

En muchos casos, un rediseño se basa simplemente en el propio orgullo de diseñar, nada más. No hay un concepto sensato que fundamente esa decisión. Por otro lado, es importante sabe que el sector inmobiliario comercial de Budapest es lo que se conoce como mercado llave en mano. Esto quiere decir que en el caso de nuevos alquileres, los propietarios contribuyen económicamente a las renovaciones o al rediseño completo. Y esto es algo que gusta a los inquilinos. Por eso, cuando un contrato de alquiler de una oficina expira, lo cual suele suceder tras 10 años, la empresa se muda y construye una nueva. Y si no se muda, la condición para quedarse es un rediseño completo.

DÁVID: Como yo también trabajo en una oficina, permíteme que te responda de forma personal y no de forma profesional. Espero que podamos vivir de una forma saludable, segura y equilibrada dentro y fuera de la oficina, y esto solo puede ocurrir si le damos una especial importancia al autodesarrollo, la cultura, la vida sana y la sostenibilidad. El bienestar no debería ser simplemente un certificado, una silla ergonómica o una oficina moderna. Más bien debería ser una existencia consciente.

DÁVID: Ha sido una gran experiencia analizar los últimos meses con tantas áreas de interés. ¡Y, como reflexión final, me gustaría decir que el rock and roll no es solo un baile, y que la oficina flexible no es solo un número!

GABOR: Siempre resulta fascinante conocer lo que, como actor del sector, piensas sobre la situación actual del mercado y cuáles son tus retos. Estoy convencido de que juntos, podremos encontrar soluciones profesionales que guíen a nuestros clientes hacia el camino correcto. ¡Sigamos juntos para ser más fuertes!

En el futuro, probablemente, el trabajo se llevará a cabo en más de una ubicación. Descubre por qué la oficina es el epicentro de lo que hace que el trabajo funcione.