Diseño para la inclusión

De forma intencional o no, el diseño y la disposición del espacio de trabajo comunica información sobre la cultura empresarial, sus normas y su compromiso con el bienestar de los trabajadores. Las personas capaces de entender este lenguaje pueden hacer uso de ese espacio y moverse en él sin mayores problemas ni dificultades. Y pueden ubicar fácilmente a las personas y recursos necesarios para conseguir una mayor eficacia en el trabajo. Llamamos a esa cualidad la “legibilidad” del lugar de trabajo.

Un diseño legible incluye una disposición del espacio que todo el mundo pueda recorrer y entender, con accesos visuales a su interior y su exterior, señalizaciones que nos permitan orientarnos, y los espacios individuales y grupales capaces de comunicar sus respectivos usos a través de un diseño inclusivo.

En cambio, un espacio ilegible transmite el mensaje sutil de ser “un espacio que puedes usar pero que en realidad no te pertenece”. Un espacio ilegible enseña “lo que hay y lo que no hay”, y los contados recursos a los que puedes tener acceso en la oficina, en términos de relaciones, capital social e influencias. Un espacio así reduce, sin quererlo, la inclusión, con la consiguiente falta de igualdad para determinados grupos. También puede generar presiones y niveles de estrés que sean perjudiciales para esos grupos.

La doctora Pragya Agarwal, experta en comportamiento humano y consultora experta en temas de inclusión, escribe en un artículo publicado en Forbes: “El diseño inclusivo consiste en colocar al usuario en el centro del proceso de diseño, en función del uso y la eficiencia. La reducción de esfuerzos y de segregación crea un lugar de trabajo más agradable”. Y añade que, aunque sea imposible diseñar el espacio de trabajo perfecto para cada persona, es importante tener en cuenta las necesidades de todos en la mayor medida posible. Un proceso de diseño colaborativo que utilice a los propios trabajadores como fuente de consulta, es una de las mejores maneras de lograrlo. Por eso es importante pedir opinión a todos desde el comienzo, permitirles probar los espacios, y realizar una evaluación basada en sus observaciones y opiniones.

Nancy Doyle. La neurodiversidad en el trabajo: un modelo biopsicosocial y su impacto en el adulto laboralmente activo. British Medical Bulletin. 2020.

La legibilidad en el lugar de trabajo es especialmente importante para las personas neurodiversas. Un artículo de la revista British Medical Bulletin señala que la neurodiversidad puede estimarse razonablemente en un 15-20 % de la población, lo que constituye una minoría significativa. Los espacios de trabajo pueden adaptarse para satisfacer necesidades específicas de las personas neurodiversas. 

Según un artículo publicado en la revista Work Design sobre el diseño para la neurodiversidad y la inclusión, las personas neurodivergentes pueden tener una sensibilidad especial ante la luz, el sonido y los olores, además de diferencias en la forma de relacionarse con las demás personas. Diseñar una variedad de espacios teniendo en cuenta estas sensibilidades, incluso la elección del color, puede representar una gran diferencia.

Un espacio legible comporta un lenguaje y una intención comunes, con igualdad de acceso a los recursos, un sentido de la comodidad individual, y una comprensión compartida de todas las personas —con sus diferencias visibles e invisibles—, especialmente en estos momentos en que la gente ha adquirido una mayor conciencia y sensibilidad respecto a su entorno, al regresar al lugar de trabajo en un ambiente de evolución hacia un modelo híbrido.

Las ideas referentes al diseño universal o inclusivo facilitan la colaboración y el disfrute de todos. Algunas de esas ideas son:

•    Proporcionar opciones en cuanto a espacios y herramientas
•    Eliminar complicaciones y manejos innecesarios en el lugar de trabajo
•    Organizar los recursos, materiales de referencia y la información en función de su importancia
•    Proporcionar la información básica usando recursos pictóricos, verbales o táctiles
•    Ofrecer una variedad de técnicas y dispositivos para las personas con necesidades especiales
•    Organizar los recursos a fin de eliminar barreras y peligros físicos
•    Elaborar avisos de riesgos potenciales y medidas de seguridad
•    Asegurar el uso eficiente y cómodo de herramientas con un mínimo de acciones repetitivas y esfuerzo físico
•    Situar los objetos importantes a la vista y las herramientas al alcance de los usuarios tanto en posición de pie como sentada
•    Disponer del espacio adecuado para el uso de dispositivos de asistencia o ayuda personal.

Con más personas que nunca trabajando desde sus casas, el momento actual nos brinda la oportunidad de reevaluar los principios culturales y de inclusión también para los trabajadores a distancia.

“El espacio es uno de los componentes que reflejan la cultura de la empresa, dice Carolina Roa, experta sénior de Haworth en estrategia laboral. Pero también hay otros componentes que revelan la cultura empresarial, como la forma de liderazgo, el modo de hacer las cosas, la actitud de colaboración, las políticas de la empresa, y aún más. Todas estas cosas afectan también a los trabajadores remotos. Y las empresas deben poner más énfasis en esos componentes que en el espacio”.

El Strategy Manager and Senior Workplace Strategist de Haworth para Norteamérica, Brad Burrows, añade: “En la oficina es fácil captar el nivel de actuación y de afirmación personal, y evaluar los éxitos y fracasos del lugar de trabajo a partir de los aportes de nuestros amigos y compañeros. Pero en un entorno de trabajo a distancia, el trabajo depende esencialmente de la colaboración virtual. Y esta es mucho más difícil de gestionar cuando resulta difícil recibir la actitud afirmativa del empleado, y el empleado mismo empieza a dudar de sus propias habilidades y capacidades”.

Como en la oficina, los trabajadores a distancia tienen una variedad de experiencias propias. Es importante mantener el mismo nivel de inclusión cultural y de valoración personal que cada quien recibe en un entorno de oficina. Entre las cosas que ayudan al trabajador a distancia a sentirse partícipe de la empresa en su conjunto, están:

•    Garantizar que todo el mundo disponga de la tecnología necesaria para trabajar en colaboración y mantenerse en contacto con el grupo.

•    Subsidiar los equipos y el mobiliario de trabajo necesario para la casa.

•    Establecer normas para reuniones virtuales periódicas y sesiones de verificación entre los compañeros de trabajo.

•    Destinar un tiempo para reuniones de socialización y conversaciones casuales.

Gestionar la acústica en los espacios híbridos es difícil. Haworth y sus asociados están para ayudarte.