Concevoir les espaces de bureaux flexibles de demain

Comme nous le savons, la pandémie de COVID-19 a largement affecté le monde entier. Nos vies sont soudain entrées dans l'histoire, et les médias ne parlaient que de la propagation stupéfiante du virus et de ses effets. Nos maisons se sont transformées en bureaux. Il fut parfois difficile de se concentrer et de réaliser nos tâches dans ces conditions. Tous les secteurs d’activité ont souffert de la pandémie, mais nous pouvons affirmer sans risque que le secteur du mobilier de bureau a réussi à surmonter certaines difficultés dans ce contexte.

Notre entreprise, parmi les leaders mondiaux du mobilier de bureau, a immédiatement essayé de trouver des solutions et d'élaborer des guides pour nos clients. En avril 2021, nous avons organisé un « sommet virtuel Work from Anywhere », avec plus de 30 conférences proposées aux participant·e·s. Parmi les intervenant·e·s, plusieurs designers de renom ont pris la parole, comme Patricia Urquiola, Giulio Cappellini et Marcel Wanders.

Nos partenaires et clients hongrois étaient au rendez-vous. Les webinaires ont beaucoup plu au public. Après l’événement, nous avons identifié six tendances fortes que toutes les entreprises doivent prendre en compte pour s’adapter aux nouvelles attentes concernant les espaces de travail et attirer à nouveau leurs employés au bureau :

• Il n’y aura pas de retour en arrière

• Le travail à distance n’est pas un phénomène passager

• La flexibilité est cruciale : ce n’est pas une mode, c’est un besoin

• Nous allons au bureau, pas au travail

• Les organisations doivent changer de paradigme

• Le bien-être n’est pas un luxe

Ces attentes sont difficiles à gérer pour tout le monde, mais le véritable défi consiste aujourd’hui à créer des bureaux bien plus agréables qu’ils ne l’étaient auparavant, en tenant compte des nouveaux modes de travail. En outre, les employeurs doivent adapter ou créer des lieux de travail qui contribuent à maintenir l'engagement de leurs employés.

Pour essayer de comprendre les enjeux de la transformation des bureaux en espaces de travail flexibles, j’ai rencontré un spécialiste de l’espace de travail qui a participé à notre sommet virtuel. Dávid Horváth est consultant en stratégie d’espace de travail et designer de services chez Colliers. Son approche consiste à travailler avec ses clients en amont d'un projet, en organisant des ateliers dès que l'entreprise décide de déménager ou de transformer son espace existant. Ses conseils façonnent l’intégralité du design d’un projet. Au regard de l'ensemble de son travail, je peux affirmer que Dávid est professionnel, qu'il fait preuve de rigueur et d'un grand sens de l'organisation, compétences dont j'ai fait l'expérience lors de projets communs.

DÁVID : Je vais commencer par parler de la Hongrie, et plus spécifiquement de Budapest. C’est à Budapest que l’on trouve le plus de bureaux et d’employés tertiaires en Hongrie. Deux tendances fortes se dégagent. La première est la réduction des coûts. La deuxième est le nouvel aménagement post-pandémie.

Réduire les dépenses est essentiel pour de nombreuses organisations, mais ce n’est que rarement l’unique objectif. La plupart des organisations veulent offrir des bureaux qui ont un impact positif sur la productivité de leur entreprise et espèrent des retombées financières plus larges qu’une simple réduction des coûts. Beaucoup d’entreprises veulent maîtriser leurs dépenses et avoir des bureaux adaptés, avec un espace à leur taille. Mais les bureaux doivent aussi être plus attractifs pour les employés afin de trouver un bon équilibre entre le télétravail et le travail au bureau. La réduction des coûts est un simple exercice comptable ; mais repenser et créer un bureau post-pandémie est une tâche bien plus complexe à long terme.

Les organisations adoptent des approches ciblées pour développer et mettre en œuvre des stratégies d’espace de travail post-pandémie. Trois grandes tendances se distinguent. En général, les entreprises adoptent l’une ou l’autre des solutions en fonction de leur stratégie d’organisation au sens large et des événements et opportunités liés à la situation immobilière (comme la fin d’un contrat de location).

La première tendance consiste à développer de nouvelles stratégies d’espace de travail et de nouveaux designs avant le retour des employés au bureau. La deuxième concerne les organisations qui ne veulent pas complètement repenser leurs bureaux avant que leurs équipes ne reviennent. Elles optent pour des espaces-pilotes ou des bureaux-tests pour évaluer la pertinence des espaces, analyser les technologies et les comportements. Enfin, certaines organisations ne veulent ni modifier leur espace de travail ni investir dans des espaces pilotes. Elles préfèrent attendre d’avoir plus de données sur les expériences de télétravail et le futur rôle du bureau. Aucune de ces approches n’est forcément meilleure que les autres, mais il nous appartient en tant que consultant d’aider nos clients, les organisations et nos partenaires à se projeter au mieux sans se concentrer exclusivement sur la réduction des dépenses.

Les espaces aménagés avant la pandémie ne sont peut-être plus adaptés au monde futur. Téléchargez le compte-rendu de notre sommet virtuel.

DÁVID : C’est toujours une source d’inspiration de voir comment l’industrie du mobilier de bureau envisage les choses, les ressent, investit ses ressources, crée et développe des tendances. En ce qui concerne les fabricants de meubles, je suis toujours impatient de découvrir leurs idées et concepts nouveaux Ceux-ci permettent d’expliquer plus facilement aux clients quand et pourquoi il doivent changer de culture et mettre en place de nouvelles méthodes. Toute nouvelle méthode est une expérience et, en tant que telle, elle implique des interactions. Le mobilier et les espaces physiques font partie des interactions qui définissent l’expérience. Je suis très satisfait que Haworth considère notre travail comme un processus complexe, qui ne concerne pas seulement le mobilier mais aussi les composantes du processus. Cela rend la collaboration plus facile, car nous parlons la même langue et poursuivons des objectifs communs.

J’ai déjà eu la possibilité de tester votre logiciel CoDesigner. Sincèrement, je pense que c’est un outil intelligent et utile si les clients le considèrent comme une aide performante mais pas comme une baguette magique. Malheureusement, en Hongrie, certains experts autoproclamés ont tendance à considérer ces outils comme une solution en soi, et non comme un instrument de travail. C’est un risque.

En tout cas, la version bêta m’a plu. Elle m’a beaucoup aidé dans mon travail et s’avère particulièrement utile quand on n’a que peu de temps pour déterminer ce qui doit se trouver dans un espace X ou l’utilisation que l’on veut faire d’un espace Y.

DÁVID : Bien sûr, vous avez raison. L’équipe de consultants Colliers travaille avec de nombreuses sociétés pour développer et mettre en œuvre des stratégies d’espaces de travail post-pandémie.

Notre approche globale se base sur cinq axes principaux : L’environnement physique, la technologie, la marque, le comportement et l’activité. Les cinq axes doivent être constamment équilibrés. Sinon, ce système délicat s’effondre. Mais il faut bien admettre qu’il n’y a pas de solution universelle. Personne n’en a. Une approche clé-en-main ne fonctionne pas dans ces cas-là. Les entreprises font des choix différents en fonction de leurs objectifs commerciaux spécifiques, de leurs méthodes de travail et de leur culture.

David et son équipe de consultants chez Colliers travaillent avec de nombreuses sociétés pour développer et mettre en œuvre des stratégies d’espaces de travail post-pandémie.

1.    L’environnement physique
L’espace physique, l’environnement, le lieu, le bâtiment, etc.

2.    La technologie
La technologie, les appareils, les outils, etc.

3.    La marque
Ce que la marque représente (différent de la culture organisationnelle), son logo, etc.

4.    Le comportement
La culture, le style, les méthodes de gestion, les règles, etc.

5.    L’activité
Les processus internes, les objectifs, les coûts, etc.

Toutes les entreprises doivent proposer un retour au travail satisfaisant à la fois pour les dirigeants et les employés, qui développeront collectivement une nouvelle culture exigeant un confort supplémentaire. Les trois autres axes tournent autour de ce pilier comportemental. Avant d’arriver à un résultat satisfaisant, il va falloir tester de nouveaux modèles et les re-tester, encore et encore. C’est en cela que nous accompagnons actuellement la plupart de nos clients : en préparant des projets tests, en mesurant, en proposant, en pensant ensemble et en apprenant les uns des autres pour développer des solutions confortables pour tout le monde et en lesquelles tout le monde croit.

DÁVID : Je vais commencer par un conseil pratique : toutes les organisations, les dirigeants et les employés doivent définir ce que le mot collaboration signifie pour eux. Beaucoup utilisent le mot « collaboration » et s’empressent de redécorer leurs bureaux sans y réfléchir convenablement. Puis après avoir dépensé des milliers d’euros, ils réalisent que leurs nouveaux bureaux ne correspondent pas à leur culture, à leurs employés ou à leur façon de travailler, et les espaces restent inutilisés.

Premièrement, il faut définir la fonction de chaque espace et ce qu’on en attend, la façon dont la nouvelle culture hybride doit se développer, etc. Sinon, ces espaces seront de belles coquilles vides, donc pas vraiment ce qu’on en attend. Nous apprenons ce qui fonctionne en même temps que nos clients.

Mais nous sommes déjà en mesure d’affirmer que les grandes salles de réunion du passé vont évoluer vers des espaces plus petits, plus modulables et plus agiles pour que chacun puisse retrouver le type d’espace que nous avons tous dû créer chez nous pendant la période de travail à distance.

DÁVID : La réponse est très simple : sans digital, pas de travail à distance. Nos études locales ont montré que la plupart des acteurs du secteur étaient déjà digitalisés avant le COVID, ou ont entrepris leur transformation peu après le début de la pandémie. Le secteur public et les associations n’ont pas encore franchi le cap et continuent de fonctionner de manière traditionnelle. Mais je suis convaincu que dans les secteurs où travaille Haworth, la digitalisation n’est plus un problème.

DÁVID : Cela dépend de ce que vous appelez un remaniement intelligent. Mais en principe, je suis entièrement d’accord. La nouveauté n’est pas toujours une fin en soi, et l’existant n’est pas toujours bon à jeter. Nous travaillons sur des projets pour des entreprises comme RTL, pour lesquelles il est très important de maintenir les projets-tests dans un cadre défini. Pour ce faire, nous devons connaître avec précision l’objectif à atteindre. En déconstruisant et en reconstruisant, que vais-je gagner ? Que puis-je réutiliser ?

Dans beaucoup de cas, le remaniement du design ne sert qu’à flatter l’ego de la personne qui s’en charge. Il n’y a pas de concept intelligent derrière. D’un autre côté, il faut savoir que le secteur immobilier commercial à Budapest est un marché « clés-en-main ». Quand un nouveau bail est signé, il n’est pas rare que les propriétaires contribuent financièrement aux rénovations, qu’il s’agisse de quelques réaménagements ou d’une reconstruction complète. C’est un avantage pour les locataires. D’ailleurs, quand les baux arrivent à échéance (après 10 ans, en général), la plupart des entreprises déménagent dans de nouveaux locaux. Et si elles ne veulent pas partir, elles demandent souvent une rénovation complète comme condition pour rester.

DÁVID : Je travaille aussi dans un bureau, donc je vais vous donner une réponse très subjective. J’ai envie d’une vie saine et équilibrée, en toute sécurité, au bureau et en-dehors. Et ce n’est possible que si l’on se concentre vraiment sur le développement personnel, la culture, la santé et le développement durable. Le bien-être ne se limite pas à un certificat, à une chaise ergonomique ou à un joli bureau. C’est une prise de conscience.

DÁVID : C'était une super expérience de passer en revue les mois écoulés avec autant de thèmes de réflexion. En conclusion, je dirais que le rock’n’roll est bien plus qu’une danse et que la flexibilité au travail ne se limite pas à la posture !

GABOR : Je trouve toujours fascinant de savoir ce que vous, en tant qu'acteur du secteur, pensez de l'état actuel du marché et des défis à relever. Je suis sûr qu'ensemble nous pouvons trouver des solutions efficaces pour accompagner nos clients sur la bonne voie. Ensemble, nous sommes plus forts !

Désormais, le travail ne sera plus effectué dans un seul lieu. Découvrez pourquoi le bureau reste l’épicentre du travail.